III. Принципы написания заявок

Заявка может быть изложена всего лишь на одной странице (если таковы требования фонда) или занимать много страниц. Она может быть написана в виде письма или более формального документа. В любом случае, инструкции, предлагаемые Вашему вниманию в этой брошюре, помогут оценить, содержит ли Ваша заявка все необходимые данные, насколько связно они изложены, позволят Вам лучше организовать работу над проектом. Они могут послужить стандартом для оформления Вашего проекта и в том случае, если интересующий Вас фонд не выслал Вам никаких инструкций на этот счет (так часто бывает в случае частных фондов). Но, "не лезьте в их Тулу с нашим самоваром"! Если фонд просит Вас следовать установленному их формату - следуйте ему.

Заявка в государственный фонд, как правило, длинее, чем направляемая в частный. В своих рекомендациях к составлению заявок фонды указывают желательное число страниц и последовательность изложения. Довольно часто государственные учреждения в своих указаниях подробно описывают критерии оценки каждого раздела проекта. Если Вам предложено ограничить Ваш проект десятью страницами, напечатанными через один интервал, не печатайте его через два интервала, думая, что это улучшит впечатление. Скурпулезно следуйте правилам, иначе впечатление неизбежно будет неблагоприятным. Вашу заявку могут отклонить просто на основании того, что Вы нарушили правила ее оформления

Заявки в госучреждения, кроме того, могут содержать особые бланки, например, бланк титульного листа с указанием названия проекта, фамилий исполнителей, запрашиваемой общей суммы, числа людей, вовлеченных в проект, и т.д.; страховую форму (например, для оценки степени риска для исполнителей проекта); заявление о запрете любой формы дискриминации кандидатов при найме на работу (equal opportunity policy statement) и др.

Мы предлагаем универсальную форму для написания Ваших заявок. Она позволяет включить в заявку практически все возможные пункты, встречающиеся в заявках в государственные или частные фонды. Используя эту форму, Вы также сможете выработать логический подход к планированию и написанию любых проектов.

Вначале мы предлагаем Вашему вниманию короткую памятку "Из чего состоит заявка?", а затем подробнее расскажем об основных принципах написания заявок на финансирование, а также приведем критерии, которыми обычно пользуются фонды при их рецензировании. Мы надеемся, что знание критериев оценки поможет Вам при подготовке заявок.

После написания заявки перечитайте ее вновь, проверяя, насколько точно она соответствует приведенным критериям. Учтите, что ни одна заявка не может удовлетворить всем критериям сразу. Старайтесь, однако, максимально точно соблюдать те критерии, которые упомянуты Вашим потенциальным источником финансирования в информационных материалах.

Титульный лист должен запоминаться.

Краткая аннотация содержит ясное и краткое описание сути заявки. Занимает полстраницы, максимум страницу. Включает по одному-два предложения, отвечающих на вопросы:

· кто будет выполнять проект

· почему и кому нужен этот проект

· что получится в результате

· как проект будет выполняться

· сколько потребуется денег

Введение содержит сведения об организации-заявителе. Объясняет, кто подает заявку, кто будет выполнять проект и почему заявители/исполнители (в силу своей квалификации, опыта, убеждений, репутации...) наилучшим образом выполнят задачи проекта. Вызывает доверие к заявителю.

Постановка проблемы описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя.

Цели и задачи дают представление, каковы же будут итоги выполнения проекта. цель - это во имя чего предпринимается проект. Задачи - конкретный эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта. Цели и задачи поставленной проблемы. Задачи и результаты поддаются количественной оценке. Из раздела должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие изменения произойдут в существующей ситуации.

Методы. Указываются мероприятия, которые необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач. Приводится схема организации работы по проекту и календарный плоан. Из раздела должно быть ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

Оценка и отчетность. Из этого раздела должно быть ясно, как Вы предполагаете определить в конце, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта. В какой форме Вы отчитаетесь о проделанной работе и затраченных средствах.

Дальнейшее финансирование. Раздел объясняет, каким образом, за счет каких ресурсов заявитель надеется сохранить и расширить достижения данного проекта; убеждает грантодателя в том, что после израсходования средств гранта найдутся ресурсы для поддержания данной инициативы. Раздел необходим, если предусматривается продолжение работ по проекту по окончании срока действия гранта.

Бюджет. Пояснения к бюджету. Раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий; отвечает на вопросы:

· сколько денег требуется от грантодателя

· из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы, и на что они будут потрачены.

Приложения включают дополнительные материалы, поясняющие содержание заявки.

 

Титульный лист служит визитной карточкой Вашего проекта. Он должен на одной странице содержать всю необходимую для донора информацию. Часто фонды сами задают форму титульного листа. В этом случае Вы просто должны аккуратно заполнить бланк. Эта форма может содержать, например, следующие пункты:

Название проекта - должно быть броским и кратким. Оно может быть достаточно общим, например "Дети Природы", или может содержать подзаголовок, например:

Дети Природы
Создание новых методик внеклассного экологического воспитания трудных подростков

 

или

 

Спасем заповедники!
Сохранение и реформа системы заповедников бывшего СССР
в новых социально-экономических условиях
План действий

Пример плохого названия:

Охрана редких видов хищных птиц на примере
популяций орлана-белохвоста Восточного Подмосковья
Отработка новых методик учета, обработки данных и разработка
рекомендаций по усилению охраны местной
популяции редкого вида хищных птиц

Организация-исполнитель - название организации (-ий), выполняющей проект, ее (их) адрес, телефон и номер расчетного счета (если он есть). В этом же разделе отдельной строкой указывается организация-заявитель, если это не одна и та же организация, и/или поддерживающая организация. Например, проект будет выполняться конкретной лабораторией (исполнитель) Института лесного хозяйства, однако заявка будет подаваться от всего института (заявитель) в целом. Поддерживающая организация - правительственное учреждение или известная межправительственная или неправительственная организация, которая содействует выполнению проекта, ее полное наименование и адрес. Например, Социально-Экологический Союз выступал в роли поддерживающей организации при обращении Дружины по охране природы в фонд МакАртуров. Разумеется, указывать названия организаций в проекте Вы имеете право только по предварительной договоренности и с согласия их руководителей.

