1.1. Настоящим определяется порядок приема, регистрации, учета, рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в органы местного самоуправления Штанашского сельского поселения Красночетайского района, проведения анализа порождающих их причин и характера, осуществления контроля за сроком и качеством их исполнения. 1.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на ведущего специалиста администрации Штанашского сельского поселения Красночетайского района. 1.3. Личную ответственность за организацию приема и рассмотрения обращений граждан в подразделениях несут руководители этих подразделений. 2. Прием, регистрация и учет письменных обращений граждан 2.1. Прием обращений граждан возлагается на ведущего специалиста администрации. При приеме обращений граждан проверяется правильность их адресования. Обращения, доставленные не по указанному адресу, незамедлительно возвращаются почтовому отделению связи не вскрытыми для отправления адресату. Обращения граждан с пометкой на конверте «лично» учитываются и передаются адресатам в закрытом виде, регистрационный штамп ставится на конверте. При вскрытии конвертов проверяется наличие в них обращений и документов. При отсутствии приложения или самого текста обращения составляется справка, которая прилагается к конверту и об этом сообщается автору обращения. 2.2. Признаются анонимными и рассмотрению не подлежат обращения граждан, в которых фамилия не указана или написана неразборчиво, не содержатся данные о месте жительства адресата и личная подпись. Если в анонимном обращении содержатся факты готовящегося, совершенного преступления или иного противоправного деяния, в том числе угроза совершения насилия в отношении должностных лиц, работников органов самоуправления или их родственников, подлинное анонимное обращение направляется в соответствующий правоохранительный орган. Анонимное обращение или его копия (в случае направления подлинного анонимного обращения в правоохранительные органы) и справка хранятся в делах в соответствии с утвержденной номенклатурой. 2.3. Все виды обращений, поступающих в администрацию сельского поселения, регистрируются в электронной Системе документооборота в течение суток со дня их поступления. В учетную карточку документа вносятся реквизиты документа, присвоенный документу входящий номер и индекс, контрольный срок, исполнитель, а также подразделение, организация, на рассмотрение которым будет передан документ, резолюция руководителя. 2.4. При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка. Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. При поступлении повторного обращения проводится анализ причин, побудивших автора вновь обратиться в администрацию Штанашского сельского поселения Красночетайского района. 2.5. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в один и тот же орган местного самоуправления, а также обращения, в которых содержатся дополнительные сведения по заданному вопросу, повторными не считаются. 2.6. Если в текущем году поступило несколько обращений одного и того же содержания и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационно-контрольной карточке (2.3. и т.д.) с указанием регистрационного номера по журналу регистрации и даты поступления каждого. Если от автора в текущем году поступило несколько обращений, но по разным вопросам, то на каждое обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. 2.7. Если обращение подписано двумя или более авторами, оно считается коллективным. Коллективными являются резолюции митингов, собраний, а также обращения, подписанные членами одной семьи. На обращения граждан, адресованные в федеральные органы государственной власти, Администрацию Президента Чувашской Республики и поступившие от указанных органов (далее контролирующие органы) с поручением сообщить им результаты их рассмотрения, заводится специальная контрольная карточка с пометкой «особый контроль», в которой помимо сведений о заявителе указывается орган, направивший обращения. 3. Рассмотрение письменных обращений граждан 3.1. Все поступившие обращения граждан при регистрации и учете определяются по принадлежности их исполнения. 3.2. Обращения по вопросам, не относящимся к ведению органа самоуправления, получившего обращения, направляются для рассмотрения по принадлежности, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Пересылка обращений, содержащих жалобы, на рассмотрение тем должностным лицам и организациям, действия которых обжалуются, не допускается. В этом случае рассмотрение жалобы и подготовка ответа автору производится непосредственно администрацией сельского поселения. 3.3. Обращения передаются исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя с отметкой об этом в регистрационно-контрольной карточке электронной Системы документооборота. Вопрос о передаче обращения из одного структурного подразделения в другое решается руководителем или его заместителями с обязательной корректировкой в регистрационно-контрольной карточке электронной Системы документооборота. При отсутствии в обращении достаточных данных для вынесения обоснованного решения требуются необходимые материалы или направляются работники на места для проверки, принимаются другие меры для объективного решения вопроса. При проверке обращений с выездом на место результаты оформляются справкой. 3.4. Проект подготовленного ответа на обращение визируется на его копии исполнителем с указанием даты в левом нижнем углу и передается на подпись руководителю. Исполнитель несет ответственность за содержание, ясность и четкость изложения ответов, достоверность ссылки на нормативные правовые акты. Если в резолюции руководителя указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного обращения является исполнитель, указанный в списке первым. На обращение, рассматриваемое работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ. 3.5. Ответы на обращения подписываются главой сельского поселения, его заместителем, в случае отсутствия. Внесение каких-либо изменений и дополнений в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, не допускается. Ответ должен быть своевременным и конкретным по содержанию, обоснованным на действующем законодательстве и охватывать все вопросы, поставленные в письменном обращении. Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указываются мотивы и, при необходимости, автору разъясняется порядок обжалования. 3.6. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме. В случае ответа его содержание излагается в справке должностным лицом, беседовавшим, с автором обращения и докладывается соответствующему руководителю. 3.7. Результаты рассмотрения обращений сообщаются автору, а в необходимых случаях – контролирующему органу. По обращениям, взятым на «особый контроль», ответ автору направляется лишь при наличии поручения контролирующих органов, направивших обращение для рассмотрения в орган местного самоуправления. 