Об утверждении Положения об архиве

 Сабанчинского сельского поселения

Яльчикского района Чувашской Республики

         В соответствии ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125 – ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.), Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. №3 «Об архивном деле в Чувашской Республики» администрация Сабанчинского сельского поселения ПОСТАНОВЛЯЕТ:

          1.Утвердить Положение об   архиве Сабанчинского сельского поселения Яльчикского района Чувашской Республики (приложение 1).

 2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального обнародования.

Глава Сабанчинского

сельского поселения

Яльчикского района ЧР                                                            В.Н. Александров

Утвержден

постановлением администрации

сельского поселения

Яльчикского района ЧР

от «20» июня   2014 года № 48

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Сабанчинского  сельского поселения

Яльчикского района Чувашской Республики

                                             1. Общие положения

     1.1. Документы сельского поселения, имеющее историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в муниципальных архивах.

     До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законом Чувашской Республики «Об архивном фонде Чувашской Республики и архивах» хранятся в сельском поселении.

     1.2 Администрация сельского поселения обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Чувашской Республики, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

     Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся за счет сельского поселения.

       За утрату и порчу документов архивного фонда Чувашской Республики   глава сельского поселения несет ответственность согласно действующему законодательству.

       1.3. В сельском поселении для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

       Администрация сельского поселения обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

       1.4 Функции заведующего архивом возлагается на лицо, ответственное за деятельность архива.

       1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики по архивному делу, приказами и указаниями вышестоящих отраслевых органов, главы сельского поселения, правилами и другими нормативно-методическими документами государственной архивной службы и настоящим Положением.

       1.6. Архив работает по плану, утвержденным главой сельского поселения и отчитывается перед ним в своей работе.

       1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава сельского поселения.

       1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива сельского поселения осуществляет соответствующий архивный орган Чувашской Республики.

2. Состав документов архива

 В архив поступают:

       2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

       2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу предшествующей организации – Сабанчинской сельской администрации.

       2.3. Личные фонды специалистов сельского поселения.

       2.4. Служебные и ведомственные издания.

       2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

     Основными задачами архива являются:

       3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

       3.2. Учет, обозначение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящиеся в архиве.

       3.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых государственной архивной службой.

       3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве сельского поселения.

       Архив осуществляет следующие функции:

       3.5. Принимает не позднее чем через один год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений сельского поселения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой.

       3.6. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом Чувашской Республики графики представления описей на рассмотрение ЭПМК Госкомитета Чувашской Республики по делам архивов и передачи документов на государственное хранение.

       Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения

делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК сельского поселения.

       3.7. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

       3.8. Организует использование документов:

      информирует руководство и работников сельского поселения о составе и содержании документов архива;

       выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного пользования и научного использования, для работы в помещении архива;

       исполняет запросы и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

       ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

      3.9. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК поселения.

      3.10.Оказывает методическую помощь Службе делопроизводства и составления номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на архивное хранение.

       3.11. Ежегодно представляет в соответствующее архивное учреждение Чувашской Республики сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

       3.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение документы Архивного Фонда Чувашской Республики.

4. Права архива

 Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

       4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях сельского поселения.

        4.2. Запрашивать от структурных подразделений сельского поселения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность за деятельность архива

         5.1. Ответственное лицо за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.