Руководитель проекта - указывается Ф.И.О., звание, должность, адрес, телефон, номер факса, адрес электронной почты (E-mail) и т.д. Именно с этим человеком будет связываться Ваш донор, если потребуется дополнительная информация. Руководитель отвечает за выполнение проекта и несет ответственность перед донором за эффективность использования средств. Предполагается, что проект составлен руководителем. Если это не так, то следует отдельной строкой указать автора, либо авторов, проекта. Руководитель должен быть один.

География - указывается район, где будет проходить работа по проекту: город, область, государство и т.д.

Срок выполнения проекта - обычно исчисляется в месяцах не более чем на один-два года. Фонды, как правило, не финансируют долгосрочные проекты. Если проект не может быть выполнен за 2-3 года, заявки на последующие стадии пишутся отдельно и подаются позже.

Стоимость проекта - здесь указывается требуемый объем финансирования на весь срок или на первый год выполнения проекта (обычно в долларах США). Кроме того, нужно указать полную стоимость проекта (включая Ваш собственный вклад и средства, полученные из других источников).

Аннотация - краткое, не более 1 страницы, изложение проекта, повторяющее все части полной заявки. Это одна из важнейших частей заявки. Большинство рецензенто вначале читают лишь аннотацию, и если она нравится, переходят к чтению полной заявки. Поэтому аннотация должна быть предельно ясной, сжатой, конкретной и выразительной.

Если заявка небольшая (3-5 страниц), то резюме в один абзац прямо на титульном листе, вероятно, будет достаточно. В случае более объемной заявки аннотацию полезно поместить на первой странице, сразу за титульным листом. Из нее должно быть понятно, кто Вы, каков масштаб Вашего проекта и его стоимость. Не забудьте указать цели и задачи проекта, методы, которые Вы предполагаете использовать, сроки выполнения. Пусть из каждого из последующих разделов заявки в аннотацию попадет по одному-три предложения. Некоторые рецензенты будут читать только аннотацию, так что не поленитесь написать ее хорошо. Пишите резюме или аннотацию в последнюю очередь, когда все последующие разделы уже написаны. Это позволит охарактеризовать в аннотации Ваш проект с максимальной четкостью.

Критерии оценки аннотации:

1. Аннотация дает ясное и краткое описание заявки. Рекомендуемый объем: 1 абзац (3-10 строк - короткая заявка) - 1 страница (длинная заявка).

2. Включает по крайней мере одно предложение о заявителе (кто будет выполнять проект) и о его прежних достижениях.

3. Включает по крайней мере одно предложение о проблемах (почему нужен проект).

4. Включает по крайней мере одно предложение о целях и задачах проекта (что получится в результате).

5. Включает по крайней мере одно предложение о методах и ресурсах (как будет выполняться проект).

6. Указывает полную стоимость проекта, собственный вклад заявителя и запрашиваемую сумму (сколько требуется денег).

Кратко - не более 200-300 слов (1 стр.), и ясно.

Интересно - привлекает внимание читающего.

"А отсюда мораль: "Будь таким, каким хочешь казаться",
или, если хочешь, еще проще: "Ни в коем случае не представляй
себе, что ты можешь быть или представляться другим иным,
чем как тебе представляется, ты являешься или можешь
являться по их представлению, дабы в ином случае не стать
или не представиться другим таким, каким ты ни к коем случае
не желал бы ни являться, ни представляться".
Льюис Кэррол. "Алиса в Стране Чудес"

 

В этой части заявки Вы рассказываете про вашу организацию. Как правило, гранты выдаются, исходя из репутации организации- заявителя, а не только из оценки качества самого проекта. Фонды предпочитают иметь дело с известными им и надежными партнерами. В первую очередь фонды стремятся оказать поддержку тем организациям или лицам, с кем они уже имели дело в прошлом. Во Введении Ваша задача - доказать, что Вы действительно в состоянии с пользой потратить средства и справиться с проектом. Вы должны завоевать доверие донора.

Что вызовет у донора доверие (credibility) к Вашей организации?

Поскольку у разных доноров разные требования, то и выбирать доноров надо по их возможной заинтересованности в организациях типа Вашей и в проектах, сходных с Вашим. Используйте Введение для обоснования связи между своими интересами и интересами донора.

Что Вы можете сообщить о себе во Введении?

· цели и задачи Вашей организации;

· сколько времени она существует, как развивалась, каковы Ваши финансовые ресурсы;

· уникальность Вашей организации - что-нибудь такое, в чем Вы были первыми в стране, в регионе, в вашей области интересов;

· Ваши наиболее значительные достижения или, если организация создана недавно, достижения попечителей или сотрудников на месте их прежней работы;

· оценку результатов прежних проектов, подобных предлагаемому;

· прецеденты финансовой поддержки, получаемой Вами из источников, помимо фонда, в который Вы обращаетесь, с приложением писем поддержки (letters of endorsement).

Последний пункт особенно важен. Если Вы раньше уже получали грант от какой-либо организации и аккуратно отчитались в конце срока выполнения проекта, то это - Ваш большой плюс! Очень часто фонды выделяют сначала небольшой пробный грант, а затем, если все в порядке, оказывают более серьезную поддержку.

Мы настоятельно рекомендуем Вам вести записи обо всех Ваших достижениях, чтобы использовать эту информацию во Введении к каждой Вашей заявке. Храните вырезки из газет о Вашей организации, письма из других учреждений и от частных лиц, одобряющих Вашу деятельность, отклики клиентов. Включите сюда же высказывания крупных политических деятелей или выдающихся ученых в Вашей области, привлекающие внимание общественности к проектам, подобным Вашему. Сделайте это, даже если указанные лица не упоминают именно Вас, а лишь говорят о постановке проблемы в целом. Например, включив в заявку цитату из правительственного отчета о том, что проекты, напоминающие Ваш, могут наиболее эффективно решать поставленные задачи, Вы используете доверие к признанным авторитетам для поддержки Ваших собственных идей.

