|
Вестник
Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района
Чувашской Республики
|
Утвержден Решением Собрания депутатов Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района
Чувашской Республики
от 28.01.2015 г. № 1/1-с
|
№23 10.09.2015 г.
Постановление от 08 сентября 2015 года № 163
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
администрации Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района Чувашской Республики
В соответствии Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики, в целях улучшения организации работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
- Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики (Приложение №1).
- Ознакомить под роспись муниципальных служащих администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики с данным постановлением.
- Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на старшего специалиста 3 разряда (юриста) администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики.
И.о. главы администрации
Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района Чувашской Республики Ю.М. Блинов
Приложение № 1
к постановлению администрации
Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики.
от 08.09.2015 № 163
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики.
Раздел 1.
Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики (далее – Администрация) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее – СЭДО) и других компьютерных технологий.
3. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
6. Ведение делопроизводства в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики осуществляется специалистами администрации, ответственными за делопроизводство и архив. Лица, ответственные за делопроизводство и архив Администрации, назначается распоряжением Администрации.
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, работник обязан передать находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов документально.
При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать Главе поселения все числящиеся за ним документы.
В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается, давшим поручение.
8. Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции.
9. Организация работы с документами в делопроизводстве администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив администрации Яльчикского района Чувашской Республики в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.
Основные понятия
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в муниципальных органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот муниципального органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности муниципального органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение муниципального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях муниципального органа исполнительной власти;
электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа – получение электронного образа документа;
система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы.
Раздел 2. Подготовка и оформление документов
Подраздел 1. Бланки документов
10. В администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). При подготовке документов в Администрации используются электронные шаблоны бланков документов.
В Администрации изготавливаются, хранятся и учитываются следующие бланки:
1) постановления администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики (приложение № 1 к Инструкции);
2) распоряжения администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики (приложение № 2 к Инструкции);
3) бланк протокола (приложение № 3 к Инструкции);
4) бланк письма администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики (приложение № 6 к Инструкции).
11. Внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.
Подраздел 2. Оформление реквизитов документов
12. Реквизит «Герб» на бланках Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики не предусмотрен.
13. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти» должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.
14. Документы, направляемые в федеральные и региональные органы государственной власти, органы местного самоуправления Чувашской Республики, подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Главой администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики.
В состав реквизита «Подпись должностного лица», входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Глава Яльчикского
сельского поселения Личная подпись Расшифровка подписи
Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
15. Реквизит «Вид документа» располагается ниже реквизита «Наименование органа исполнительной власти» и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.
16. В реквизите «Место составления (издания) документа» для документов администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики местом составления (издания) документа указывается с. Яльчики. Данный реквизит для документов администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики может отсутствовать.
17. Реквизит «Адресат» применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
|
|
Общество с ограниченной ответственностью
«Стройэнергосервис»
|
При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:
|
|
Администрация Яльчикского района Чувашской Республики
Организационный отдел
Ведущему специалисту
И.И. Ивановой
|
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
|
|
Заместителю Главы
Яльчикского района
Чувашской Республики
И.И. Иванову
|
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Чувашской Республики и постоянным корреспондентам.
При адресации документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
|
|
Управление Пенсионного фонда
Российской Федерации (Государственное учреждение) в Яльчикском районе Чувашской Республики
ул. Советская, д.32,
с. Яльчики, Яльчикского района, Чувашской Республики, 429380
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
|
|
Руководителям учреждений
(по списку)
|
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
|
|
Ивановой И.И.
ул. Советская, д.17, кв.13,
с. Яльчики, Яльчикского района, Чувашской Республики, 429380
|
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу – после нее.
18. В реквизите «Дата документа» проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 05.01.2015 или 16.01.2015.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 января 2015 года или 16 января 2015 года.
19. Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики, информацией о корреспонденте, исполнителях.
20. Реквизит «Наименование документа» составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование документа должно быть кратким, точно передающим содержание документа.
Наименование документа, состоящее из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в наименовании документа может быть не более пяти.
Наименование документа пишется с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце не ставится. Наименование документа отделяется от текста одним – двумя межстрочными интервалами. Наименование документа оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Наименование документа должно отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например,
Об участии в межрегиональной выставке
«чего?» («кого?»), например,
Должностная инструкция специалиста Администрации
21. Реквизит «Текст документа» должен отвечать следующим требованиям. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.
Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.
В тексте документа используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим предоставить…», «направляем в Ваш адрес»);
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);
от третьего лица единственного числа («администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики не возражает»).
Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указывается его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.
Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 18 Инструкции.
При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.
Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.
При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например: трехдневный, 150-летие, 25-процентный).
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например: 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8-10-е классы).
Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: ХХ век, IV квартал, XХ Сельская спартакиада).
Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов.
При подготовке документов применяется текстовый редактор MicrosoftWordforWindows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов «Times New Roman» размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв.м. формата А4 (210 х 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета машинописным способом или с применением электронно-вычислительной техники.
Размеры полей документа должны быть: левое – от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее – от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.
Не допускается сшивание, скрепление стиплером листов документа.
22. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланков, предусмотренных подпунктом 4 пункта 10 Инструкции, и проставляется исполнителем при подготовке ответа. Например:
На № 6370-01 /15 от 27.01.2015.
23. Реквизит «Отметка о наличии приложений» в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Справка … на 3 л. в 2 экз.
2. Проект … на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Министерства культуры Чувашской Республики от 24.10.2011 № 575 и приложение к нему, всего 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:
|
Приложение
к Инструкции
по делопроизводству
от 09.12.2014 № 23
|
24. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.
Внешнее согласование документа оформляется реквизитом «Гриф согласования», который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.
Гриф согласования документа оформляется под реквизитом «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа следующим образом:
|
СОГЛАСОВАНО
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
|
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
25. Реквизит «Гриф утверждения» проставляется в верхнем правом углу первого листа документа
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
|
УТВЕРЖДАЮ
Глава Яльчикского сельского
поселения
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
|
26. Согласование проекта документа осуществляется посредством реквизита «Виза». Документы, представляемые на подпись Главе поселения, визируются исполнителем (ответственным исполнителем), подготовившим проект документа в соответствии с законодательством и указаниями по исполнению документа. При этом визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии документа.
