Инструкция по делопроизводству в отделе социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики

Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики

 I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 1.1. Инструкция по делопроизводству в отделе социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения в отделе социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики (далее - Отдел), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Отделе.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для работников Отдела.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики и Примерной инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

1.3. Отдел организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих федеральному законодательству, законодательству Чувашской Республики и настоящей инструкции.

Настоящая Инструкция утверждается приказом начальника Отдела.

1.4. Делопроизводство в Отделе ведется с использованием автоматизированной системы делопроизводства, на карточках или в журналах.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Отделе, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется заместителем начальника Отдела, на которого возложены функции по документационному обеспечению Отдела.

Ответственность за организационно-техническое обеспечение, оформление принятых приказов и протоколов совещаний, за организацию делопроизводства, обеспечение сохранности документов Отдела и передачу их в вышестоящую организацию или в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на начальника Отдела.

 II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОТДЕЛА 

2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times ET и Times New Roman Cyr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1 - 2 пункта меньше - для дополнительного (таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала.

При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств ЭВТ основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.

2.2. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине нижнего поля листа в интервале 10 - 15 мм его нижней границы без букв и знаков препинаний.

При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств ЭВТ основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми. 

III. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

3.1. Бланки документов 

3.1.1. Документы Отдела, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1 - 5).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма администрации района оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.

3.1.2. В Отделе применяются следующие бланки:

бланк приказа начальника Отдела;

бланк письма;

бланк протокола.

3.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению.

3.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых видов бланков документов осуществляется по приказу начальника Отдела. 

3.2. Оформление реквизитов документов 

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Отдела обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

3.2.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики.

Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с действующим законодательством Чувашской Республики.

3.2.2. Наименование Отдела.

Наименование Отдела указывается в точном соответствии с Положением об Отделе.

Наименование Отдела печатают на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском на одном уровне. (Наименование на чувашском языке располагают:

слева - при горизонтальном расположении;

сверху при вертикальном расположении).

3.2.3. Справочные данные об администрации района.

Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты).

3.2.4. Наименование вида документа.

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции Отдела, содержанию документируемого управленческого действия.

3.2.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных правовых документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2003).

3.2.6. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.

Так, индекс 12/156, или 156/12, входящего документа включает:

12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А - 38.

3.2.7. Ссылка на регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.2.8. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

Министерство здравоохранения и социального развития Чувашской Республики   Отдел информационных технологий

                               

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

 

Министерство здравоохранения и социального развития Чувашской Республики  Отдел правового обеспечени  Ведущему специалисту А.И.Петрову

 При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата: 

Генеральному директору ООО "Азамат" В.Д.Иванову

                               

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес: 

Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264

 Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно. Например:

                             Главам сельских поселений Чебоксарского района 

Текст документа не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

3.2.9. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

 

УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики   Личная  подпись   Расшифровка подписи 16.10.2003

 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом начальника отдела. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже.

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки: 

УТВЕРЖДЕНО приказом начальника отдела социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики от 16.10.2003 N 150

 

Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

3.2.10. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: 

                                   Иванову И.И.

                                   Петрову П.П.

                                    Прошу подготовить проект письма к 21.02.2006

                                    Личная подпись

                           08.01.2003 

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

 3.2.12. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словом "Контроль" и наносят специальным штампом на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу.

3.2.13. Составление текстов управленческих документов.

Текст документа составляют на одном из государственных языков Чувашской Республики в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности Отдела (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым, "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("не возражает", "считает возможным").

3.2.14. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                   2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

 Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 Приложение: письмо Минфина Чувашии от 05.06.2003 N 02-            6/172  и приложение к нему, всего на 3 л.

 Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:   

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера: 

Приложение N 1 к приказу начальника отдела социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики от 05.09.2003 N 158

                                Допускается "ПРИЛОЖЕНИЕ N 1" печатать прописными буквами и центрировать вместе с другими строками относительно самой длинной строки наименования распорядительного документа.

3.2.15. Подпись документа.