Не забудьте заранее составить четкое описание своей организации. Поместив его в приложении к заявке, Вы сэкономите место во Введении и быстрее перейдете к следующему разделу. Помните, что для получения гранта доверие к Вам, если Высумеет внушить его своим Введением, может оказаться важнее, чем остальная часть заявки. Запасайтесь доверием! Однако здесь, как и везде, будьте по возможности кратки и точны. Избегайте употребления специальных терминов и пишите проще.

Рекомендуемый объем: 0.5-2 стр.

Критерии оценки Введения:

1. Введение содержит сведения об организации-заявителе и об уровне компетентности автора проекта и квалификации (надежности) персонала.

2. Ясно, кто написал заявку и кто будет выполнять проект.

3. Описывает род деятельности, цели и задачи организации-заявителя.

4. Поясняет, почему именно Ваша организация должна работать по проекту.

5. Описывает, чьим нуждам и как служт Ваша организация.

6. Сообщает о наличии достижений и подтверждает это с помощью статистических данных, писем поддержки и других документов.

7. Подтверждает репутацию Вашей организации.

8. Свидетельствует о наличии уровня компетентности, достаточного для выполнения задач (исследований, обучения и др.).

9. Логически подводит к разделу "Постановка проблемы".

10. Раздел краток, насколько возможно, интересен и не содержит профессионального жаргона.

Из Введения донор должен был уяснить себе сферу Ваших интересов - над чем именно Вы работаете. Теперь Вы должны точно изложить конкретную проблему, которую Вы собираетесь решить с помощью Вашего проекта.

В этом разделе описывается ситуация, побудившая Вас приступить к разработке проекта. Вы должны объяснить, зачем нужен Ваш проект. Описываемая проблема должна отражать объективную ситуацию, т.е. проблемы вне Вашей организации - из жизни Ваших клиентов, местных жителей, города или страны. Формулировка проблем не должна отражать внутренние потребности Вашей организации, за исключением случаев, когда Вы ищете средства для повышения эффективности собственной организации. В частности, отсутствие у Вас денег - это не проблема. Это очевидно из самого факта обращения за финансовой помощью. Важно ответить на вопрос, для решения какой проблемы Вам нужны деньги. На что Вы направите полученные средства?

Этот раздел можно назвать "Постановка проблемы", если Вы собираетесь, например, спасать редкий вид тюленя, охранять уникальные растения меловых обнажений или бороться с токсичными выбросами металлургического комбината. "Обоснование потребностей" скорее относится к менее осязаемым предметам, например, к организации программ природоохранного просвещения взрослых жителей в сельской местности вокруг заповедника. Разумеется, такие программы не менее важны, чем проекты предыдущего типа, они просто используют другой подход, не вполне соответствующий модели "решения проблем". В данном случае, вместо разделов II. Постановка проблемы (II. Problems) и III. Цели и задачи (III. Goals and Objectives), более подойдут II. Потребности (II. Needs) и III. Удовлетворение потребностей (III. Satisfaction of Needs).

Не считайте, что все хорошо осведомлены о серьезности Вашей проблемы. Старайтесь писать в расчете на человека, впервые в жизни слышащего о такой проблеме. Никогда не употребляйте никаких терминов, не разъяснив попутно из значения. Например, слово "Заказник" может быть совершенно незнакомо Вашему донору. В этом случае лучше пояснить, что речь идет об одном из типов особо охраняемых природных территорий, создаваемом местными органами власти с наложением определенных ограничений на типы природопользования.

Возможно, что Ваш донор хорошо осведомлен о важности проектов Вашего типа, тем не менее потребуются дополнительные доказательства Вашей компетентности в данном вопросе. Включите в проект соответствующие статистические данные, процитируйте выступления представителей органов власти (особенно местных) и обзорные научные работы, докажите, что Вы действительно собираетесь решить конкретную задачу. Таблицы и схемы, скорее всего, не увлекут читателя, поэтому приберегите их для приложения. Лучше всего приветси ряд наиболее эффектных данных, наглядно иллюстрирующих ситуацию. Твердо знайте, что означают приводимые Вами цифры. Не увлекайтесь цитатами - двух источников в этом разделе в большинстве случаев будет достаточно.

Поините, что постановка проблемы - не аналитическая научная статья! Сознательно исключайте все специальные термины, понятные лишь специалистам. Избегайте наукообразных оборотов. Ваша задача заинтриговать читателя, а не повысить его образовательный уровень. Приводя данные научных исследований, не утомляйте читателя подробным описанием "аспектов дивергенции фенотипов аллопатически распространенных популяций некоторых бореальных представителей семейства Phocidae", а лучше скажите, что собирали материал о различиях во внешнем облике каспийского тюленя и байкальской нерпы.

В разделе "Постановка проблемы" Вы должны:

· логически связать задачи, выполняемые Вашей организацией, с проблемами, которые Вы собираетесь решить;

· четко определить весь круг проблем, над которым Вы собираетесь работать;

· убедить читателя в том, что Ваша задача в принципе выполнима, то есть ее можно решить в реальный срок с имеющимися ресурсами, потратив определенную суммы;

· подтвердить насущность проблемы с помощью дополнительных материалов - статистических данных, групповых заявлений, частных писем от Ваших клиентов и профессионалов, работающих в Вашей области, и др.;

· быть реалистичным - не пытаться решить все мировые проблемы в ближайшие полгода.

Широко распространена ошибка: многие заявители не понимают разницы между самой проблемой и путями ее решения.

К примеру, в городе Череповске существует металлургический комбинат. Он загрязняет воздух, а когда ветер дует на город со стороны комбината, то жителям становится так трудно дышать, что хоть противогазы надевай.