При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. Например:
Замечания прилагаются
Специалист Администрации
Яльчикского сельского поселения Личная подпись И.О. Фамилия Дата
При согласовании проектов нормативно-правовых актов Яльчикского сельского поселения визы проставляются на оборотной стороне бланка нормативно-правового акта.
На докладных, аналитических записках, служебных письмах, справках и других документах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью ближе к нижнему полю. Например:
Специалист Администрации
Яльчикского сельского поселения Личная подпись И.О. Фамилия Дата
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
27. Реквизит «Оттиск печати» является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должностного лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
28. Заверенная копия документа изготавливается и выдается по письменному обращению заинтересованного лица с разрешения должностных лиц Администрации в пределах их компетенции.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Верно
Специалист администрации
Яльчикского сельского поселения Личная подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок их документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии 15 л.» Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
29. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Иванов
телефон
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом села.
30. Реквизит «Указания по исполнению документа» (далее – резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции (приложение № 5 к Инструкции).
Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручений (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:
Иванову И.И.,
Петрову П.П.
Прошу рассмотреть и внести
предложения.
Срок до 31.01.2015
Подпись Дата
На документах, имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
31. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа располагается реквизит «Отметка о контроле документа», который обозначается буквой «К», словом «Контроль» или проставлением штампа.
32. Реквизит «Отметка об исполнении документа» состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, содержит краткие сведения об исполнении, слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, давшем поручение.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
33. Реквизит «Отметка о конфиденциальности» проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде пометки «Для служебного пользования».
Необходимость проставления на документах пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.
34. Реквизит «Отметка о поступлении документа» при поступлении документа в Администрацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления проектов муниципальных правовых актов (постановлений, распоряжений администрации Яльчикского сельского поселения, а также документов Собрания депутатов Яльчикского сельского поселения, представляемых на рассмотрение Главе муниципального образования)
35. Название проекта. Название является реквизитом правового акта, отражающим его содержание. Название указывается с прописной буквы, формулируется с помощью существительного (как правило, отглагольного), отвечая на вопрос "о чем?". Например: «О регулировании...", "О выделении...", "Об утверждении...", "О командировании...", "О мерах...". Название, как правило, не должно состоять более чем из 30 слов. Название выравнивается по центру и кавычками не выделяется. Точка в конце названия не ставится. Текст проекта отделяется от названия 1 - 2 межстрочными интервалами. Если в названии проекта необходимо указать правовой акт, то указывается его форма и полное название. Если в названии проекта необходимо указать правовой акт органа исполнительной власти, то указываются также дата и номер такого правового акта. Название проекта, предусматривающего изменение правового акта, формулируется следующим образом: "О внесении изменений ..., если проект предусматривает внесение нескольких изменений; "О несении изменения …", если проект предусматривает внесение одного изменения. Если проектом предусматривается только изменение состава комиссии, совета, иного коллегиального органа, то название проекта, как правило, формулируется следующим образом: "Об изменении состава комиссии ..."; "Об изменении состава совета ...". Если в названии проекта необходимо указать правовой акт, название которого состоит более чем из 20 слов, то название такого правового акта указывается, как правило, сокращенно - только форма, дата и номер. Например: "О внесении изменений в постановление администрации Яльчикского сельского поселения от 1 января 2015 года N 1". Если в названии проекта необходимо указать несколько правовых актов, то они указываются обобщенно. Например: "О внесении изменений в некоторые правовые акты администрации Яльчикского сельского поселения по вопросам ………………."; Если в проекте предполагается урегулировать различные, но взаимосвязанные друг с другом вопросы, то применяется обобщающая формулировка при помощи слов "об актах", "о мерах", "об отдельных вопросах" и т.п. Например: "О мерах по совершенствованию деятельности в сфере ...". 36. Содержание проекта. Изложение проекта должно быть кратким, ясным, обеспечивающим простоту, понятность и доступность содержания. Положения проекта должны быть однозначными, не допускающими возможность их произвольного толкования. Стиль изложения проекта - официально - деловой, без применения метафор, аллегорий, устаревших или сленговых терминов и выражений. Преамбула проекта содержит разъяснение целей, мотивов и оснований принятия правового акта. Включение в преамбулу положений нормативного характера не допускается. Преамбула должна быть изложена кратко, как правило, не более одного абзаца. В преамбуле проекта используются устойчивые формулировки «воисполнение», «в соответствии", "на основании", "руководствуясь", "в связи», «в целях" и т.п. В проектах постановлений преамбула завершается словом "администрация Яльчикского сельского поселения постановляет:". Формулировки «во исполнение», «в соответствии", "руководствуясь» используются для указания в качестве правового основания на правовой акт большей или равной юридической силы. Преамбула выделяется отдельным абзацем. В конце преамбулы ставится двоеточие. В преамбуле рекомендуется делать ссылки на конкретные пункты, статьи правовых актов, являющихся правовым основанием принятия правового акта. Например: "В соответствии со статьей 4 Федерального закона "О ………. в Российской Федерации" администрация Яльчикского сельского поселения постановляет:". Если правовым основанием принятия проекта является необходимое в соответствии с законодательством решение, то в преамбуле перед указанием на соответствующее решение используются слова "на основании". Например: "На основании решения межведомственной комиссии от 1 февраля 2015 года … ". Если правовым основанием проекта является решение, обращение и т.