В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.), Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике», Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), нормативными методическими документами Федерального архивного агентства, Министерства информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики, администраций муниципальных районов и городских округов Чувашской Республики, администрация Рындинского сельского поселения Порецкого района п о с т а н о в л я е т:
- Утвердить прилагаемое «Положение об архиве Собрания депутатов и администрации Рындинского сельского поселения Порецкого района».
- Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава администрации
Рындинского сельского поселения А.М Кириллов
Утверждено
постановлением администрации
Рындинского сельского поселения
от 16.03.2020 № 26
Положение об архиве
Собрания депутатов и администрации
Рындинского сельского поселения Порецкого района
Основные положения
1.1. ДокументыСобрания депутатов и администрации Рындинского сельского поселения Порецкого района Чувашской Республики (далее – организация), имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, социальное и политическое значение, относящиеся к государственной и муниципальной собственности и входящие в состав Архивного фонда Чувашской Республики, подлежат постоянному хранению в соответствующих муниципальных архивах.
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных архивным законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, хранятся в архиве организации.
Организация, не являющаяся источником комплектования муниципального архива, осуществляет постоянное хранение документов до ликвидации организации.
1.2. Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в ее деятельности. В целях обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения, использования документов Архивного фонда Чувашской Республики и подготовки их к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив создается архив организации (далее - архив).
Архив может быть создан как самостоятельное подразделение или его функции возлагаются на специалиста, ответственного за архив, назначаемого распоряжением администрации сельского поселения.
1.3. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Организация в соответствии с действующим архивным законодательством Российской Федерации и Чувашской республики, также нормативными документами по делопроизводству и архивному делу, обеспечивает сохранность документов или их своевременную передачу на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет самой организации.
1.5. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.), Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике», Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), нормативными методическими документами Федерального архивного агентства, Министерства информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики, администраций муниципальных районов и городских округов Чувашской Республики и Положением об архиве.
1.6. Архив работает по плану, утвержденному руководителем организации, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.7. Контроль над деятельностью архива осуществляет руководитель организации.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующий муниципальный архив.
1.9. Положение об архиве разработано с учетом Основных правил работы архивов организаций и действующего законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Чувашской Республике, действующего законодательства Российской Федерации в области защиты информации и информационной безопасности.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций - предшественников.
2.3. Личные фонды руководящих и заслуженных работников организации.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива (описи дел, паспорт архива, историческая справка и др.).
3. Задачи архива
Основными задачами архива являются:
3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к описям, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.
3.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Чувашской Республики, образовавшихся в процессе деятельности организации, на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив с соблюдением требований, установленных нормативными документами по архивному делу.
4. Функции архива
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает завершенные делопроизводством и упорядоченные в соответствии с нормативными требованиями, дела, учитывает и хранит документы по основным направлениям деятельности, откладывающиеся в структурных подразделениях организации.
4.2. Составляет и представляет не позднее чем через два года после 5 завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, затем – экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – ЭПК Минкультуры Чувашии) для утверждения и согласования.
4.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел и документов.
4.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
4.5. Организует использование документов:
информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
исполняет запросы организаций и граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
4.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК организации.
4.7. Организует и оказывает методическую помощь в составлении сводной номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на постоянное хранение.
4.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.
4.9. Ежегодно представляет в соответствующий муниципальный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).
4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив документы Архивного фонда Чувашской Республики.
5. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в организации.
5.2. Запрашивать от работников организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на него задач и функций.
6. Ответственность
6.1. Специалист, ответственный за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей в соответствии с действующим законодательством и должностной инструкцией