Так вот: группа зеленых из Череповска считает, что проблема - это нехватка противогазов у населения подветренной части города.

Радикалы из "Хранителей Радуги" утверждают, что проблема в отсутствии больших пробок, которыми можно заткнуть вредоносные трубы.

Менее радикальные экологисты говорят, что проблема в том, как убедить руководство комбината поставить эффективные очистные фильтры.

Но дело в том, что проблема-то во всех 3-х случаях одна: здоровью жителей Череповска угрожают выбросы металлургического комбината. А все остальное - лишь пути ее решения.

Возможно, что в конечном итоге покупка противогазов и решила бы проблему наилучшим образом, но ясно, что это именно метод, а не проблема и не потребность. Будьте очень осторожны в подобных случаях. Если Вы почуствуете, что хочется написать о нехватке каких-то средств в "Постановке проблемы", Вы скорее всего имеете в виду именно нехватку средств, которые должны излагаться в разделе "Методы".

Рекомендуемый объем: в большинстве случаев 1-3 стр.

Критерии оценки раздела "Постановка проблемы":

1. Описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта;

2. Ясно, какие обстоятельства побудили авторов написать проект.

3. Насколько проблема выглядит важной и значимой для читателя (представляет неординарный случай)?

4. Насколько связана с целями и задачами организации-заявителя?

5. Разумность масштаба работ - не делаются ли попытки решить все мировые проблемы сразу?

6. Поддерживается статистикой, ссылками на авторитеты в данной области и ключевые литературные источники (1-5), советами экспертов.

7. Сформулирована с точки зрения тех, чьим нуждам служит заявитель, а не самого заявителя.

8. Раздел не содержит голословных утверждений.

9. Содержит минимум научных и иных специальных терминов, интересен для чтения и краток (насколько возможно).

"Иной раз спросишь себя: "Старик! Чего ты хочешь?" -
и сам себе ответишь: "Не знаю, старик".
Е.В.Клюев. "Между двух стульев"

 

Цели (goals) - это наиболее общие утверждения типа: прекратить сбор и продажу редких видов дикорастущих растений; создать службу мониторинга; обеспечить сохранение уникального ландшафта.

Утверждения подобного рода не могут быть оценены количественно. Их главное назначение - показать тип проблемы, с которой имеет дело проект. Тем самым цели отличаются от задач.

Цели могут быть краткосрочными и долгосрочными. Обычно достижение долгосрочной цели будет зависеть от достижения ряда краткосрочных целей. При двух и более краткосрочных целях Вы должны четко указать, как они увязаны друг с другом и с долгосрочными целями.

Задачи (objectives) - конкретные и поддающиеся измерению возможные изменения ситуации, которую Вы описывали в разделе "Постановка проблемы". Эти изменения (улучшения) произойдут в результате осуществления Вашего проекта. Если каждый раз при написании задач проекта Вы будете рассматривать их в этом ключе, то легко поймете, как они должны выглядеть. Например, если проблема состоит в том, что некоторые виды орхидей в Московской области хищнически собираются для продажи на рынках Москвы, то задача может состоять в том, чтобы по окончании проекта торговля этими видами в Москве сократилась вдвое. В подобных случаях следует указывать, кто охвачен проектом, что следует изменить, в каком направлении, насколько и к какому сроку.

Таким образом, задачи должны быть максимально конкретизированы. В них должны содержаться количественные данные о степени полезности проекта. Такие количественные данные называются показателями. Показатели - инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цели и задачи проекта и измерить его эффект. Когда мы говорим в проекте об "усилении", "улучшении" и "увеличении" чего-либо, то неясно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными, проект осуществленным. Для того чтобы не быть голословным, и нужны показатели. Утверждать, что эффект нельзя измерить, что Вы не можете подобрать нужных показателей, равносильно признанию, что проект не даст заметного эффекта.

Примеры задач с показателями:

"За 30 дней работы экспедиции будет проведен отлов не менее 100 лисиц (50 % локальной популяции) с последующим введением лекарства от ушной чесотки, что позволит сократить смертность приблизительно на 30 %".

Задачи всегда указывают на конкретный результат. Например, результатами проекта могут быть: доклад об оценке ситуации, доклад на совещании, научная публикация, учебник, оформленная экспозиция, снятый и смонтированный кинофильм, обученный персонал.

Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр.

Критерии оценки раздела "Цели и задачи":

1. Описываются предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке. Цель - общий итог. Задачи - конкретные частные результаты, и они заметно отличаются друг от друга.

2. Из раздела ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие произойдут изменения в существующей ситуации.

3. Насколько цели и задачи логически вытекают из постановки проблемы.

4. По каждой проблеме, сформулированной в предыдущем разделе, имеется, по крайней мере, одна четкая задача.

5. Вероятность того, что в результате выполнения проекта задачи будут решены.

6. Цели в принципе достижимы, и результаты поддаются измерению.

7. Из раздела ясно, кто извлечет пользу от выполнения проекта.

8. Указывается срок достижения целей.

9. Язык ясен и четок.

10. Постановку задач авторы не путают с методами их решения.

К этому моменту Вы уже рассказали Вашему предполагаемому донору о том, кто Вы, над чем Вы собираетесь работать и каковы Ваши цели, достижение которых обещает разрешить проблему или смягчить ее остроту. В данном разделе Вы должны достаточно подробно описать те виды деятельности (мероприятия), которые необходимы для получения желаемых результатов с помощью имеющихся и запрашиваемых ресурсов.

Из этого раздела читающему должно стать ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы (исполнители, помещение, оборудование и др.) будут привлечены.

Существуют два главных вопроса, которые должны быть разъяснены в этом разделе:

1. какова Ваша стратегия в достижении желаемых результатов?

2. почему Вы выбрали именно ее из всех других возможных?