п., имеющее рекомендательный характер, то в преамбуле перед указанием на соответствующее решение используются слова "с учетом". Например: "С учетом решения комиссии от 1 февраля 2015 года…". Проекты могут не иметь преамбулы, если разъяснение целей, мотивов и оснований принятия правового акта не требуется. За преамбулой следует основная часть. Текст после преамбулы всегда начинается с прописной буквы. Проект должен содержать только положения, регулирующие, взаимосвязанные друг с другом вопросы. Проект не должен содержать неприменимые или невыполнимые на практике положения (предписания), а также положения (предписания), неисполнение которых не влечет юридических последствий. Не допускается использование слов и выражений, не имеющих юридического содержания и делающих исполнение предписаний невозможными для контроля, например: "усилить", "укрепить", "активизировать", "повысить", "охватить". В проекте должны быть даны определения вводимых технических, научных и специальных терминов, если они не определены законодательством. Слова и выражения в проекте используются в значении, обеспечивающем их точное понимание и единство с терминологией, применяемой в законодательстве. Не допускается обозначение в проекте разных понятий одним термином или одного понятия разными терминами. Термины в проекте должны использоваться в том значении, которое придается им в законодательстве. Изложение основной части проекта осуществляется с учетом: - конкретности в определении целей, задач и средств их достижения; - обеспечения необходимыми финансовыми средствами; - определения исполнителей и сроков исполнения. Например: "Комиссии по …… в срок до 1 января 2016 года разработать и представить на утверждение ……… (название проекта, иного документа)". Если проектом предусматриваются поручения, проведение мероприятий и т.п., то в проекте в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами, определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта. При отсутствии объекта контроля (поручений, мероприятий и т.п.) возложение контроля за исполнением правового акта не предусматривается (например, если проектом предполагается только утверждение положения об органе исполнительной власти). Фамилия и инициалы руководителей органов управления, структурных подразделений, организаций, упоминаемых в тексте проекта, не указываются, за исключением случаев, когда проектом предусматривается назначение соответствующего руководителя, а также когда должность соответствующего лица не является персонифицированной. В пунктах о возложении контроля за исполнением правового акта на должностное лицо должность, инициалы и фамилия должностного лица указываются обязательно. В проектах о командировании указываются должность, инициалы и фамилия командируемого лица. Если предусматривается общий порядок вступления в силу правового акта, то положения о порядке вступления в силу не указываются. Если проектом предусматривается иной по сравнению с общим порядок вступления в силу правового акта, то положения о порядке вступления в силу правового акта располагаются в конце проекта. Если проектом предусмотрено возложение контроля за исполнением правового акта, то положения о порядке вступления в силу правового акта располагаются перед положением о возложении контроля. В проекте должен быть решен вопрос о признании утратившими силу, изменении правовых актов, изданных по тому же вопросу, если это входит в компетенцию соответственно Администрации Зареченского сельского поселения. В конце проекта на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписать правовой акт. 37. Требования к изложению текста проекта. Формы нормативных правовых актов Российской Федерации, Чувашской Республики (Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, Федеральный закон, Закон Чувашской Республики и др.)- указываются с прописной буквы, если иное не установлено законодательством. При указании на кодексы, если иное не установлено законодательством, с прописной буквы указывается первое слово, например: Гражданский кодекс Российской Федерации, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Формы нормативных правовых актов (постановления Правительства Российской Федерации, Правительства Чувашской Республики) - указываются со строчной буквы, если иное не установлено законодательством. При ссылке в проекте на Конституцию Российской Федерации, Устав (Основной Закон) Чувашской Республики, Устав Яльчикского района Чувашской Республики, кодексы, основы законодательства, законы дата и номер таких нормативных правовых актов не указываются. При ссылке на правовые акты органов исполнительной власти указываются также дата и номер правового акта. При этом реквизиты указываются в следующей последовательности: форма правового акта, дата, номер, название. Не допускаются ссылки на еще не изданные правовые акты. Если в тексте проекта необходимо указать приложение, утвержденное каким-либо правовым актом, то указывается название приложения и форма, дата, номер, название или только форма, дата, номер такого правового акта. Например: "Положение о районной межведомственной комиссии по вопросам демографии, семьи, женщин и детей, утвержденное постановлением администрации Яльчикского района от 18 декабря 2012 года N 276». Даты в проектах указываются только словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова «год» в соответствующем падеже, без сокращения. В однозначном числе месяца ноль перед цифрой не ставится. Например: 1 января 2015 года. Для удобства изложения последующего текста проекта могут применяться сокращенные термины (названия органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, правовых актов, мероприятий и т.п.), о чем указывается непосредственно после первого упоминания сокращаемого термина. При этом сокращенный термин указывается в именительном падеже. Например: "Республиканская целевая программа (далее - программа)"; "Республиканский конкурс на лучший семейный архив (далее - конкурс)". В проекте может быть приведен перечень сокращений, используемых в тексте. Если в проекте упоминается физическое лицо, то инициалы ставятся перед фамилией. В составах комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов инициалы ставятся после фамилии. В проектах о назначении на должность или освобождении от должности фамилия, имя и отчество соответствующего лица указываются полностью. Составы комиссий, советов, иных коллегиальных органов излагаются в табличной форме. Границы таблицы не выделяются. В левой графе указываются фамилия, имя и отчество (или инициалы), в правой графе через дефис занимаемая должность соответствующего лица и, при наличии, его должность в составе коллегиального органа. Нумерация лиц в составе не производится, точка с запятой после каждой должности, и точка в конце не ставятся. Точка в конце ставится в случае, когда состав изложен в пункте проекта. В проектах после должности лица, не являющегося работником органа местного самоуправления, указываются слова "(по согласованию)". Примечания, сноски в тексте проекта указываются, как правило, в приложениях и только в случае, когда содержание примечания, сноски невозможно изложить в пункте, подпункте, абзаце и т.