Документы, направляемые в органы государственной власти Чувашской Республики, подписываются начальником Отдела или, по его поручению, заместителем начальника Отдела.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются начальником Отдела или его заместителем в соответствии с полномочиями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Если начальник Отдела, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соответствии с распределением.

3.2.16. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его законодательству Российской Федерации и Чувашской Республики, правовым актам Чебоксарского района и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем). Документы, содержащие поручения работникам Отдела, должны быть завизированы ими. Виза состоит из должности, личной подписи, инициалов и фамилии, даты и проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа.

На проекте нормативного правового акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: 

Замечания прилагаются. Начальник юридического отдела   Личная подпись   Инициалы, фамилия  28.10.2003

         Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс: 

СОГЛАСОВАНО Заместитель министра  юстиции Чувашской Республики   Личная подпись   Инициалы, фамилия 30.09.2003

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 

СОГЛАСОВАНО Письмо Минпрома Чувашии от 30.09.2003 N 01-15/155

 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", которая располагается в левом нижнем углу.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами администрации района;

с должностными лицами сельских поселений;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с органами государственной власти Чувашской Республики, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями.

3.2.17. Печать.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное буквами "МП", в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

3.2.18. Заверение копий документов

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 Верно

Ведущий специалист отдела кадров  Личная подпись  Т.И.Иванова

Дата 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению начальника Отдела.

3.2.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона: 

Максимова Нина Сергеевна

62-88-14 

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона основного исполнителя.

3.2.20. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;

слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или заместителем начальника Отдела, в котором исполнен документ.

3.2.21. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату (при необходимости - часы и минуты) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.

3.2.22. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8. 

IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 

4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Отдела.

 4.1. Приказ 

4.1.1. Приказ - правовой акт, издаваемый начальником Отдела в соответствии с его полномочиями для решения производственных или связанных с персоналом задач.

Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом кегля N 13 (приложение N 1). Текст приказа может состоять из двух частей: вводной и распорядительной.

В вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в вводной части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Вводная часть приказа завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится документ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, инициалы и фамилии, дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа.

Приказы подписываются начальником Отдела, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. 

4.2. Положение, инструкция, правила 

4.2.1. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы Отдела или коллегиального органа Отдела.

Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые начальником Отдела. Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, инструкций и правил находится в ведении начальника Отдела.

4.2.2. Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на общих бланках Отдела и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

4.2.3. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование Отдела, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст. 

4.3. Протокол 

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. (приложение N 2).

Документы к обсуждению представляются работниками Отдела, на которых возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников Отдела, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются ответственным за подготовку.

4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с протоколом о принятых решениях.

4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список.

ПОВЕСТКА ДНЯ: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (решили).

Основная часть протокола печатается через 1,0 межстрочных интервала.

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).

Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.

Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Постановление (решение) прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.3.4. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Отдела.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Отдела.

4.3.6. Протокол печатается на стандартном бланке Отдела и имеет следующие реквизиты:

наименование документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через 2 межстрочных интервала ниже реквизита "вид заседания, совещания" по центру;

дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой;

подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, инициалы и фамилию.

Наименование должности печатается ниже слов "председатель (председательствующий)", после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) 2 межстрочными интервалами.

При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии. 

4.4. Служебное письмо 

4.4.1. Служебные письма Отдела по содержанию подразделяются на:

ответы о выполнении поручений Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики;

исполнения поручений Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

4.4.2. Срок подготовки ответа и инициативного письма устанавливается резолюцией начальника Отдела.

4.4.3. Служебное письмо печатается на стандартном бланке (приложение N 3).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине нижнего поля листа арабскими цифрами.

4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа:

"Отдел социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики считает...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

4.4.5. Датой письма является дата его подписания.

4.4.6. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

4.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (должностных регламентах, распределении обязанностей, инструкциях) Отдела. 

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

5.1. Организация документооборота 

5.1.1. Движение документов в Отделе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

5.1.2. Порядок прохождения документов и работа с ними в Отделе регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству, Положениями об Отделе и должностными регламентами работников.