Ответ на последний вопрос потребует от Вас знания аналогичных Вашему проектов. Кто еще работал по Вашей проблеме в Вашем районе или где-либо еще? Какие методы применялись ранее и применяются сейчас и с какими результатами? Другими словами, Вы должны обосновать Ваш выбор методов. Рассмотрение альтернатив - важный аспект Вашей методологии. Демонстрируя Ваше знакомство с аналогичными работами и объясняя Ваш выбор используемых средств, Вы приобретаете больше доверия в глазах донора. Важно, чтобы Вы показали себя компетентным во всех разделах заявки. Ваш подход к решению проблемы должен выглядеть для рецензента привлекательным. Реалистичный и обоснованный проект произведет нужное впечатление. Нереалистичный проект не спасут самые благие намерения.

Примеры мероприятий: проведение обследования территории, учет копытных, семинар по выработке стратегии природопользования, подготовка, издание и распространение брошюры по методике борьбы с браконьерами, проведение рейда по выявлению торговцев дикорастущими растениями, опрос местных жителей, съемка популярного фильма, постройка кордона в заповеднике и т.д. Помимо перечня мероприятий Вы можете проиллюстрировать данный раздел также оргсхемой, календарным и рабочим планами. Их можно либо вставить непосредственно в раздел, либо поместить в приложении.

Важность различения задач и методов

Нередко в качестве "задач" в заявках встречаются утверждения типа: "Задача проекта - организовать для сотрудников заповедников и нацпарков консультативную службу для оказания помощи в оформлении заявок на гранты".

В данном случае в "задачах" ничего не говорится о результатах, то есть об изменениях в ситуации, описанной в разделе "Постановка проблемы". Задача, приведенная выше, неплоха, если в проблемной части утверждалось, что главная проблема состоит в "отсутствии такой консультативной службы", однако скорее всего там говорилось о нехватке навыков у сотрудников в оформлении заявок. Организация консультативной службы - это метод, позволяющий нам разрешить существующую проблему нехватки навыков.

Задача же такого проекта может быть сформулирована так:

Если Вам трудно сразу различить задачи и методы, попытайтесь представить, чем Вы бедете заниматься через год-два. Какие бы Вы хотели увидеть изменения, какие различия между существующим положением дел и будущим? Подобное изменение ситуации и может явиться задачей Вашего проекта, а способы, которыми Вы станете добиваться этих изменений, Вы можете отнести к методам. Рекомендуемый объем: 1 - 4 стр., редко более.

Критерии оценки раздела "Методы":

1. Из раздела ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

2. Указывается разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта.

3. В разделе ясно описываются мероприятия в рамках программы.

4. Понятны причины выбора именно таких мероприятий.

5. Понятна и убедительна предлагаемая последовательность выполнения мероприятий.

6. Ясен состав разработчиков.

7. Описываются состав и обязанности исполнителей программы.

8. Описываются, кому служит данный проект, и принципы подбора этих людей, групп, объектов.

9. Естественность логической цепочки: проблема - цель - задача - метод.

Включение в заявку способов оценки Вашего проекта необходимо по двум причинам. Во-первых, чтобы оценить степень эффективности работы в целом и понять, насколько удалось достичь поставленных целей. Подобное действие называется оценкой результатов (outcome evaluation).

Во-вторых, может возникнуть необходимость получить сведения о ходе проекта, осуществлении различных его этапов, чтобы можно было откорректировать проект непосредственно в ходе выполнения. Такая оценка называется оценкой хода работы (process evaluation) или мониторингом.

Все это даст Вам возможность по завершении проекта отчитаться перед донором о проделанной работе и затраченных средствах.

Оценка результатов

По окончании Вашего проекта в процессе оценки результатов Вы должны будете определить:

· насколько достигнуты цели проекта,

· насколько по окончании проекта изменилась ситуация, описанная в разделе "Постановка проблемы",

· не имел ли Ваш проект какого-либо важного положительного или отрицательного эффекта, не учтенного ранее,

· хорошо ли были подобраны средства (методы),

· какие факторы способствовали успеху проекта и какие мешали достижению цели.

При написании заявки следует указать, кто и каким образом даст ответ на вышеперечисленные вопросы. Будет ли проект оцениваться только Вами или предполагается проведение проверок, инспекций, экспертиз со стороны вышестоящих или сторонних организаций? Как о Вашей оценке узнает донор? Укажите критерии, которые Вы предполагаете использовать для оценки.

Задачи, поддающиеся измерению, готовят почву для эффективной оценки. Если, при написании этого раздела, Вам сложно определить, какие критерии лучше использовать в оценке проекта, заново просмотрите цели и задачи. Вероятно, они недостаточно конкретны.

Часто на оценку результатов влияет субъективизм. Он особенно заметен, если Вы сами оцениваете результаты своей работы, чувствуя, что от видимых хороших результатов зависит Ваше дальнейшее финансирование.

Один из способов достичь более объективной, а зачастую и более профессиональной оценки - попросить какую- нибудь постороннюю организацию сделать оценку за Вас. Иногда возможно, чтобы такая организация сама предложила план оценки, подходящий для представления донору как часть Вашей заявки. Это не только обеспечит более объективную оценку, но и повысит доверие к Вам.

Мониторинг

Мониторинг - это непрерывный контроль за ходом выполнения проекта. В процессе мониторинга руководитель проекта собирает информацию о соблюдении графика работы, поступлении ресурсов и других предпосылках (т.е. о внешних по отношению к проекту условиях), проверяет имеет ли место предполагавшийся эффект. По этим данным в любой момент Вы должны знать, выполняется ли проект в соответствии с планом.

Важно выстроить план мониторинга уже в заявке и начать оценку проекта с самого старта. Начать мониторинг, когда работа близка к завершению, трудно, так как к этому моменту ряд ценных данных о ходе проекта может быть упущен.

Отчетность

Письменные и устные отчеты могут быть предназначены для донора, контролирующей или поддерживающей организации, государственных котнрольных органов или руководителей Вашей организации. Содержание и порядок представления отчетов оговариваются в договоре, заключаемом с донором при получении гранта.