д. проекта. Примечания располагаются в конце и обозначаются словом "Примечание." При наличии нескольких примечаний они нумеруются арабскими цифрами. Знак сноски указывается верхним индексом звездочкой или арабской цифрой. Сноска располагается в конце листа и отделяется от текста горизонтальной линией длиной 5 - 6 см, располагаемой у границы левого поля листа. Сноска к положениям, изложенным в таблице, располагается после таблицы. При ссылке на отдельные положения правовых актов статьи, пункты, подпункты обозначаются соответствующими цифрами, буквами (при этом буквы заключаются в кавычки), а части статей, абзацы, предложения - словами. Например: статья 1, пункт 1, подпункт 1, подпункт "а", часть первая, абзац первый, первое предложение. Внутренние ссылки в проекте указываются при помощи слова "настоящий". Например: "настоящего постановления", "в соответствии с пунктом 1 настоящего постановления", "настоящим распоряжением". В тексте проекта, за исключением формул, таблиц, не допускается применять математический знак "-" перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус"); применять без числовых значений математические знаки, например: ">" (больше), "<" (меньше), "=" (равно), "+" (плюс) и их сочетания, а также знак "%" (проценты). Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, разделов, глав и иных структурных элементов, страниц, например: приложение N 1, таблица N 1, глава 1, пункт 1, страница 1. 38.Приложения к проекту. Часть содержания проекта может быть оформлена приложением к проекту. Документы, утверждаемые правовыми актами или прилагаемые к ним (положение, порядок, правила, перечень, устав, инструкция, реестр, список, схема, расписание, план, график, программа, регламент, состав и т.п.), оформляются в виде приложений к правовым актам. В проекте приводится положение об утверждении соответствующего документа или ссылка на утверждаемый (прилагаемый) документ. Как правило, в приложения помещаются таблицы, карты, схемы, сметы, составы комиссий, положения и т.п. Приложения к правовым актам являются их неотъемлемой частью. В проекте должны быть ссылки на приложения, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N _)", например: "Утвердить порядок проведения мероприятий согласно приложению к настоящему распоряжению"; "Утвердить прилагаемый План ..."; "Утвердить Положение о ... (приложение N 1)"; "Утвердить прилагаемый состав организационного комитета"; "Принять к сведению информацию согласно приложению к настоящему распоряжению". Документы, утверждаемые правовыми актами, также могут иметь приложения. На первом листе в верхнем правом углу приложения указываются слово "Приложение", номер приложения (если их несколько), название документа, к которому оформлено приложение, Приложение N 1 к Порядку ……………………… Приложения к проекту должны иметь названия, включающие указание на вид документа (положение, порядок, правила, перечень, устав, инструкция, реестр, список, схема, расписание, план, график, программа, регламент, состав и т.п.). Расстояние от названия до текста приложения должно быть от 1 до 3 межстрочных интервалов. Вид таких документов, как положение, порядок, правила, устав, инструкция, план, регламент указывается в проекте с прописной буквы. Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами. Например:"ПОЛОЖЕНИЕ", "ИНСТРУКЦИЯ". 39. Особенности подготовки проектов, предусматривающих внесение изменений в правовые акты, признание утратившими силу правовых актов. Если проект предусматривает изменение правового акта, то разделы, главы, параграфы, пункты, подпункты, абзацы, предложения, приложения к правовому акту исключаются, излагаются в новой редакции; слова, символы исключаются или заменяются; правовой акт дополняется новыми положениями (разделами, главами, параграфами, статьями, пунктами, подпунктами, абзацами, предложениями, словами и т.д.). Например: "раздел 2 исключить"; "пункт 3 исключить"; "в пункте 2 слова " Ростовской области" исключить"; "слова " Ростовской области" заменить словами "Российской Федерации"; "пункт 1 изложить в следующей редакции:"; "абзац второй пункта 1 изложить в следующей редакции:"; "раздел 1 изложить в следующей редакции:"; "приложение N 1 изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению"; "первое предложение изложить в следующей редакции:"; "дополнить распоряжение пунктом 3 следующего содержания:"; "пункт 1 дополнить подпунктом 3 следующего содержания:"; "пункт 1 дополнить третьим предложением следующего содержания:"; "пункт 3 дополнить абзацем шестым следующего содержания:"; "пункт 1 после слов "органами местного самоуправления" дополнить словами "Яльчикского района"; Положения проекта, предусматривающие прекращение действия какого-либо правового акта, излагаются по следующей форме: "признать утратившим силу распоряжение администрации Яльчикского сельского поселения от ______ N __ "О ..."; Если правовым актом предусматривается прекращение действия какого-либо правового акта, то такой правовой акт признается утратившим силу. Правовые акты или их отдельные положения, которыми вносились изменения в признаваемый утратившим силу правовой акт, подлежат соответственно одновременному признанию утратившими силу или исключению. Если проектом предусматривается изменение отдельных терминов во всем тексте правового акта, то такое изменение осуществляется по следующей форме: "в тексте постановления слова "Глава администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики" в соответствующих падежах заменить словами "Глава Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики" в соответствующих падежах"; "в тексте постановления слова "предприятие, учреждение, организация" в соответствующих падежах и числах заменить словом "организация" в соответствующих падежах и числах"; "в тексте постановления слова "муниципальный орган" в соответствующих падежах и числах заменить словами "орган местного самоуправления" в соответствующих падежах и числах". Не допускается использование таких формулировок, как "по всему тексту", "во всем постановлении". Текст вносимых изменений выделяется кавычками. Не допускается использование следующих формулировок: "слова ... заменить на слова"; "изложить в редакции:"; "в пункте 1 дополнить слова"; "дополнить через запятую словами"; "приложение N 1 заменить"; "признать (считать) утратившим силу пункт 1"; "считать утратившим силу постановление"; "отменить постановление". Подготовка проекта о внесении изменений в правовой акт путем изложения его или приложений к нему в новой редакции осуществляется, как правило, в случаях, когда: - правовой акт в значительной мере устарел и (или) многие его положения исключены (утратили силу); - в правовой акт неоднократно вносились изменения, вследствие чего затруднено его применение; - необходимо внести изменения во многие - более половины текста положения правового акта. Отсчет абзацев ведется с первой красной строки подпункта, пункта. Излагаемые в новой редакции пункты, подпункты и обозначенные дефисом абзацы должны содержать соответствующий номер пункта, подпункта, дефис. Излагаемые в новой редакции пункты, подпункты и абзацы указываются с красной строки. Излагаемые в новой редакции предложения указываются с красной строки только в случае, когда они являются первыми в пункте, подпункте, абзаце. Вновь включаемым в текст правового акта структурным элементам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных элементов того же вида с добавлением к указанным номерам через дефис или точку дополнительных порядковых номеров, начиная с первого. Новым структурным элементам, включаемым в текст правового акта после последнего структурного элемента того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего. При исключении из правового акта разделов, глав, параграфов, пунктов и подпунктов, а также при дополнении правового акта разделами, главами, параграфами, пунктами и подпунктами изменение нумерации последующих разделов, глав, параграфов, пунктов и подпунктов не производится.