5.1.3. При применении электронного документооборота в Отделе разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Отдел.

5.2. Организация доставки документов 

5.2.1. Доставка документов в Отдел осуществляется, как правило, почтовой, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным..

С помощью почтовой связи в Отдел доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

 5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 

5.3.1. Документы, поступающие в Отдел на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются заместителем начальника Отдела, а в его отсутствии специалистом отдела, на кого эта функция будет возложена приказом начальника Отдела. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один их которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.

5.3.2. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу:

 ПАКЕТНЫЙ ЖУРНАЛ 

Дата   получения	Откуда поступил, краткое содержание	Кому передан документ	Подпись лица,получившего документ
1	2	3	4

  и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

Документы, адресованные начальнику Отдела, а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваются ответственным за обработку документов, затем направляются начальнику Отдела.

Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; учебные программы, планы; рекламные извещения, плакаты; поздравительные письма; пригласительные билеты; печатные издания – книги, журналы, другие периодические издания и т.п.).

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

требующих обязательного рассмотрения начальником Отдела;

направляемых непосредственно ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно работнику Отдела.

Рассмотренные начальником Отдела документы возвращаются ответственному лицу, которая вносит в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) содержание резолюции, а документ передает на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими лицами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику Отдела и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 

5.4. Обработка и передача отправляемых документов 

5.4.1. Документы, отправляемые Отделом, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. N 725 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 г. N 51).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию начальника Отдела, или лица, подписавшего документ.

5.4.2. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в ней технических и программных средств.

5.4.3. Телеграммы, составляемые в Отделе, отправляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2002 г. N 12).

5.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. 

5.5. Порядок прохождения внутренних документов 

5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.5.2. Оформленные документы передаются на подпись начальнику Отдела, а в его отсутствии его заместителю.

Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

5.5.3. Копии подписанных начальником Отдела распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются лицам, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.6. Прием и обработка документов, поступающих

по каналам электронной почты и факсимильной связи 

5.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации района, так и между организациями, имеющими соответствующие технические и программные средства.

5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и регистрируются автоматизированно. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

5.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной начальником Отдела и хранится в течение года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника Отдела;

факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале исходящих документов. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале регистрации входящих документов с проставлением регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, осуществляется заместителем начальника отдела. 

5.7. Учет количества документов 

5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ. Результаты учета обобщаются и представляются начальнику Отдела.

5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в Отделе системы учета документов.

Учет количества документов проводиться по Отделу.

Поступающие и  внутренние документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются начальнику Отдела в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж (приложение N 4). 

5.8. Работа исполнителей с документами 

5.8.1. Заместитель начальника Отдела обеспечивает доведение документов до исполнителей, контроль за своевременным и качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.8.2. При рассмотрении документов начальник Отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения.

5.8.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) начальником Отдела подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

5.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на документе отметки о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 

5.9. Работа с обращениями и запросами депутатов 

5.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Отделом в соответствии с законодательством Чувашской Республики о статусе депутата.

5.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее все необходимые реквизиты.

При обращении депутата в Отдел ему должны предоставить всю необходимую информацию по его запросу.

5.9.3. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.9.4. По обращениям и запросам в соответствии с указаниями начальника Отдела оперативно готовятся проекты ответов, при необходимости - проекты поручений соответствующим организациям.

5.9.5. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9.6. В Отделе ежемесячно анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов. 

5.10. Работа с обращениями граждан 

5.10.1. В Отделе работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Законом Чувашской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти и органах местного самоуправления".

5.10.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

Все предложения, заявления, письма и жалобы граждан, поступившие в Отдел, рассматриваются и регистрируются. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.

Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой.

После регистрации обращения граждан передаются начальнику Отдела.

Устный прием граждан осуществляется в установленные дни и часы.

Обращения граждан, принятые на личном приеме, регистрируются в установленном порядке. В ходе приема на обращение может быть дан устный ответ, о чем делается отметка в регистрационной форме.