Заключительный отчет, характеризующий степень достижения целей и выполнения задач, представляется в установленный срок по завершении проекта руководству Вашей организации и донору. Кроме него могут быть представлены промежуточные (квартальные, полугодовые, годовые) отчеты, а также финансовый, иногда научный и некоторые другие отчеты. Финансовая отчетность обычно ведется в соответствии с законодательством государства, в котором находится Ваша организация. Сверх этого, фонды указывают свои требования к финансовому отчету, часто достаточно подробные.

Полученные в ходе проекта материалы, оформленные в виде публикаций, карт, фотоальбомов, кино- и видеофильмов и др., также могут использоваться как отчетные материалы.

Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр.

Критерии оценки раздела "Оценка и отчетность":

1. Из раздела ясно, как Вы предполагаете оценить в конце, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта.

2. Каков план оценки степени достижения целей (насколько точно достигнуты цели).

3. Каков план оценки и корректировки методов в процессе выполнения проекта (как будет контролироваться процесс выполнения проекта).

4. Достаточно ясно, кто будет проводить оценку и как эти люди (организации) будут отбираться.

5. Четкость установленных критериев успеха проекта.

6. Описывается, как будут отбираться данные, и процесс их анализа.

7. Объясняется, какие способы анализа будут применяться (ревизии, инспекции, вопросники).

8. Указывается форма отчетности.

"Постой, не тебе ли на прошлой неделе
Я выслал три пары отличных калош?
Ах, те, что ты выслал на прошлой неделе,
Мы давно уже съели.
И ждем не дождемся, когда ты пришлешь
К нашему ужину дюжину
Новых и сладких калош!"
К.И.Чуковский. "Телефон"

 

Учтите: ни один донор не горит желанием Вас "усыновить". Фонды обычно желают знать, откуда Вы возьмете средства по окончании периода, обеспечиваемого грантом. Если Вам потребуются деньги для организации некоторой новой программы или для реорганизации уже существующей, то что Вы будете делать, когда деньги кончатся?

Заверений, что Вы будете стремиться найти нового донора, недостаточно. Вы додлжны представить план, который, насколько возможно, убедил бы донора, что у Вас будет достаточно средств по истечении срока предоставления гранта. Если Вы сейчас стеснены в средствах, то что будет потом, когда Ваша программа будет на полном ходу? Может быть, нынешнее финансирование вообще не пойдет Вам впрок, если в будущем году Вам потребуется запрашивать еще большие суммы.

Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Можете ли Вы получить письменное подтверждение такой готовности? Способен ли сам проект дать необходимые средства - например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта, обеспечения клиентов информацией и т.п.? Существуют ли какие-либо третьи организации (лица), способные оплачивать услуги, которые Вы предоставляете Вашим клиентам? Собираетесь ли Вы заниматься поиском иных источников финансирования? Наилучший план будущего финансирования - план, не требующий последующей поддержки от донора.

Рекомендуемый объем: 0,5 - 1 стр.

Критерии оценки раздела "Дальнейшее финансирование":

1. Представлен конкретный план финансирования в будущем.

2. Описывается, будут ли получены средства из других источников и как именно.

3. Заявитель минимально полагается на дальнейшую поддержку донора.

4. Имеются рекомендательные письма и письма поддержки.

Задача No 213.
Одна фляка стоит 17 хмуриков. Сколько фляк можно
купить на 85 хмуриков?"
Г.Остер. "Задачник"

 

Бюджет, или смета расходов, - возможно, самая главная часть заявки. Не всегда требуется подробно описывать существующую проблему, не все доноры дотошно интересуются применяемыми Вами методами, однако бюджет просматривают все.

Разные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Предлагаемый Вашему вниманию пример бюджета удовлетворит большинство организаций и с небольшими изменениями может быть использован для обращения как в частные, так и в государственные инстанции. (Приведенные статьи расходов не соответствуют российским нормам бухгалтерского учета, поэтому такой бюджет не может быть представлен, например, в налоговую инспекцию). Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:

Оплата труда (Personnel)
Основные прямые расходы (Non-Personnel Direct Costs)
Непрямые расходы (Indirect Costs)

Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы "Цели и задачи" и "Методы" для выработкуи подходящего плана. Необходимо учесть все, на что Вы будете тратить деньги (ресурсы), а также основные факторы, влияющие на размеры расходов.

Прежде чем Вы начнете распределять деньги по статьям бюджета, внимательно изучите налоговое законодательство и особенности финансовой отчетности, принятые в Вашей стране (районе и т.д.), чтобы не оказаться в ситуации, когда половина полученных Вами денег уйдет на непредвиденные налоги и выплаты.

Идеальный вариант, если банк, в который Вы будете просить перевести грант в случае его получения (а его, как правило, переводят Вам на счет, а не выдают наличными), имеет опыт работы с грантами или другими пожертвованиями. Для большинства банков грант - не более, чем обычный целевой вклад, и лишь немногие банки стараются индивидуально работать с получателями грантов и даже оказывать им консультации, как это делает, например, Кроссинвестбанк, краткую информацию о котором Вы найдете в конце брошюры.

Вот примерный перечень статей расходов и требующихся ресурсов:

· люди: штатные работники + эксперты + консультанты + ктнтракты с другими организациями.

· оплата труда: зарплата + стоимость контрактных услуг + налоги + учесть уровень инфляции.

· помещение: оплата аренды (покупки) + коммунальные платежи.

· командировочные и транспортные расходы: цена билетов на самолет, поезд и т.д. + суточные+ цена жилья в гостиницах + учесть уровень инфляции.

· оборудование: цены + цена расходуемых материалов + учесть уровень инфляции.

· отчет: оплата редактирования + оплата перевода + оплата печати.

· рассылка и связь: почтовые расходы + расходы на факс, телефон, электронную почту.

Вот как мы предлагаем составить бюджет:

Зарплата и гонорары (Salaries & Wages)

В этот раздел запишите всех работников с указанием должностей, как работающих на постоянной основе (full time), так и временно (неполный рабочий день - part time). В последнем случае укажите долю рабочей недели в процентах, за которую работник получает зарплату.