Подраздел 4. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
41. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной группы (далее – протокол) составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
42. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствующих на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).
Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:
Присутствовали: 42 человека (список прилагается)
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.
В последнем случае в тексте делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). (Образец оформления полного протокола в приложении № 4 к Инструкции).
Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Многострочные наименования должностей, присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней черты и на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью администрации (Образец оформления краткого протокола в приложении № 5).
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;
вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
43. Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящему органу исполнительной власти и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.
Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по поручению Главы поселения.
Докладная записка может быть внутренней и внешней.
Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты:
наименование организации – автора документа;
вид документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
дата документа;
адресат;
наименование документа, кратко и точно отражающее его содержание;
текст документа;
подпись автора документа;
Внешняя докладная записка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:
вид документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
дата документа;
место составления;
адресат;
наименование документа (печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов);
текст документа;
подпись Главы сельского поселения – автора документа.
44. Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах.
Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.
Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.
В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.
После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
вид документа;
дата документа;
место составления;
наименование документа;
гриф утверждения (при необходимости);
текст;
подписи;
печать.
45. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение № 8 к Инструкции).
После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:
в графе «Принял» указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
в графе «Передал» указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана Главе сельского поселения в возможно короткий срок.
46. Доверенность оформляется на представителя Главы Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики, администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий от имени Главы поселения, Администрации поселения.
Доверенность оформляется на бланке Администрации.
Вид документа «ДОВЕРЕННОСТЬ» печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2-3 межстрочными интервалами от текста доверенности.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
1) должность доверенного лица;
2) организация, в которой производятся действия по доверенности;
3) вид действия;
4) образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);
5) заверение подлинности подписи (при необходимости);
6) срок действия доверенности.
Доверенность оформляется в двух экземплярах.
Первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.
Второй экземпляр с визами хранится в Администрации.
Доверенности, выданные от имени Главы поселения, Администрации поселения, регистрируются как исходящий документ и имеют единую валовую нумерацию в рамках каждого года.
В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя Главы поселения, Администрации поселения, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату.
47. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Служебные письма готовятся:
1) как ответы о выполнении поручений Главы поселения;
1) как сопроводительные письма;
2) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
3) как инициативные письма.
Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Главы сельского поселения.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленной формы формата А4 или А5.
Служебные письма, подписываемые несколькими должностными лицами, оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь одну (единую) дату.
При оформлении служебного письма не допускается использование оборотной стороны листа.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Письмо может иметь краткое наименование, которое раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его наименование может быть сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.
Служебные письма излагаются: от 1-го лица единственного числа ("прошу Вас представить данные о...", "считаю возможным принять участие в...", «направляю…), от 1-го лица множественного числа ("просим предоставить информацию...", "направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация не считает возможным...", "Администрация предлагает рассмотреть возможность...").
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составление письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 9.
Раздел 3. Организация документооборота
Подраздел 5. Прием и первичная обработка поступающих документов
48. Первичная обработка поступивших в Администрацию документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у ответственного за делопроизводство специалиста, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.
Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержавшие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.).
49. Доставка документов в Администрацию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания.
50. Служебные документы, которые поступили, минуя ответственного за делопроизводство специалиста, должны быть сданы для регистрации в тот же день.
Подраздел 6. Предварительное рассмотрение документов
51. Предварительное рассмотрение документов проводится в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Главой поселения, а также распределения поступивших документов должностным лицам.
На рассмотрение Главы поселения передаются документы, полученные от вышестоящих органов, касающиеся деятельности Администрации поселения, иных органов исполнительной власти, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности, требующим решения.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация его соответствующему лицу.
52. Документы, адресованные Главе поселения, в Администрацию, а также без указания конкретного должностного лица или органа исполнительной власти предварительно рассматриваются специалистом, ответственным за делопроизводство, а затем направляются Главе поселения.
53. Телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
54. Предварительное рассмотрение электронных сообщений, поступающих по электронной почте, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях.
55. Ответственный за делопроизводство специалист в первую очередь осуществляет предварительное рассмотрение документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности доставки.
Подраздел 7. Регистрация поступающих документов
56. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Не подлежат регистрации материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении № 10 к Инструкции.
57. Документы регистрируются и учитываются с внесением следующих основных реквизитов:
входящий номер документа;
дата поступления документа;
адресант;
адрес адресанта;
номер документа;
дата документа;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование текста;
вид документа;
вид доставки документа;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
указания по исполнению документа.
59. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.
59. Телеграммы, телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.
60. После регистрации документы передаются на рассмотрение Главе поселения. Срочные документы передаются незамедлительно.
61. В случае, если поступивший документ является ответом на запрос, ответственный за делопроизводство специалист подбирает документы, на которые имеется ссылка и формирует в одно дело.
62. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются «в дело». Информация об исполнении документа заносится в журнал регистрации с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.
63. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через ответственного за делопроизводство, при этом документы вторично не регистрируются.
Подраздел 8. Порядок рассмотрения документов и
доведение документов до исполнителей
65. На рассмотрение Главе поселения документы передаются после их регистрации (в случае, когда они подлежат регистрации).
По результатам рассмотрения документов Глава поселения дает поручения в форме резолюции. Текст резолюции, как правило, оформляется на бланках резолюций (приложение № 7), прилагаемых к лицевой стороне первого листа документа.
Резолюции оформляются в соответствии с пунктом 30 Инструкции.
Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка «созыв», «обобщение», «отв.», «свод» и т.п. Остальным исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
66. Сроки исполнения документов заносятся в журнал.
Подраздел 9. Контроль исполнения документов
67. Сроки исполнения документов определяются Главой поселения, который дает поручение (подписывает резолюцию) исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
68. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, координацию и анализ хода исполнения, учет и обобщение результатов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело.
69. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
70. Делопроизводственный учет находящихся на контроле документов осуществляет ответственный за делопроизводство специалист.
71. Контроль исполнения документов осуществляется должностными лицами, уполномоченными руководителем.
72. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении.
73. Контроль исполнения поручений в Администрации осуществляется с помощью журнала регистрации входящих документов.