Письменные обращения и устный прием граждан регистрируются в специальных регистрационных формах (журналах) (приложения N 5, 6). Рассмотренное обращение гражданина с резолюцией начальника Отдела передается для внесения резолюции в регистрационную форму и передачи исполнителям.

5.10.3. Запрещается направлять обращения граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действие которых обжалуются.

5.10.4. В случае, если в письменном обращении ставится вопрос, не относящийся к компетенции Отдела, оно направляется по принадлежности не позднее, чем в пятидневный срок.

Если обращения граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.

5.10.5. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается после разрешения поставленных в них вопросов и сообщения заявителя о принятых решениях.

Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает начальник Отдела.

5.10.6. Ответ заявителю может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале.

5.10.7. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией начальника Отдела в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики. (Максимальный срок исполнения обращений граждан - один месяц. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно или, в крайнем случае, не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решения по обращениям граждан необходимо провести дополнительную проверку, то в порядке исключения срок может быть продлен не более чем на один месяц, о чем ставится в известность заявитель).

5.10.8. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Отдела вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.

VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 

6.1. Регистрация документов 

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Отдел документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Зарегистрированные документы рассматриваются начальником Отдела, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям.

6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы, служебная переписка, обращения граждан.

6.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится ответственным за делопроизводство в Отделе.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в обычном порядке.

6.1.6. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах (приложение N 7).

6.1.7.Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. К ним относятся:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору, ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

6.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в соответствующих РКФ. Документу-ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

6.2. Организация поисковой системы по документам 

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Отделе создается поисковая система по документам.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

6.2.3. При традиционной регистрации оформляются соответствующие РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки следующих классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности Отдела;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел и других в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Отдела, не отнесенной к государственной тайне, или служебной информации ограниченного распространения.

6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет Отдел как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется Отделом в пределах ее полномочий либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством. 

VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

7.1. Организация контроля исполнения 

7.1.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование начальника Отдела в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

7.1.3. Контроль исполнения обеспечивает начальник Отдела и по его поручению – заместитель начальника Отдела, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Чувашской Республики, поручения Президента Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, приказы и поручения Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики,  приказы и поручения начальника Отдела, постановления и распоряжения главы администрации и др.).

7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа органом исполнительной власти Чувашской Республики;

организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются начальником Отдела, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам Государственного Совета Чувашской Республики - в устной (на заседании Государственного Совета Чувашской Республики) или письменной форме не позднее чем через 20 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный Государственным Советом Чувашской Республики;

по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по обращениям граждан, поступившим в администрацию района и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции начальника Отдела и фиксируется в РКФ.

7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника Отдела, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае начальник Отдела представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует начальника Отдела для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или начальник Отдела - автор документа.

7.1.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с начальником Отдела все контролируемые документы.

7.1.8. При пересылке документа на исполнение в другую организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения делается соответствующая отметка в журнале. После исполнения в нем делается отметка с указанием даты и содержания исполнения.

7.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

7.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет начальник Отдела или, по его поручению, его заместитель.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;

дата;

подпись исполнителя или начальника Отдела.

7.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе и в РКФ проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

7.1.12. Заместитель начальника Отдела не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Отделе и подведомственной сети, который представляет начальнику Отдела (приложение N 8).

 VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Чебоксарского района (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Отдела.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 

8.1. Составление номенклатуры дел 

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Отделе с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об отделе социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики, утвержденной структурой и штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Обязательно должны быть изучены документы, созданные в процессе деятельности Отдела, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В Отделе составляется номенклатура дел (приложение N 9).

8.1.4. Номенклатура дел Отдела составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом, подписывается начальником Отдела.

8.1.5. Номенклатура дел составляется при методической помощи архивной службы.

8.1.6. Номенклатура дел Отдела до подписания начальником согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК).

Номенклатура дел пересоставляется не реже одного раза в 5 лет при условии отсутствия изменений в структуре и функциях Отдела.

8.1.7. После утверждения и согласования номенклатуры дел работники Отдела получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно у ответственного за делопроизводство, второй используется в работе, третий - в архиве района. Четвертый экземпляр представляется в Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела.