Не включайте в этот раздел оплату услуг консультантов, оплату разовых и прочих услуг (см. раздел "Консультативные и контрактовые услуги").

Как это выглядит в готовом бюджете? Предлагаем Вам следующую форму записи. Если Вы принимаете на работу координатора проекта с окладом 200 долларов в месяц, работающего на полную ставку (100 %), на весь период предоставления гратнат (12 месяцев) и просите фонд полнотью оплатить его работу (ammount requested), то это будет выглядеть так:

Другой вариант:

2 лаборанта х $150 х 50 % врем. х 12 м-цев//$1800(есть)/0(треб.)

Подобная запись означает, что Вы нанимаете двух лаборантов на полставки на весь период действия гранта, причем их зарплата выплачивается из постороннего источника, а не из самого гранта. Вы берете полный месячный оклад (% 150), делите его на два (так как лаборанты работают на полставки), умножаете $ 75 на 12 месяцев ($ 900) и еще на два, так как лаборантов двое, что дает в итоге $ 1800.

Подобным образом Вы можете составить список для всего персонала проекта. Если кто-нибудь из сотрудников получает зарплату из другого источника, то впишите оклад в колонку "Имеющаяся сумма" (amount donated, синонимы: in-kind, local share, applicant share). Все, что требуется от фонда, пишите в колонку "Требующаяся сумма" (amount requested).

Как определить размер оклада? В США федеральное правительство предпочитает, чтобы оклады были сопоставимы с таковыми в других организациях, аналогичных Вашей. Подобная политика в ходу у многих фондов. Составляя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих работу, сходную с Вашей. Сопоставьте описания рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с Вашими требованиями. Обратитесь в местные органы самоуправления, отделы министерств и ведомств, компании и фирмы. Составьте примерный список окладов и гонораров в Вашей сфере, имейте его при себе на всякий случай. На момент написания брошюры фонды спокойно относились к окладам в $100- $500.

Не забудьте, что из заработной платы персонала будут удержаны подоходный налог (12 %) и отчисления в пенсионный фонд (1 %).

Еще одна важная категория, включаемая в данный раздел, - это уже имеющиеся у Вас средства, либо лично Ваши, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, предоставляющего Вам по договору сотрудников или студентов). Эти средства следует указывать в столбце "Имеющаяся сумма". Часто сюда включаются средства и услуги, предоставляемые на безвозмездной основе, например, если кто- нибудь работает бесплатно. Например, если старший лаборант в свободное время добровольно водит джип, то в столбце "Имеющаяся сумма" Вы указываете оклад водителя и пишете, что это стоимость труда, дарованного проекту добровольцем (Однако, не стоит включать в бюджет отчисления и налоги с зарплаты, которую не получил доброволец).

Государственные фонды иногда требуют, чтобы получательгранта оплачивал часть проекта из собственных средств (например, 10 или 25 %). Вы можете сделать взнос деньгами (in cash) или своими ресурсами (in- kind). Если Вы сами будете оплачивать работу сотрудника - это взнос деньгами, если работать будут добровольцы безвозмездно - то это использование собственных ресурсов.

Если Вы используете работу добровольцев, то Вы обязаны документировать ее так же, как если бы она оплачивалась. Ведите подробные записи о всей проделанной работе.

Зачем нужно указывать сумму и долю, вносимую за счет Ваших ресурсов? На то есть несколько причин. Прежде всего, донорам важно знать, что Вы вносите свой материальный вклад помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеете ли Вы какие-то свои ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает им возможность оценить полную стоимость Вашего проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте без участия местных ресурсов. Наконец, Ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволят грантодателю оплатить Ваш проект лишь частично и направить больше денег на другие проекты.

Консультативные и контрактные услуги (Consultant and Contract Services)

Сюда Вы включаете выплаты консультантам, нанятым по договору. Укажите количество дней работы и предполагаемую сумму оплаты одного дня. Учтите, что в эту статью не входят транспортные расходы и суточные для консультантов.

Поскольку гонорарная часть является наиболее деликатной статьтей бюджетных расходов, стоит подумать, что включать в данную часть, а что в часть 1 раздела "Зарплата и гонорары". Если, например, бухгалтерские услуги оказываются Вам курирующей организацией, то их вообще лучше включить в раздел 3 (накладные расходы). Кратковременные услуги, связанные с оказанием помощи в освоении технологий, программного обеспечения и оборудования, а иногда и с оплатой экспертов, также уместны эдесь. Не забудьте отметить в графе "Имеющееся" сумму, которую Вы экономите, если у Вас консультанты работают безвозмездно.

Консультативные и контрактные услуги также могут облагаться налогами, которые в России зачастую выше, чем взимаемые с зарплаты персонала.

Пособия и налоги (Fringe Benefits)

Сюда входят затраты на дополнительные выплаты работнику, включая медицинское страхование, социальное обеспечение и т.д. Обязательные пособия могут включать, например, оплату листков временной нетрудоспособности, уход за ребенком и т.п. Как и заработная плата, пособия должны соответствовать среднему уровню таковых в других организациях сходного типа.

Следует также предусмотреть затраты, связанные с выплатой налогов и другими обязательными отчислениями в госбюджет. По действующему в России законодательству, на момент написания этой брошюры были предусмотрены следующие виды отчислений с общего фонда заработной платы:

Не забудьте, что из заработной платы персонала будет удержан подоходный налог (12 %) и отчисления в пенсионный фонд (1 %). Однако следует иметь ввиду, что размер отчислений постоянно изменяется, и вносить эти затраты в бюджет лучше перед самой отправкой заявки. Чтобы предусмотреть все возможные налоги, проконсультируйтесь с хорошим бухгалтером. И помните, что Ваша задача не избежать налогов, а знать заранее, какую сумму запрашивать на них в бюджете.

