IV. Дополнительные документы, подаваемые вместе с заявкой
Пакет документов, подаваемый в фонд, обычно, кроме заявки, содержит еще сопроводительное письмо (cover letter) и приложенгия.
В этой главе мы, кроме описания дополнительных документов, поместили также примеры, часть из которых относятся к приведенному выше примеру заявки.
Сопроводительное письмо - краткое (2-3 абзаца) заявление, подписанное руководителем Вашей организации (если этот проект разработан организацией). В письме сжато описывается суть заявки, важность и значимость предлагаемого проекта. Письмо должно содержать одобрение проекта администрацией, и подписать его, кроме главы учреждения, должно еще одно официальное лицо, например, исполнительный директор.
Пример сопроводительного письма
Кому:
Laura Meatballs, Director
Peter D. Blood Foundation
1010 Sears Bld, Cleveland OH 44114
От кого:
Е.А.Прошечкин, доктор биологических
наук, Академик РАЕН, председатель
Совета Экоцентра "Эпиорнис"
А.А.Шумилин, главный координатор
проектов Экоцентра "Эпиорнис"
Глубокоуважаемая Госпожа Meatbals.
Экоцентр "Эпиорнис" предлагает на Ваше рассмотрение проект "Живые луга", посвященный сохранению биологического разнообразия пойменных лугов Средней Вогли в условиях земельной реформы.
Сохранение уникальных экосистем лугов, интенсивно используемых в сельском хозяйстве - одна из наиболее приоритетных экологических проблем региона. Методы землепользования, разрабатываемые в проекте, насущно необходимы для ведения экологически безопасного сельского хозяйства по всей Средней Полосе России. Проект "Живые луга" находит единодушную поддержку не только у природоохранной общественности Борской области, но и в Борской областной администрации и государственных органах охраны природы.
Для реализации проекта в течение трех лет необходимо затратить 407796 долларов США. Значительную часть расходов возьмут на себя Экоцентр "Эпиорнис", областная администрация, различные организации и ведомства.
Руководство Экоцентра "Эпиорнис" просит Вас рассмотреть возможность финансирования данного проекта в размере 147562 долларов - недостающей части суммы, необходимой для реализации проекта.
Искренне Ваши
Е.А.Прошечкин, А.А.Шумилин.
Приложения к заявке в частные фонды должны быть краткими. Наивно полагать, что Ваш рецензент будет заинтересованно просматривать тома дополнительных материалов, так что экономьте деньги на почтовых отправлениях. Однако приложения к заявке в государственные фонды могут быть длиннее самой заявки. В приложениях обычно помещают материал, достаточно важный и полезный для проекта, но слишком подробный или громоздкий, чтобы помещать его в саму заявку.
Как правило, фонды сами указывают, что именно им хотелось бы видеть в приложениях. Зачастую у разных фондов эти требования совпадают. Поэтому составителям программ и авторам проектов полезно всегда иметь под рукой стандартный набор документов, которые могут потребоваться при написании заявок. Вот какие документы требуются в большинстве случаев:
Материалы, описывающие вашу организацию
Они могут включать собственно описание организации, примеры прежних проектов, подборку цитат из прессы о прежней деятельности организации, подборку финансовых документов.
Собственно описание организации чаще всего бывает кратким (одна страница). Это может быть сделано на бланке организации или на обычном листе бумаги.
В описании указываются:
Полное название организации, почтовый адрес, телефон, телефакс, адрес элктронной почты и др. В персом абзаце следует описание статуса организации (общественная, некоммерческая, частная и т.д.).
Далее следует список целей, на достижение которых направлена деятельность организации, указываются принципы работы, методы. Обязательно следует указать, кто являются клиентами организации, то есть кто пользуется ее услугами.
В описание важно также включить краткую историю организации с указанием сроков проведения наиболее удачных акций, примеров выполненных проектов, случаев совместной деятельности с другими организациями, включая иностранные и международные, прецедентов получения грантов от отечественных и зарубежных доноров (см. Примеры). Укажите также Ваш примерный бюджет за прошлый год.
Крупные организации часто имеют несколько вариантов описаний от самых сжатых (страница) до подробных многостраничных, хорошо иллюстрированных брошюр. Если Вы еще не имеете богатого опыта работы с фондами и впервые описываете себя, вероятно, целесообразнее всего составить для начала один универсальный образец описания Вашей организации на одной странице, а при необходимости дополнять и видоизменять его. Помните, что краткость и четкость - Ваши главные союзники.