Подраздел 10. Работа исполнителей с документами
75. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись Главе поселения.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
76. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением (резолюцией) Главы поселения направляется ответственному исполнителю.
Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией) Главы поселения.
77. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с законодательством.
78. В исключительных случаях лицо, ответственное за исполнение поручения, представляет на имя Главы поселения мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения срока исполнения поручения.
79. Соисполнители имеют право:
- докладывать об исполнении поручения Главе поселения только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;
- вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
80. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации, и соблюдение сроков его выполнения.
81. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).
82. После исполнения документа в журнале проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Подраздел 11. Организация работы с отправляемыми документами
83. Документы, направляемые на подпись Главе поселения, должны быть завизированы ответственным исполнителем в соответствии с пунктом 26 Инструкции. Подписанные документы передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводству специалисту Администрации.
Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, производится сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие:
подписи;
виз;
приложений;
отметки об исполнителе;
правильности написания адресата;
номера и даты документа, на который дается ссылка.
Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю.
Подраздел 12. Регистрация отправляемых документов
84. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно ответственным за делопроизводство специалистом с внесением реквизитов:
исходящий номер документа;
дата документа;
вид документа;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование текста;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
адресат;
вид отправки документа.
85. На исходящем документе Администрации указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер.
01.03.2015 № 550/01-15
где:
555 – порядковый номер;
01-15 – № дела по номенклатуре, в котором хранится документ.
86. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.
87. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 85 Инструкции.
Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.
Подраздел 13. Отправка документов
88. Исходящие документы передаются почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает должностное лицо, подписавшее документ.
89. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется ответственным за делопроизводство в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
90. Документы отправляются в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего 2-й экземпляр документов с визами подшиваются в дела.
91. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются регистрационные индексы отправляемых документов.
92. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию Главы поселения.
93. Вопросы срочной доставки документов решаются Главой поселения. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
94. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и непосредственного руководителя;
3) запрещается передавать текст документов с пометкой «для служебного пользования».
95. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Подраздел 14. Учет и анализ объема документооборота
96. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.
Учет документов ведется раздельно по входящим и исходящим документам, по корреспондентам (адресатам).
За единицу подсчета принимается экземпляр документа, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
97. Итоговые сведения об объеме входящих и исходящих документов в Администрации составляются ответственным за делопроизводство для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Раздел 4. Документальный фонд Администрации Яльчикского
сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
Подраздел 15. Разработка и ведение номенклатуры дел
Администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района
Чувашской Республики
98. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации поселения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации поселения. Документальный фонд Администрации поселения - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности Администрации поселения.
Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за делопроизводство, не позднее 15 декабря текущего года на основе изучения законодательства, определяющего полномочия Администрации, перечней документов с указанием сроков их хранения, иных документов, регламентирующих порядок документирования деятельности Администрации, Номенклатур за предшествующие годы, документов, образующихся в деятельности Администрации поселения. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура рассматривается на заседании экспертной комиссии Администрации, затем утверждается Главой поселения.
В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.
В случае изменения функций и структуры Администрации номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Ростовской области.
Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело, 2-й используется ответственным за делопроизводство как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве Администрации, 4-й - в архивном отделе Администрации. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.
(Форма номенклатуры дел и Порядок составления номенклатуры дел в Приложении № 11)
Подраздел 16. Формирование дел и их текущее хранение
99. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
100. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) и систематизаций документов внутри дела.
101. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
101. Дела формируются специалистами Администрации, которые обеспечивают сохранность документов и дел.
102. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
5) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
6) помещать в дела факс граммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
8) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
9) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
10) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
12) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
13) положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
14) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
15) при формировании правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.);
16) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
17) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
18) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
19) переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
20) законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера;
103. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Администрации или на уничтожение являются кабинеты специалистов Администрации, у которых были сформированы соответствующие дела.
104. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
105. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
106. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
107. Дела документального фонда Администрации поселения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Администрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
108. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене специалистов, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
109. Выдача дел работникам Администрации для работы осуществляется под расписку в журнале выдачи дел во временное пользование в рабочие помещения Администрации. В нем указывается специалист, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы поселения.
110. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении у специалистов, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы поселения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
111. Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия и состояния дел, выдачей дел во временное пользование, изъятием документов из дел осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство.
Подраздел 17. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение
112. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
113. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности проводится на стадии делопроизводства:
1) при составлении номенклатуры дел;
2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
3) при подготовке дел к передаче в архивный отдел Администрации (муниципальный архив).
114. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Администрации, положение о которой утверждается распоряжением Главы поселения.
115. Экспертиза ценности документов производится ежегодно.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению у специалистов Администрации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых, истекли.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
116. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
117. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками Администрации при методической помощи и под контролем лица, ответственного за делопроизводство и архив Администрации.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела (приложение № 12), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела по установленной форме (приложение № 13), составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 14), подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
118. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.
119. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Администрации составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
Подраздел 18. Уничтожение документов и дел
с истекшим сроком хранения
120. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 15). Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Администрации одновременно.
121. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).
122. Согласованные экспертной комиссией Администрации акты утверждаются Главой поселения.
123. После утверждения акта Главой поселения дела передаются на переработку (утилизацию). После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... №..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
Подраздел 19. Передача дел на архивное хранение
124. В архив Администрации поселения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся у специалистов и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
125. Передача документов в архив Администрации производится по утвержденным описям дел.
126. Передача дел в архив Администрации осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за делопроизводство и архив.
127. Прием дел производится лицом, ответственным за делопроизводство и архив, в присутствии работника с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела).
128. Лицом, ответственным за делопроизводство и архив, предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками Администрации.
129. Вместе с делами в архив Администрации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
130. В случае ликвидации или реорганизации Администрации специалисты формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив Администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.
131. Информация социально-правового характера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (далее – справки). Справки подписываются и заверяются печатью Администрации. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при предъявлении документов, подтверждающих родственные отношения или документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
Подраздел 20. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
132. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
133. Печать «Администрация Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики учитываются, хранятся и проставляются специалистом Администрации, ответственным за делопроизводство и архив.
