В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в соответствующие архивные органы Чувашской Республики ПОСТАНОВЛЯЮ:
- Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии в администрации Яльчикского сельского поселения Яльчикского района (приложение 1).
Глава Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района ЧР В.В. Сайкин
Утвержден
постановлением администрации
Яльчикского сельского поселения
Яльчикского района ЧР
от «30» января 2014 года № 5
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии в администрации
Яльчикского сельского поселения Яльчикского района
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) Яльчикского сельского поселения создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующиеся в процессе деятельности, в соответствующие архивные органы Чувашской Республики.
1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при администрации сельского поселения. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения главой сельского поселения.
1.3. Персональный состав ЭК назначается постановлением главы сельского поселения из наиболее квалифицированных сотрудников под председательством заместителя главы сельского поселения.
1.4. ЭК – постоянно действующая комиссия. При выбытии одного из членов ее состав обновляется постановлением главы сельского поселения.
1.5. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики, нормативно-методическими документами архивной службы, настоящим Положением.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности дел на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
3.1. Ежегодно организует и проводит совместно со службой делопроизводства работу по отбору документов сельского поселения для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов сельского поселения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.
3.3. Оказывает содействие специалистам соответствующего архивного учреждения по:
выявлению владельцев личных архивов и возможной передаче их документов в состав архивного фонда Чувашской Республики;
инициативному документированию с целью создания устной истории сельского поселения.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение и согласование экспертно-проверечной комиссии соответствующего архивного учреждения, а затем на утверждение главы сельского поселения:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проектов, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе по личному составу;
описи дел по личному составу;
сводную номенклатуру дел сельского поселения.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для работников сельского поселения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышении их деловой квалификации.
4. Права ЭК
ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и работникам сельского поселения по вопросам работы с документами.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сообщения руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей соответствующих архивных учреждений.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать главу сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять Яльчикское сельское поселение в соответствующем архивном учреждении.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения, получает от них организационно-методические указания
5.2. ЭК работает по плану, утвержденному главой сельского поселения.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раза в год. Все заседания протоколируются.
5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и глава сельского поселения.
5.5. Ведение делопроизводства, контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря комиссии.