Пример описания организации
Экоцентр "Эпиорнис"
Адрес: Россия, 160737, г. Борск, Центральный проспект, 28, кв. 34. Тел.: (094)22-3-13-13, факс (094)22-3-13-00, e-mail: epiornis@glas.apc.org
Цели: Экоцентр "Эпиорнис" (ЭЭ) - неправительственная некоммерческая организация, на добровольной основе объединяющая граждан для охраны среды обитания человека, охраны живой природы и формирования экологического сознания жителей области.
Краткая история: Экоцентр был создан в 1987 году на основе Дружины по охране природы Борского пединститута. За прошедший период при участии Центра был проведен ряд акций областного масштаба, включая организацию природного парка "Белое озеро", ряда заказников (один из типов особо охраняемых природных территорий) областного подчинения, проведения радиологического обследования области с составлением карты радиоактивного загрязнения. Члены Центра участвовали в проведении ряда всероссийских и международных акций протеста. В январе 1993 г. в журнале "Природа" была опубликована статья А.Балакова о работе ЭЭ: "Там чудеса, там ...звери бродят!" В 1992 году Центру присуждено первое место на конкурсе неправительственных экологических организаций Центрально-Черноземного района за лучший экологический проект года - "Бежин луг", предполагающий организацию в области заказника федерального значения для сохранения изолированной популяции Ержака Европейского, занесенного в Красную Книгу РФ.
Финансы: За 1992 год ЭЭ потрачено 20000 долларов США, полученных по гранту фонда Дж.Кука (Georg Cook Foundation) на создание ООПТ в области, и 25 млн. рублей, полученных из Социально-Экологического Союза на организацию радиологического картирования и издание журнала "Эпиорнис". Подписка на газету "Зеленый шум" (тираж 5000 экз.) принесла 250 тыс. руб., что дало возможность окупить тираж. Всего на работу ЭЭ в 1992 г. получено и истрачено около 24,75 млн. руб. (что составило примерно $ 25000).
Направления работы:
В настоящее время ЭЭ осуществляет 5 программ:
1) Программа "Здоровая среда" - обеспечение общественного контроля за чистотой среды обитания человека в области. Включает проведение мониторинговых наблюдений за чистотой воздуха и вод, радиологический контроль, борьбу с загрязнителями, проведение акций протеста, содействие внедрению безотходных технологий, информирование общественности.
За 1992 г. только по радиологическому контролю было проведено 100 выездов, проведены 3 демонстрации протеста против строительства Борской АЭС, составлена карта загрязнения почв области радиоактивными и токсичными веществами.
2) Программа "Зеленый шум" - охрана живой природы в области. Включает поиск и охрану местообитаний редких видов животных и растений, борьбу с браконьерством, проектирование и обследование особо охраняемых природных территорий, контроль за торговлей редкими видами.
За 1992 год подготовлены документы к организации 25 заказников (17 из них были организованы постановлением облсовета N 123-2/б от 12.10.92). Проведено свыше 200 рейдов по выявлению торговцев редкими растениями на рынках города Борска.
3) Программа "Голос жизни" - формирование экологического сознания у жителей области. Включает проведение лекций, семинаров и учебных игр по экологической тематике, издание экологической литературы, организацию передач по областному радио, выпуск газеты "Зеленый шум" и журнала "Эпиорнис".
За последний год проведено 15 лекций в школах и техникумах по проблеме радиологического загрязнения и о методах радиологического контроля. Подготовлен слайд-фильм о природном парке "Белое озеро", издано несколько методических брошюр по охране окружающей среды, проведено 22 передачи по областному радио.
4) Программа "Альтернативные сельскохозяйственные технологии" под руководством Константина Жуйкова - разработка и внедрение экологически безопасных способов ведения сельского хозяйства.
В 1992-93 гг. подобные технологии были внедрены в 25 фермерских хозяйствах Нижегородского района. Совместно с областным комитетом по земельным ресурсам было разработано и издано методическое пособие по сенокошению в пойменных лугах.
Руководство: Совет центр - 10 человек (ученые, в т.ч. 2 доктора и 3 канд. наук, педагоги, активисты охраны природы) - собирается на заседания ежеквартально. Заслушивает отчет директора ЭЭ о проделанной работе, утверждает устав и бюджет центра. Председатель - Е.А.Прошечкин, д.б.н., академик РАЕН.