8.1.9. Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Отдела.

8.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы Отдела.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники, бюллетени и т.п.

8.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Отделе порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 05, где 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата или период, к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

 Документы  о  проведении отделом социальной защиты населения

Чебоксарского района Чувашской Республики мероприятий

(программа, сценарий, списки) 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название:

 Переписка с муниципальными образованиями

о состоянии о выплате ЕДВ за 2006 год 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются: 

Переписка  об  организации  семинаров и совещаний по

вопросам документирования управленческой деятельности 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним: 

Переписка с Министерством здравоохранения и социального

Чувашской Республики по вопросам выплат детских пособий 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название: 

Переписка  с  главами  администраций сельских  поселений

по вопросам их деятельности в социальной защите населения 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то название указывается в заголовке дела: 

Переписка с Кугесьским райпо об оказании услуг населению 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты): 

Годовой отчет об исполнении сметы расходов за 2006 год 

Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.

8.1.13. Если в течение года в Отделе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 

8.2. Формирование и оформление дел 

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.2. Дела формируются в Отделе, как правило, децентрализованно.

8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Отделе, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляет заместитель начальника Отдела.

8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

8.2.6. Документы внутри дела систематизируются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, республиканских законов, актов Правительства Российской Федерации, актов Президента Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики, актов Минздравсоцразвития Чувашии.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности Отдела за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами начальника Отдела, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.

8.2.7. Все дела подлежат оформлению. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится работниками при методической помощи и под контролем архива Чебоксарского района.

8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 10), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение N 11), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 12), подшивку или переплет дела.

8.2.9. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:

наименование Отдела;

индекс дела;

заголовок дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Отдела указывается полностью в именительном падеже;

индексом дела является цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел Отдела, утвержденной ЭПК и начальником Отдела;

даты дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы описей, утвержденных экспертно-проверочной методической комиссией (далее ЭПМК) Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики.

8.2.10. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле. Ее необходимость определяется инструкцией по делопроизводству в Отделе.

Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

8.2.12. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов 

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Чебоксарского  дела хранятся по месту их формирования.

Специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования.

8.3.2. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица, получившего дело, дата возвращения дела. Предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Отдела или его заместителя, курирующего ведение делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Отдела с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ 

Документы Отдела являются собственностью Чебоксарского района и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в архив.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Отделе образуется архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу лиц, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 

9.1. Экспертиза ценности документов. Составление описей 

9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Росархив. ВНИИДАД. - М. 2000).

9.1.2. Экспертиза ценности документов в Отделе на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Отделе создается ЭПК.

9.1.4. Функции и права ЭПК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым начальником Отдела.

9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под непосредственным методическим руководством архива Чебоксарского района.

9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Чебоксарского района;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Отделе;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК Отдела.

9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.1.10. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения - в 4 экз;

дела долговременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, личные дела уволенных - в 2 экз.

Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

9.1.11. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Чебоксарского района.

9.1.12. Описи дел составляются по установленной форме и представляются вместе с делами в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 13).

9.1.13. Описательная статья описи дел Отдела имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части).

9.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах подробно вносятся в опись (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

9.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.1.16. Опись дел Отдела подписывается составителем с указанием его должности и утверждается начальником Отдела.

9.1.17. Опись дел Отдела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Чебоксарского района, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в Отделе.

9.1.18. Отбор документов и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК Отдела одновременно. Согласованные ЭПК акты о выделении документов к уничтожению утверждаются начальником Отдела только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики Чувашии. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения начальником Отдела в соответствии с установленным порядком (приложение N 14). 

9.2. Подготовка и передача документов в архив 

9.2.1. В архив Чебоксарского района ( далее – архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в Отделе.

9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Отделе и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальником Отдела.

9.2.5. При передаче дел Отделом в архив сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками Отдела.

9.2.6. Прием дел производится сотрудником архива в присутствии работника отдела. На обоих экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи проставляются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и сотрудника Отдела, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации Отдела сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в Отделе, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел. 