3.8. В ответах контролирующим органам на поступившие от них обращения граждан, в которых указываются факты нарушения законодательства, волокиты, бюрократизма, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений в отношении виновных лиц. На лицевой или оборотной стороне последнего листа ответа в левом нижнем углу указываются фамилия и инициалы исполнителя, и номер его телефона. При наличии специального поручения в эти органы возвращается обращение гражданина. 3.9. Оформленный надлежащим образом ответ на обращение, вместе с имеющейся перепиской, передается для отметки в регистрационно-контрольной карточке электронной Системы документооборота, после чего отправляется адресату. 3.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору обращения дан обоснованный ответ. Полученные от заявителя подлинные документы возвращаются ему заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения. Если обращения поступили от контролирующих органов, то полученные от заявителя подлинные документы возвращаются ему в установленном порядке, если нет иного поручения от контролирующих органов. 4. Работа с устными обращениями граждан 4.1. Личный прием граждан осуществляется главой сельского поселения, его заместителем в соответствии с графиком, который доводится до сведения граждан. 4.2. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заводится карточка учета посетителя, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество, место жительства посетителя, содержание обращения и результат его рассмотрения. Учет материалов обращений и результатов приема вводится в электронную Систему документооборота. 4.3. Лицо, ведущее прием, выслушав обращение гражданина, изучив представленные документы и материалы, дает соответствующие разъяснения. 4.4. Во время личного приема гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него соответствующий ответ в сроки, установленные для рассмотрения обращений. На письменных обращениях граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка «с личного приема», затем они направляются для регистрации и рассмотрения. 5. Сроки разрешения обращений и контроль за сроками их исполнения 5.1. Срок разрешения обращения исчисляется в календарных днях со дня его регистрации. 5.2. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней. Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются не позднее 7 дней со дня регистрации. 5.3. В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки разрешения обращения могут быть в порядке исключения продлены руководителем или заместителем руководителя органа самоуправления, но не более чем на один месяц, а обращения военнослужащих и членов их семей – не более чем на 15 дней. Обращения, поступившие от контролирующих органов, рассматриваются в сроки, установленные ими, но не более одного месяца, а в случае отсутствия указания на сроки – в сроки, указанные в данном пункте. О продлении срока разрешения обращения сообщается автору обращения и контролирующему органу (промежуточный ответ). Обращения граждан, содержащие предложения, рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается заявителю. Для соблюдения установленных сроков в регистрационно-контрольной карточке обязательно указывается ожидаемый срок направления ответа заявителю. 5.4. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению данной организации, пересылаются по принадлежности не позднее 5 дней в соответствующие организации для решения поставленных вопросов, о чем сообщается заявителю. В целях сокращения сроков разрешения обращений в необходимых случаях могут быть использованы электронная почта и факсимильная связь (факс). 5.6. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан осуществляется работниками, на которых возложено ведение делопроизводства (прием, регистрация, учет) по обращениям граждан, путем оперативного выяснения хода исполнения обращений, напоминаний и подготовке ответа, истребования от исполнителей причин задержки ответов. 5.7. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после выяснения решения и принятия, исчерпывающих мер по разрешению обращений. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю, контролирующим органам, направившим обращение, или дата возврата работнику, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, справки, в которой изложено содержание устного ответа. 6. Анализ письменных и устных обращений граждан 6.1. Работники, рассматривающие обращения, постоянно ведут отбор и накопление информации для составления аналитических материалов. 6.2. Поступающие обращения анализируются ведущим специалистом администрации. Для изучения характера обращений и порождающих их причин, ежеквартально проводится их анализ по следующему примерному перечню вопросов: - общее число поступивших обращений; - число повторных обращений; - кому направлено обращение; - характер обращения (предложение заявление, жалоба); - причина повторного обращения (несогласие с принятым решением, неполный ответ, задержка исполнения и т.д.); - категория заявителя (пенсионер, работающий, безработный, учащийся и т.д.); - содержание обращения; - результаты рассмотрения обращения (разъяснено, направлено на рассмотрение, взято на контроль, списано в дело); - сроки рассмотрения письменного обращения (до 5 дней, до 7 дней, до 15 дней, до 1 месяца, свыше 1 месяца при наличии промежуточного ответа). Особо рассматриваются случаи безосновательной задержки исполнения обращения. При анализе обращений особое внимание должно быть обращено на те жалобы, по которым были восстановлены нарушенные права и законные интересы граждан, а также выявлены недостатки в деятельности соответствующих органов или отдельных должностных лиц. Анализ обращений граждан оформляется справкой. 6.3. На основании результатов анализа руководителем органа местного самоуправления разрабатываются мероприятия по устранению причин, порождающих обращения граждан. 6.4. Обращения граждан, содержащие предложения, направленные на совершенствование действующего законодательства, систематически обобщаются и направляются в Администрацию Президента Чувашской Республики. 7. Ответственность должностных лиц 7.1. Должностные лиц, нарушающие порядок рассмотрения обращений граждан, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. 8. Хранение дел 8.1. Обращения граждан после их разрешения, со всеми относящимися к ним материалами, возвращаются исполнителем работнику, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя не производится. 8.2. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Не разрешенные обращения граждан и неправильно оформленные документы к делу не прикладываются. 8.3. Срок хранения обращений граждан и материалов по их рассмотрению и исполнению составляет 5 лет. По истечении срока хранения переписки дела подлежат уничтожению в установленном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения о существенных изменениях в организации работы органа местного самоуправления, способствующие устранению серьезных недостатков и злоупотреблений, подлежат постоянному хранению. Срок хранения аналитических справок по обращениям граждан, а также материалов по мероприятиям, устраняющим причины, порождающие обращения граждан – постоянный. Материалы постоянного хранения передаются в архив в установленном порядке.