Штат: Директор, главный координатор и 4 координатора программ.
Активисты: В настоящее время с ЭЭ постоянно работают около 70 добровольцев, в акциях протеста принимало участие до 2000 человек.
Сотрудничающие организации: ЭЭ - коллективный член Социально-Экологического Союза. С организацией сотрудничают МГУ им. М.В.Ломоносова, Институт географии РАН, областной Борский пединститут, Лесной техникум, заповедник "Комженский", природный парк "Белое озеро", областной Дом школьника, зоопарк г. Борска, школы и училища.
Контакт: Шумилин Александр Александрович, главный координатор программ, тел. раб. (094) 22-3-13-13, дом. (094) 22-3-45-92.
Помимо собственно описания организации фонд может затребовать ряд документов, характеризующих ее с финансовой стороны:
Результаты аудиторской проверки (audited financial statment)
Письмо из налоговой инспекции (I.R.S. determination letter) Если у Вас есть какие-либо налоговые льготы, это должно быть подтверждено письмом из налоговой инспекции. В таком письме указываются причины освобождения Вашей организации от уплаты тех или иных налогов, прочие льготы и др.
Если донор не просил Вас заполнить конкретные формы и не затребовал конкретной финансовой документации, то безопаснее и надежнее всего включить в приложения подробный финансовый отчет Вашей организации за последний завершенный год, а всю остальную документацию представлять только по требованию донора.
Подтверждение статуса неприбыльной организации (Indication of Nonprofit Corporation Status) - обычно фонд посылает Вам анкету с вопросами, ответы на которые позволяют определить статус организации.
Список членов Совета (правления) (Board of Directors) Этот документ все чаще запрашивается многими фондами. Это список членов Совета (правления) Вашей организации с указанием их должности (положения в обществе) - министр, профессор, служащий, строитель и т.д. Для пенсионеров укажите род их прежней деятельности. В случае если в правление входят студенты, домохозяйки или безработные, укажите область их интересов или специальность.
Календарный (рабочий) план
(Summary Chart of Key Activities)
Рабочий план - таблица мероприятий проекта с указанием последовательности их выполнения и ответственного лица. В рабочем плане могут быть даны также примерные даты получения результатов по каждому мероприятию. Временный график составляется на основе рабочего плана. На нем графически представлены основные этапы проекта с мероприятиями. Хорошо составленные рабочий план и временной график помогут равномернее распределить нагрузку, оценить, насколько реально определены временные рамки отдельных мероприятий, наглядно изобразить последовательность их выполнения и в дальнейшем проконтролировать осуществление проекта.
Календарный план работ
Школы щадящего землепользования
(мероприятия указаны по годам и кварталам
| |
1994 |
1995 |
1996 |
| |
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
2 |
3 |
4 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Изучение аналогичных разработок |
|
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Анализ данных о землепользовании в области |
|
|
x |
x |
x |
|
|
x |
|
|
|
|
|
Выбор текущих участков |
|
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оформление аренды и подготовка базы для работы |
|
|
|
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
Планирование работ, подготовка к полевому сезону |
|
|
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
Найм сельхозрабочих, проведение с/х работ |
|
|
|
|
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
Пробный прогон учебного курса, оценка результатов анкетирования |
|
|
|
|
|
|
|
x |
x |
|
|
|
|
Курсы для пяти групп фермеров |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
x |
x |
|
Обучение постоянного персонала курсов |
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
x |
x |
x |
|
Годовой отчет руководителя группы |
|
|
|
x |
|
|
|
x |
|
|
|
x |
|
Подготовка итогового отчета |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
Список должностей / рабочих обязанностей персонала (Job Descriptions)
Например, экоклуб "Фреон" собирается осуществить проект "Ищем выхухоль!" - поиск сохранившихся мест обитания вида, внесенного в Красную Книгу РФ, в Северской области. В работе над проектом будут участвовать 19 человек, обязанности которых описаны ниже.
Список должностных обязанностей персонала проекта
"Ищем выхухоль!"
Координатор проекта - отвечает за координацию работы по проекту в области. Он организует и контролирует работу 3 полевых групп, обеспечивает их информационную и техническую поддержку, распределяет средства и отчитывается за их использование перед Советом Экоклуба. Предпочтение при найме будет отдано специалисту - жителю области, имеющему высшее образование, опыт руководящей работы не менее 3 лет и знающему русский и местный языки.
