Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, включая управленческую и документацию, образующуюся в процессе научно – технической и производственной деятельности Шоркистринского сельского поселения ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить постоянно действующую экспертную комиссию Шоркистринского сельского поселения (приложение №1). 2. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии Шоркистринского сельского поселения (приложение №2). 3. Утвердить положение об архиве Шоркистринского сельского поселения (приложение №3). Глава Шоркистринского сельского поселения О.А.Иванов Муллина В.Н. 44-2-31 Приложение №1 к постановлению главы Шоркистринского сельского поселения №52 от 20.12.2010 г. Состав экспертной комиссии Шоркистринского сельского поселения 1. Иванов Олег Анатольевич - глава Шоркистринского сельского поселения, председатель комиссии; 2. Муллина Валентина Николаевна – главный специалист – эксперт Шоркистринского сельского поселения – секретарь комиссии; 3. Иванова Татьяна Васильевна – специалист Шоркистринского сельского поселения – член комиссии; Приложение №2 УТВЕРЖДАЮ Глава Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики _________________ О.А. Иванов _____ _____________ 2010 г. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики 1. Общие положения 1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (далее – ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, включая управленческую и документацию, образующуюся в процессе научно-технической и производственной деятельности сельского поселения. 1.2. ЭК является совещательным органом при Главе Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения Главой администрации Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики. В необходимых случаях решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией администрации Урмарского района. 1.3. Персональный состав ЭК утверждается постановлением Главы администрации сельского поселения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается работник, ответственный за архив. 1.4. Председателем ЭК назначается специалист сельского поселения, ответственный за делопроизводство и архив. 1.5. ЭК – постоянно действующая комиссия. При выбытии одного из членов комиссии ее состав обновляется соответствующим постановлением. 1.6. Положение об ЭК после его согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) администрации Урмарского района утверждается главой администрации сельского поселения. 1.7. В своей деятельности ЭК руководствуется действующим архивным законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативными правовыми и методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, распорядительными документами вышестоящих органов, уставами или положениями сельского поселения, распорядительными документами сельского поселения, решениями ЭПК Минкультуры Чувашии, ЭПК администрации Урмарского района и настоящим Положением. 2. Основные задачи ЭК Основными задачами ЭК являются: 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; 2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив района. 3. Основные функции ЭК В соответствии с основными задачами ЭК выполняет следующие функции: 3.1. Организация ежегодного отбора документов сельского поселения для хранения и уничтожения. 3.2. Осуществление методического руководства по проведению экспертизы ценности документов структурных подразделений сельского поселения и по подготовке их к передаче на постоянное хранение, по разработке номенклатуры дел. 3.3. Рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК администрации Урмарского района, затем ЭПК Минкультуры Чувашии проекта номенклатуры дел сельского поселения, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, об утрате или неисправимом повреждении документов. 3.4. Подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК при администрации Урмарского района, затем ЭПК Минкультуры Чувашии предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.,2010) (далее – Перечень), и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем. 3.5. Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в сельском поселении. 3.6. Проведение консультаций и участие в проведении мероприятий по повышению квалификации для работников сельского поселения по вопросам работы с документами. 4. Права ЭК ЭК для решения стоящих перед ней задач и возложенных на нее функций имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и работникам сельского поселения по вопросам работы с документами. 4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов. 4.3. Привлекать для рассмотрения отдельных вопросов и приглашать на заседания работников организации, а также специалистов государственных и муниципальных архивов. 4.4. Информировать Главе администрации сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК. 5. Организация работы ЭК 5.1. ЭК работает в тесном контакте с ЭПК администрации Урмарского района и ЭПК Минкультуры Чувашии. 5.2. ЭК работает по плану, утвержденному главой сельского поселения. 5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Председатель ЭК имеет право созывать внеплановое заседание, если возникнут вопросы, требующие оперативного решения. 5.4. Секретарь комиссии (совместно с заинтересованными работниками) обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения ЭК и созыв заседаний в установленные сроки. Подготовленные документы доводятся секретарем до сведения членов ЭК и приглашенных за 3 дня до заседания. 5.5. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов комиссии. 5.6. Заседания ЭК протоколируются. Решения принимаются по каждому обсуждаемому вопросу (документу) большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну председатель имеет право решающего голоса, в исключительных случаях решение может быть принято главой сельского поселения. Особое мнение членов ЭК и приглашенных отражаются в протоколах или прилагаемых к ним заключениях. 5.7. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются Главой администрации сельского поселения. После утверждения протоколов заседаний ЭК принятые решения доводятся до исполнителей. 