Х. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ,

ШТАМПОВ И ПЛОМБИРОВ 

10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Отделе используется печать Отдела. Для проставления отметок о получении, регистрации документов применяются штампы.

Печати, штампы, пломбиры необходимые для обеспечения деятельности Отдела, изготавливаются по согласованию с начальником Отдела.

Все печати, штампы, пломбиры подлежат обязательному учету.

Печати, штампы, пломбиры должны храниться на местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

10.2. Сотрудник, персонально ответственный за учет печатей, штампов, пломбиров назначается приказом начальника Отдела.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Отдела.

10.3. Заказы на изготовление печатей, штампов, пломбиров оформляются через должностное лицо Отдела.

10.4. Учет изготовленных печатей, штампов, пломбиров, передача их сотрудникам, ответственным за хранение и использование, ведется в специальных журналах. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10.5. При уходе в очередной отпуск или увольнении специалист, ответственный за хранение и использование печати, штампа, пломбира, по акту передает их другому лицу, о чем делается соответствующая отметка в журнале.

10.6. При смене начальника Отдела печати, штампы, пломбиры учитываются поединично и путем тиснения в описи или акте приема-передачи имущества.

10.7. Уничтожение изношенных печатей, штампов, пломбиров (после изготовления новых) производится непосредственно в Отделе, о чем делается отметка в журнале.

Для их уничтожения приказом начальника Отдела создается комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия составляет акт приема - передачи, который подписывается членами комиссии и утверждается начальником Отдела.

10.8. При ликвидации Отдела ее печати, штампы и пломбиры уничтожаются ликвидационной комиссией. 

ХI. ПОРЯДОК ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

ПРИ СМЕНЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ 

11.1. При смене должностных лиц служебная документация по приказу начальника Отдела передается с отметкой в контрольно-регистрационных формах и номенклатуре дел.

11.2. При смене начальника Отдела, сотрудника, ответственного за архив, документы текущего архива и архив передаются в обязательном порядке по акту приема-передачи.

 Приложение N 1

к п. 4.1.1

 

Чёваш Республикин сывлёха сыхлас тата социаллё аталану Министерствин Чёваш Республикин Шупашкаррайон.нчи халёха социаллё х\тл.х паракан пай.  ХУШУ  __________________ № _______ К\ке= поселёк.

Отдел социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики  ПРИКАЗ ___________________ № _______ поселок Кугеси

  Об утверждении Типовой инструкции

по делопроизводству  

    В связи с ___________________________________________________________

(основание)

 _____________________________________________________ п р и к а з ы в а ю:

    1. Утвердить  и  ввести   в   действие   прилагаемую   Типовую  инструкцию по  делопроизводству в  с 1 января 2004 года.

    2. Работникам ОСЗН Чебоксарского района Чувашской Республики _________

 _____________________________________________________________________

(поручение)

     3. Признать утратившим силу приказ ___________________________________

 _____________________________________________________________________

    4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _____________

 _____________________________________________________________________

 

Начальник Отдела                                  Подпись                 Расшифровка подписи

  (Визы на оборотной стороне) 

Приложение N 2

к п. 4.3.1

 

Чёваш Республикин сывлёха сыхлас тата социаллё аталану Министерствин Чёваш Республикин Шупашкар район.нчи халёха социаллё х\тл.х паракан пай.

Отдел социальной защиты населения Чебоксарскогорайона Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики

 ПРОТОКОЛ

заседания комиссии

п. Кугеси

 __________________                                                                                       N ______

            (дата)

  Председатель (председательствующий) -

 Секретарь -

 Присутствовали: 27 человек (список прилагается) 

                             ПОВЕСТКА ДНЯ:

 1. О разработке ...

    Доклад заместителя руководителя В.Ф.Андреева.

 2. О ...

  1. Слушали:

 В.Ф.Андреева - О разработке ...(текст доклада прилагается)

  Выступили:

 А.В.Иванов - краткая запись выступления.

 И.Г.Морозов - краткая запись выступления.

  Постановили (решили):

 1.1. Одобрить...

 1.2...