Старшие групп - 3 человека - отвечают за полевую работу по проекту каждый в своей группе. Старший группы организует проведение полевых выездов, готовит оборудование и снаряжение, заказывает транспорт, выбирает маршрут, руководит группой на маршруте, готовит отчет по окончании полевого сезона.
В каждой группе кроме старшего еще 5 человек:
Завхоз - несет материальную ответственность за предоставленные группе средства, распределяет оборудование, снаряжение и продовольствие, контролирует расход средств. Обеспечивает организацию стоянок по ходу маршрута.
Наблюдатели - 3 человека - непосредственно занимаются полевой работой согласно утвержденному старшим группы рабочему плану.
Фотограф-наблюдатель - то же, кроме того, по ходу маршрута документирует ход работы группы для отчета.
Схема организации работы - оргсхема
(Table of Organization)
На оргсхеме графически представлена организационная структура проекта. Из схемы должно быть ясно, кто кем в организации (-циях) управляет, кто у кого в подчинении, кто с кем взаимодействует. Схема должна быть несложной и наглядной.
·
При составлении оргсхемы ответьте на следующие вопросы:
·
Кто отвечает за все работы по проекту?
·
Кто отвечает за конкретные разделы рабочего плана?
·
Как распределены мероприятия и обязанности между представителями Вашей, поддерживающей и сотрудничающими организациями?
·
Кем и как будет осуществляться контроль за выполнением работ?
·
Кто кому подотчетен?
·
Оргсхема незаменима, если в проекте участвует много исполнителей из разных организаций.
Календарный план, список должностей и оргсхему Вы также можете поместить в основной части заявки в разделе "Методы".
Биографические данные участников проекта
Часто фонды могут запрашивать биографические данные участников проекта. Ниже приводятся три типа такого рода описаний, различающихся по подробности и форме.
Список исполнителей проекта "Живые луга"
Группа природоохранного планирования
Николай Алексеевич Гавва - руководитель Группы природоохранного планирования, кандидат биологических наук. Н.А.Гавва с 1988 года работает руководителем программы "Зеленый шум" в ЭЭ. В 1980-88 годах после окончания Борского пединститута работал младшим научным сотрудником на кафедре зоологии БПИ. Н.А.Гавва участвовал в создании более 100 заказников, памятников природы в Среднем Поволжье, опубликовал 15 статей и 3 методических пособия по заповедному делу и планированию землепользования.
Любовь Михайловна Гавва - старший специалист-эколог, Группа природоохранного планирования, с 1988 года работает над проектированием охраняемых территорий в программе "Зеленый шум". В 1987 году закончила кафедру зоологии Борского пединститута. В 1983-85 годах - командир сектора "Заказники" Борского пединститута. В 1988 году разработала методическое руководство "Охрана фауны пойм".
Валерий Максимилианович Шабаев - специалист по планированию землепользования, Группа природоохранного планирования. С 1993 года работает старшим экспертом по вопросам землеустройства ЭЭ. С 1972 года по 1992 работал старшим специалистом в Борской областной землеустроительной службе. Был одним из инициаторов создания ЭЭ и работал в экоцентре на общественных началах с 1987 года.
Инна Григорьевна Лаврентьева - полевой исследователь-зоолог. Студентка 4 курса кафедры зоологии Борского пединститута. Имеет опыт организации экспедиций, проектирования заказников.
Алексей Федорович Кириленко - полевой исследователь-ботаник, старший лаборант кафедры географии БПИ. С 1992 года исследует антропогенные изменения пойменных лугов Средней Волги, участвовал в создании 10 охраняемых территорий.
Олег Никодимович Маркухин - полевой исследователь-почвовед, младший научный сотрудник Борского Сельскохозяйственного института. Один из создателей "Атласа состояния почв Борской области", изданного в 1992 году. С 1992 года консультант на общественных началах Группы альтернативных сельхозтехнологий ЭЭ.
Иван Петрович Панфилов - представитель Областного Комитета по Экологии. С 1991 года зам. начальника отдела землепользования и охраны биологических ресурсов Облкомэкологии. До 1991 года работал главным агрономом совхоза "Путь к Коммунизму" Нижегородского района Борской области. Курирует вопросы охраны живой природы в Борской области.