2. Основные прямые расходы (Non-Personnel Direct Costs)
Помещение и коммунальные услуги (Space Costs)

В этой части второго раздела Вы указываете стоимость всех используемых помещений, эксплуатационных расходов (вода, отопление, электричество) и т.д., включая арендуемые Вами и переданные Вам в постоянное пользование, примерно в такой форме:

Аренда помещения под офис 100 кв.м. х $4/кв.м./м-ц х 12 м-цев/ $4800

Стоимость вышеприведенных затрат должна соответствовать средней для Вашей местности. Включите этот раздел также в стоимость страховки, ремонта и т.п., а также плату за телефон (укажите число телефонных аппаратов, номеров, стоимость установки номера/аппарата, ежемесячную плату за один аппарат/номер).

Аренда помещения для проведения семинаров, конференций или совещаний не включается в данный раздел, а относится к разделу "Прочие прямые расходы". Плата за междугородние переговоры и связь (телефакс, телекс, e-mail) также входят в раздел "Прочие прямые расходы" или выносится в отдельный раздел "Связь" (см. ниже).

Аренда и покупка оборудования
(Rental, Lease or Purchase of Equipment)

Сюда запишите все затраты по приобретению или аренде оборудования, которое Вы предполагаете использовать в работе по проекту. Сюда входит оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль, лабораторные дорогостоящие приборы и т.д. Старайтесь запрашивать оборудование в разумных пределах. Всеми возможными способами пытайтесь записать в бюджет как можно больше оборудования, полученного из собственных источников (колонка "Имеющееся"). Это продемонстрирует донору Ваши потенциальные возможности самофинансирования. Внимательно читайте обяъвления фондов насчет того, что они рассматривают в качестве "оборудования". Например, часто оборудованием (equipment) называют предметы, стоящие более 500 долларов и (или) предназначенные для эксплуатации более одного года. Возможно также, что фонд не рекомендует покупку оборудования, а поощряет его аренду.

Этот раздел должен также включать все дополнительные расходы по доставке оборудования, установке, страхованию.

Расходные материалы (Supplies)

Обычно к ним относятся канцелярские принадлежности (desk top supplies), то есть бумага, дискеты, ручки, скрепки, папки и пр. Если у Вас есть какие-то специальные запросы - укажите их. Например, сюда можно включить стоимость учебников, учебных таблиц и т.д., а также реактивы, предметные стекла, пинцеты, булавки, бумагу для гербария и др. предметы, необходимые для камеральной обработки полевых материалов. Сюда же можно включить расходы на подписку, публикацию результатов и почтовые расходы, если они не вынесены в отдельный раздел.

Командировочные и транспортные расходы (Travel)

Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опишите каждый пункт, не пишите сразу больших сумм без соответствующих разъяснений, чтобы не вызвать у донора недоуменных вопросов. Включите сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом или самолетом, суточные (из расчета на каждый день, в соответствии с существующими в Вашей организации или районе работы нормами), проезд к месту работы в поле, перевозку грузов, аренду автомобилей (если Вы не включили это в раздел "Оборудование") и др.

Следует раздлять командировки внутри России (СНГ) и зарубежные командировки. Каждая зарубежная командировка должна быть выделена особо с указанием стоиомти ж/д или авиабилета туда-обратно, пунктов вылета-прилета, суточных и непредвиденных расходов (поездки на местном транспорте, стоимость виз и др.).

Уточните, какие суточные расходы характерны для конкретного места. Проживание в гостинице "Савой" в Москве обойдется Вам значительно дороже проживания в городской гостинице в городе Талдоме Московской области.

Поездки внутри страны необязательно расписывать так подробно, как международные.

Прочие расходы (Other costs)

Сюда включите все, что не вошло в предыдущие категории. Например, сюда могут войти расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров,печатание материалов и объявлений, стоимость телефонных разговоров и связь и т.д.

3. Непрямые расходы (Indirect Costs)

Мы относим к непрямым "расходы, которые трудно связать с какой-то конкретной деятельностью или проектом, но тем не менее необходимые для нормального функционирования организации и успешного выполнения ее задач".

Помните: любой проект, выполняемый в организации, стоит ей определенных денег. Стоимость износа основных фондов, амортизации капитального оборудования, оплата труда административных работников, общие коммунальные расходы (телефон, газ, электричество, лифт, антенна и др.) могут быть квалифицированы как непрямые. Иногда неудобно располагать подобные расходы в частях 1. и 2., поэтому Вы можете поместить их все вместе в конце бюджета в разделе 3. Как правило, конкретные организации определяют свой уровень накладных расходов как процент от общего фонда оплаты труда или от всех прямых расходов.

Замечание о разовых приобретениях

Это приобретения, которые Вы делаете лишь однажды в течение всего срока проекта. Сюда, например, относятся покупка автомобиля для проведения полевых обследований или покупка компьютера. В таком случае важно указывать, достаточно ли у Вас средств для использования приобретенных вещей надлежащим образом. Автомобиль, в частности, требует наличия шофера, топлива, ухода, ремонта и охраны. Аналогично, компьютер и другое оборудование должны использоваться квалифицированными работниками. Донор пожелает узнать, достаточно ли у Вас средств для этого. Он, безусловно, не захочет оплачивать покупку джипа, который будет безвыездно простаивать год в гараже.

Критерии оценки бюджета:

1. Четко разграничиваются средства, получаемые от донора и из других источников.

2. Соответствует описательной части заявки.

3. Сумма достаточна для обеспечения всех работ, указанных в описательной части заявки.

4. Подробен.

5. Включает все статьи, финансируемые донором.

6. Включает все статьи, финансируемые из других источников (в том числе из собственных ресурсов заявителя).

7. Включает все виды работ на добровольной безвозмездной основе.

8. Отделяет расходы на пособия и налоги от заработной платы.

9. Включает оплату консультантов и других работников по контракту.

10. Отделяет оплату труда от прочих прямых расходов.

11. Включает все непрямые расходы, если нужно.

12. Учитывает текущий уровень инфляции.