134. Мастичные печати используются для отметок о получении, регистрации, прохождении и контроле документов.
Печати и штампы учитываются специалистом Администрации, ответственным за делопроизводство и архив, в журнале учета печатей и штампов.
135. Изготовление печатей и штампов в Администрации осуществляется ответственным за делопроизводство и архив по заявке, утвержденной Главой поселения, в организациях, имеющих сертификат на соответствующий вид деятельности.
136. Контроль за применением печатей и штампов, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагается на Главу поселения.
Запрещается передавать печати и штампы посторонним лицам и выносить их из служебных помещений Администрации без разрешения Главы поселения.
Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах. В случае утери печати или штампа работник, отвечающий за применение печатей и штампов, незамедлительно сообщает об этом Главе поселения. По результатам служебной проверки виновное лицо несет ответственность в соответствии с законодательством.
Уничтожение печатей и штампов осуществляется путем измельчения и производится по акту, составленному комиссией, состав которой утверждается правовым актом Администрации
Приложения:
№ 1. ФОРМА БЛАНКА постановления администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
№ 2. ФОРМА БЛАНКА распоряжения администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
Образец оформления правового акта администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
№ 3. ФОРМА БЛАНКА протокола заседания администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
№ 4. Образец оформления краткого протокола;
№ 5. ФОРМА БЛАНКА письма администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
№ 6. ФОРМА БЛАНКА резолюции Главы администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
№ 7. ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ телеграммы в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ телефонограммы в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
№ 8. ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ служебного письма;
№ 9. ПЕРЕЧЕНЬ материалов справочно-информационного характера, не подлежащих регистрации в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики;
№ 10. Форма номенклатуры дел администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики, ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ;
№ 11. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ;
№ 12. Форма листа-заверителя дела;
№ 13. Форма внутренней описи документов дела;
№ 14. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
№ 15. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ;
№ 16. Журнал учета печатей и штампов.
|
ФОРМА БЛАНКА
постановления администрации Яльчикского сельского поселения
Чувашской Республики
Чёваш Республики
Елч.к район.
Елч.к ял поселений.н
администраций.
ЙЫШЁНУ
_____ =. ____________-м.ш.
№ ______
Елч.к ял.
|
|
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
Чувашская Республика
Яльчикский район
Администрация
Яльчикского сельского
поселения
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
«____» ___________ _____ г.
№ ______
село Яльчики
|
|
ФОРМА БЛАНКА
распоряжения администрации Яльчикского сельского поселения
Чувашской Республики
Чёваш Республики
Елч.к район.
Елч.к ял поселений.н
администраций.
ХУШУ
_____ =. ____________-м.ш.
№ ______
Елч.к ял.
|
|
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
Чувашская Республика
Яльчикский район
Администрация
Яльчикского сельского
поселения
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«____» ___________ _____ г.
№ ______
село Яльчики
|
|
Образец оформления правового акта
администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
Чёваш Республики
Елч.к район.
Елч.к ял поселений.н
администраций.
ЙЫШЁНУ
_____ =. ____________-м.ш.
№ ______
Елч.к ял.
|
|
Чувашская Республика
Яльчикский район
Администрация
Яльчикского сельского
поселения
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
«____» ___________ _____ г.
№ ______
село Яльчики
|
Об Инструкции по делопроизводству в администрации
Яльчикского сельского поселения Яльчикского района
Чувашской Республики
В целях ……………………………………………………………………
…………………….:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации …………………………………………..
2. Распоряжение администрации …………………………………………… от __________ N ___ "Об Инструкции ____________________" признать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ……………………….
Глава …………………………. И.О. Фамилия
Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству
ФОРМА БЛАНКА
протокола заседания Собрания депутатов Яльчикского сельского поселения Яльчикского района
Чувашской Республики
АДМИНИСТРАЦИЯ ЯЛЬЧИКСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ЯЛЬЧИКСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
П Р О Т О К О Л
заседания Собрания депутатов Яльчикского сельского поселения Яльчикского района
Чувашской Республики
________________________ № _________________________
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации муниципальной целевой программы ...
Доклад специалиста администрации ...
2. О ..........................................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству
Образец оформления краткого протокола
АДМИНИСТРАЦИЯ ЯЛЬЧИКСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ЯЛЬЧИКСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
П Р О Т О К О Л
Совещания у Главы администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
________________________ № _________________________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы и
Фамилии в
алфавитном
порядке
---------------------------------------------------------------------------------------------------
I. О выполнении годового плана работы ...............................
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению ...
2. Специалисту ….
II. О введении мер по ...
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению ...
Глава ……………………………………. И.О. Фамилия
Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству
ФОРМА БЛАНКА
письма администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
|
Чёваш Республикин
Елч.к район.
Елч.к ял поселений.н
администраций.
Чувашская Республика
Администрация Яльчикского
сельского поселения
429380: Чувашская Республика:
Яльчикский район: с? Яльчики:
ул. Советская д? 2: тел?8(83549)2-51-84
факс 8(83549)2-54-64
эл.почта: sao-zalt@yaltch.cap.ru
_________________ № _____
_______________
|
Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству
ФОРМА БЛАНКА
резолюции Главы администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
ЯЛЬЧИКСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ЯЛЬЧИКСКОГО РАЙОНА
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
телеграммы в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района
Чувашской Республики
Адрес
ТЕЛЕГРАММА
Текст
№ ______
наименование должности личная подпись инициалы, фамилия
__________________________________________________________________
Адрес
Администрация Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района Чувашской Республики
Дата отправления
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
телефонограммы в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
Адресат
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Текст
наименование должности личная подпись инициалы, фамилия
__________________________________________________________________
Принял: наименование должности фамилия т. ____________
Передал: наименование должности фамилия т. ____________
Время передачи: ______ часов ______ минут
Дата передачи:
Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
служебного письма
Уважаемый ………………….!
Направляем замечания ………. ……………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
И.О. Фамилия
Приложение № 9
к Инструкции по делопроизводству
ПЕРЕЧЕНЬ
материалов справочно-информационного характера,
не подлежащих регистрации в администрации
Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.
2. Статистические отчеты, бюллетени, сборники.