Александр Михайлович Звонких - юрист-консультант. С 1991 года зам. начальника отдела административного права Борского областного Управления Внутренних Дел. До 1991 года работал в Борской юридической консультации. В 1989-1993 годах неоднократно консультировал специалистов ЭЭ по различным вопросам земельного и экологического права. В 1985 году окончил юридический факультет Московского Государственного Университета.
В отличие от резюме, Curriculum vitae (жизнеописание научного сотрудника) может быть более развернутым. Он особенно удобен, если Вы - ученый с большим опытом работы и большим количеством публикаций. В этом случае Вам может потребоваться дополнительное место для описания Ваших исследований и для списка публикаций, который прилагается к CV. В большинстве других случаев достаточно краткого резюме.
Существуют три основных способа организации резюме и CV. Первый способ - хронологический. Вы перечисляете Ваши данные об образовании и местах работы, начиная с последней по времени, должности и далее в ретроспективном порядке. Это делается для того, чтобы Ваш рецензент в первую очередь увидел Ваши новейшие достижения.
Второй способ - функциональный. Вы перечисляете не просто должности (Директор, Старший научный сотрудник, Бухгалтер), а профессиональные навыки и обязанности, которые Вам пришлось выполнять (Инструктор - вел семинары по основам оперативной работы в Дружине по охране природы). Второй способ предпочтительнее, если профессиональные навыки Вы получили, не занимая формальных должностей, а работая на общественных началах.
Последний способ - смешанный. Вы перечисляете в ретроспективном порядке вначале сведения о полученном образовании с указанием сроков учебы, названия учебного учреждения, специальности, области специализации, даты присуждения степени (получения диплома). Не стоит указывать все школы, в которых Вы учились, будет достаточно указать последнюю, в которой Вы получили аттестат. Не указывайте неформальное образование - кружки, станции юных натуралистов и т.д. Этот раздел - только для формальных образовательных программ, заканчивающихся получением диплома или присвоением степени.
Далее Вы описываете в ретроспективном порядке опыт работы, вначале формальный - годы, должность, организация, чем занимались (в одном предложении, а если это ясно из названия должности - можно и опустить). Далее можно описать и опыт неформальной работы, особенно если Вы много ею занимались. Сюда же можно включить упоминание о работе в экспедициях, кружках, экоклубах и Дружинах по охране природы и т.д. Не стремитесь вспомнить все, чем Вы занимались в жизни - достаточно будет описать наиболее важные вехи, особенно подробно за последние 5 лет.
Дополнительно можно указать Ваши достижения - какие награды, когда и за что Вы получали? членами каких обществ Вы являетесь? какие ученые звания имеете? какими иностранными языками владеете и степень владения (свободно, понимаю и могу изъясняться, со словарем).
В конце укажите фамилии, имена, адреса и телефоны двух-трех лиц, хорошо знающих Вас по службе, учебе или по совместной работе. Это Ваши потенциальные рекомендатели, при желании донор может попросить их дать Вам рекомендацию. Обязательно попросите разрешения у поручителя, прежде чем включать его данные в резюме. Не ссылайтесь на родственников.
Резюме должно легко читаться. Обязательно соблюдайте все правила орфографии и пунктуации. "Иначи в печат-лении можыт аказаца испорченным..." Резюме должно быть отпечатано без исправлений. Попросите коллег и знакомых проверить, все ли ясно при чтении, нет ли ошибок. Желательно, чтобы резюме на всех работников, занятых в проекте, подавались в единой форме.
Письма поддержки (letters of support and endorsement)
Включите сюда письма от государственных учреждений, организаций и частных лиц, одобряющих Ваш проект. Обычно такие письма должны быть адресованы главе Вашей организации (директору, заведующему и др.). Посылайте эти письма в одном пакете с заявкой, чтобы они не потерялись по дороге. Полезно заранее представить авторам письма подробную информацию, которая может помочь в его составлении. В этом случае Вы избежите неприятных казусов, когда, например, получите письмо, горячо одобряющее Вашу деятельность по "обеспечению бесплатным питанием бездомных иммигрантов-беженцев", хотя Вы собираетесь заниматься подкормкой птиц на пролете. Чтобы ничего подобного не произошло, лучше предоставить образец в написанном виде, чем просить о письме поддержки по телефону.