  2. Слушали:

 Выступили:

 Постановили (решили):

 Председатель,

начальник отдела                                               Подпись       Расшифровка подписи

 Секретарь                                                            Подпись       Расшифровка подписи

Члены                                                                  Подпись       Расшифровка подписи 

                                                                 Подпись       Расшифровка подписи

Приложение N 3

к п. 4.4.3

Чёваш Республикин сывлёха сыхлас тата социаллё аталану МинистерствинЧёваш Республикин Шупашкар район.нчи халёха социаллё х\т.л.х паракан пай.   Отдел социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики  429500,  пос,Кугеси,  ул.Шоссейная 15      телефоны: (8240) 2-42-09, 2-38-95 E-mail: soc@chebs.cap.ru ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 от _______________________ № ____________ на № ________________от___________________

Администрация Президента Чувашской Республики   Управление по работе с органами государственной власти и местного самоуправления

 [Текст служебного письма]

   Приложение: на 4 л. в 1 экз.

   Начальник отдела                                              Подпись         Расшифровка подписи

 Тимофеева Нина Петровна

00-00-00 

Приложение N 4

к п. 5.7.2

 СПРАВКА

об объеме документооборота

за ______________ 20___ г.

(месяц) 

Документы	Количество документов		Всего
	подлинники	тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

   Наименование должности

 руководителя службы ДОУ                      Подпись                    Расшифровка подписи

      Дата

Приложение N 5

к п. 5.10.2

ЖУРНАЛ

регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан 

Реги-  стра-  ционный номер	Ф.И.О., место   работы  или место жительства	Краткое  содержание	Кому    направлен документ  для    исполнения, срок    исполнения	Кем    исполнено, дата   возврата	Краткое  содержание ответа	Дата   отправки ответа, индекс  дела, где находятся документ и копия ответа
1	2	3	4	5	6	7

  

Приложение N 6

к п. 5.10.2 

ЖУРНАЛ

регистрации устного приема граждан 

N   п/п  и   дата приема	Должность, фамилия и инициалы ведущего прием	Ф.И.О., место   работы или место   жительства	Краткое  содержание	Кому,  когда  и что  поручено по    заявлению	Кому    поручен  контроль  за     исполнением	Какие меры приняты по заявлению и дата ответа заявителю
1	2	3	4	5	6	7

 

Приложение N 7

к п. 6.1.6

 ПРАВИЛА

заполнения основных реквизитов

регистрационно-контрольных форм (РКФ) 

Реквизиты	Комментарий по заполнению
Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида документа
Автор             (корреспондент)	При регистрации  поступающих  документов  записывается наименование организации, учреждения или должностного лица - автора документа. При регистрации отправляемых  документов  записывается наименование  Отдела или должностного лица - корреспондента.               При регистрации обращений граждан вводятся их имена, отчества, фамилии и адреса. При регистрации ответов на обращения граждан  вводятся их персональные данные
Дата документа	В РКФ заносится  дата, присвоенная документу организацией - автором
Индекс документа	В РКФ переносится индекс документа, присвоенный организацией - автором
Дата поступления	Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа
Индекс поступления	Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке  переносится  в РКФ из  регистрационного штампа
Заголовок к тексту	В РКФ переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова
Резолюция	В РКФ переносится из документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор резолюции и дата
Срок исполнения	Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого инициативного документа может проставляться дата ожидаемого ответа
Отметка об  исполнении документа	В РКФ переносится регистрационный номер и дата  ответного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу
Местонахождение  документа	В РКФ переносится индекс дела, в котором находится документ в соответствии с номенклатурой дел

Приложение N 8

к п. 7.1.12

Начальнику отдела социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики

  СПРАВКА

о состоянии исполнения документов на 00.00.0000

в отделе социальной защиты населения Чебоксарского района Чувашской Республики 

N п/п	Название документа	Краткое  содержание	Дата, N	Срок   исполнения	Фамилия   исполнителя	Состояние исполнения	Причины   невыполнения
1	2	3	4	5	6	7	8

  

Заместитель начальника отдела              Подпись                      Расшифровка подписи

 Дата