Современное информационное общество, вставшее на рельсы научно-технического прогресса и глобальной модернизации общественной жизни трудно представить без эффективного электронного документооборота. Электронный документооборот между государствами, предприятиями и гражданами становится невозможен без использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП), которая является не только средством идентификации автора, но и важнейшим инструментом, позволяющим подтвердить целостность и неизменность документа.
Обмен документами персонифицированного учета в электронном виде в рамках системы электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи между отделом социальной защиты населения Урмарского района и управлением Пенсионного Фонда Российской Федерации в Урмарском районе осуществляется с 2008 года по настоящее время. За этот период для назначения субсидии на оплату жилья и коммунальных услуг отправлены в электронной форме 978 запросов на получение справки о получаемых пенсиях заявителей. С января по март 2014 года по телекоммуникационным каналам связи отправлены и получены 95 справок.
Использование ЭЦП при формировании документов для назначения субсидии на оплату жилья и коммунальных услуг обусловлено рядом преимуществ:
- оптимизации обращений граждан для получения справок ;
- безопасность и высокий уровень конфиденциальности ;
- оперативное получение ответов на запросы;
- возможность электронного хранения по дате.
Следующим заметным преимуществом, является то, что документы, подписанные ЭЦП, передаются в Пенсионный Фонд РФ в течение нескольких секунд. Таким образом, такой обмен позволяет усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов, значительно сократить время движения документов.