5.8. Председатель ЭК руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач. 5.9. Ведение делопроизводства, контроль исполнения принятых решений возлагается на секретаря ЭК. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК администрации Урмарского района от ____________ № Приложение №3 УТВЕРЖДАЮ Глава Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики __________________ О.А. Иванов ____ ______________ 2010 г. Положение об архиве Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики 1. Основные положения 1.1. Документы администрации Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики (далее-сельского поселения), имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, социальное и политическое значение, относящиеся к муниципальной собственности и входящие в состав Архивного фонда Чувашской Республики, подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве Урмарского района. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных архивным законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, хранятся в архиве сельского поселения. 1.2. Шоркистринское сельское поселение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в своей деятельности. В целях обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения, использования документов Архивного фонда Чувашской Республики и подготовки их к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив района создается архив сельского поселения (далее – архив). Архив может быть создан как самостоятельное подразделение или его функции возлагаются на специалиста, ответственного за архив, назначаемого постановлением главы Шоркистринского сельского поселения. 1.3. Глава администрации Шоркистринского сельского поселения Урмарского района Чувашской Республики обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. 1.4. Специалист сельского поселения, ответственный за архив, в соответствии с действующим архивным законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, также нормативными документами по делопроизводству и архивному делу обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в муниципальный архив района. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет сельского поселения. 1.5. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. .№ 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.), Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике“, Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), нормативными методическими документами Федерального архивного агентства, Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики, администрации района и настоящим Положением. 1.6. Архив работает по плану, утвержденному главой сельского поселения, и отчитывается перед ним в своей работе. 1.7. Контроль над деятельностью архива осуществляет глава сельского поселения. 1.8.Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет муниципальный архив района. 2. Состав документов архива В архив поступают: 2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности сельского поселения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу. 2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественников. 2.3. Личные фонды руководящих и заслуженных работников сельского поселения. 2.4. Служебные и ведомственные издания. 2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива (описи дел, паспорт архива, историческая справка и др.). 3. Задачи архива Основными задачами архива являются: 3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения. 3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. 3.3. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве сельского поселения. 3.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Чувашской Республики на постоянное хранение в муниципальный архив района с соблюдением требований, установленных нормативными документами по архивному делу. 4. Функции архива В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: 4.1. Принимает дела не позднее чем через 1 год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы по основным направлениям деятельности, откладывающиеся в сельском поселении, упорядоченные в соответствии с нормативными требованиями по архивному делу. 4.2. Составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) сельского поселения, затем – экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) администрации Урмарского района, затем – ЭПК Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (далее - ЭПК Минкультуры Чувашии) для согласования и утверждения. 4.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел и документов. 4.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам. 4.5. Организует использование документов: информирует руководство и работников сельского поселения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования; исполняет запросы организаций и граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. 4.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК сельского поселения. 4.7. Организует и оказывает методическую помощь в составлении сводной номенклатуры дел сельского поселения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на постоянное хранение. 4.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников сельского поселения по вопросам делопроизводства и архивного дела. 4.9. Ежегодно представляет в муниципальный архив района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива). 4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в муниципальный архив района документы сельского поселения. 5. Права архива Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в сельском поселении. 5.2. Запрашивать от работников сельского поселения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на него задач и функций. 6. Ответственность 6.1. Заведующий архивом или специалист, ответственный за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей в соответствии с действующим законодательством и должностной инструкцией. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК администрации Урмарского района от ____________ №