3. Сводки.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5. Книги, газеты, журналы.
6. Рекламные материалы.
7. Графики, заявки.
8. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем).
9. Документы на иностранных языках без перевода.
10. Планы, отчеты информационного и справочного характера.
11. Бухгалтерские документы.
12. Документы информационного характера.
13. Копии правовых актов администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики, Собрания депутатов Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики, предназначенные для рассылки в органы исполнительной власти Яльчикского района Чувашской Республики.
14. Отдельные виды кадровых документов (графики отпусков, табели учета рабочего времени и т.д.).
_______________
Приложение № 10
к Инструкции по делопроизводству
Форма номенклатуры дел администрации
Яльчикского сельского поселения Яльчикского района
Чувашской Республики
|
Собрание депутатов и Администрация
Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района Чувашской Республики
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ № ________
на ________________год
|
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
Подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
|
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, части)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
Название раздела
|
|
|
|
|
|
|
|
специалист администрации,
|
|
|
|
отв. за делопроизводство
|
подпись
|
И.О. Фамилия
|
00.00.0000
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации
от ____________№_______
|
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в администрации Яльчикского сельского поселения
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
|
|
ИТОГО:
|
|
|
|
|
специалист Администрации,
|
|
|
|
отв. за делопроизводство
|
подпись
|
И.О. Фамилия
|
00.00.0000
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (кода) структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 05-05, где 05 - код структурного подразделения (направления деятельности), 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Распоряжения Администрации Яльчикского сельского поселения по основной деятельности
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с муниципальными учреждениями, организациями по вопросам финансирования.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Администрацией Яльчикского района по основным вопросам деятельности
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами сельских поселений о работе представительных органов власти поселений.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовой бухгалтерский отчет.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, согласованной с архивным учреждением.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Приложение № 11
к Инструкции по делопроизводству
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения
┌───────────────────────────┐
│Ф. N ____________________ │
│ │
│Оп. N ___________________ │
│ │
│Д. N ____________________ │
└───────────────────────────┘
Администрация Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района Чувашской Республики
ДЕЛО N 01-02
Постановления с № 1 по № 27 Администрации Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района Чувашской Республики и документы к ним
17 февраля
22 декабря
2015
На 117 листах
Хранить постоянно
┌─────────────────────┐
│Ф. N ______________ │
│ │
│Оп. N _____________ │
│ │
│Д. N ______________ │
└─────────────────────┘
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти (фондообразователя), делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование органа исполнительной власти - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Чувашской Республики (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа власти, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивном отделе Администрации после передачи дел на хранение.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для архивного шифра и наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 14).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на постоянное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Документы органов местного самоуправления являются муниципальной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.
Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования
дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
|
|
|
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________
|
N п/п
|
Индекс
документа
|
Дата
документа
|
Заголовок
документа
|
Номера листов
дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
|
Администрация Яльчикского
сельского поселения
Яльчикского района
Чувашской Республики
АКТ
_____________ № ________
________________________
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
за ________________год
|
УТВЕРЖДАЮ
Глава Яльчикского
сельского поселения
Подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
|
На основании _______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ______________
_____________________________________________________________________________
(название фонда)
|
N
п/п
|
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел
|
Дата дела или
крайние
даты дел
|
Номера
описей
|
Индекс дела
по
номенклатуре
или
№ дела по описи
|
Количество
дел
|
Сроки хранения
дела
и номера
статей по
перечню
|
Примеча-
ние
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
__________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________________ N ___________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ________ № ___________
Документы в количестве _______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N ________
Наименование должности работника
органа исполнительной власти,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 15
к Инструкции по делопроизводству
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
(наименование организации)
|
|
|
УТВЕРЖДАЮ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Фонд №
|
|
|
(наименование должности
руководителя организации)
|
|
ОПИСЬ №
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
|
дел постоянного хранения
|
|
|
|
|
|
|
(дата)
|
|
|
за
|
|
год
|
|
|
|
Название раздела (структурного подразделения организации)
|
|
№
п/п
|
индекс дела
|
заголовок дела
|
крайние даты
|
количество листов
|
примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено дел
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
|
|
|
|
|
|
|
(наименование должности
составителя описи)
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
(дата)
|
СОГЛАСОВАНО
|
|
УТВЕРЖДЕНО
|
|
|
|
|
|
Протокол ЭК
|
|
|
Протокол ЭПК
|
|
|
|
(наименование
|
|
|
(наименование уполномоченного
|
|
|
|
|
|
организации)
|
|
органа исполнительной власти в области архивного дела, федерального архива)
|
|
от
|
|
№
|
|
|
от
|
|
№
|
|
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В Администрации Зареченского сельского поселения описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно под методическим
руководством архивного отдела Администрации. По этим описям
документы сдаются в муниципальный архив.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Приложение № 16
к Инструкции по делопроизводству
Журнал учета печатей и штампов
|
N
п/п
|
Оттиск
печати
(штампа)
|
Наименование
печати
(штампа)
|
Дата
получения
печати
(штампа) от
изготовителя
|
Предприятие-
изготовитель,
дата и N
сопроводительного
документа
|
Кому выдана
(должность,
подразделение)
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
Роспись
работника
|
Дата возврата печати
|
Роспись
работника
|
Дата уничтожения
печати
|
Дата,
номер акта
|
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
СОГЛАСОВАНО
ЭК Администрации Яльчикского
сельского поселения
протокол № ____
от ___________________ года
|
СОГЛАСОВАНО
Глава Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики
____________ И.О. Фамилия
___________________________
|
Приложение № 17
к Инструкции по делопроизводству
Ознакомление муниципальных служащих администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики с инструкцией по делопроизводству
|
№п/п
|
ФИО
|
Должность
|
Подпись
|
|
1
|
Адюкова Татьяна Вячеславовна
|
Старший специалист 3 разряда (юрист)
|
|
|
2
|
Блинов Юрий Михайлович
|
И.о. главы администрации
|
|
|
3
|
Левая Ольга Владимировна
|
Старший специалист 3 разряда
|
|
|
4
|
Максимова Наталия Владимировна
|
Старший специалист 3 разряда
|
|