Работа муниципального архива отдела социального развития и архивного дела администрации Красноармейского района Чувашской Республики в 2017 г. проводилась в соответствии с годовым планом развития архивного дела в районе во взаимодействии со структурными подразделениями администрации района и сектора архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики. Деятельность архива осуществлялась в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики «Об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах», а также нормативными требованиями.
На еженедельном совещании 22 августа 2016 года при главе администрации Красноармейского района с участием начальников структурных подразделений администрации района, руководителей территориальных, федеральных и республиканских органов исполнительной власти, а также глав сельских поселений были рассмотрены итоги работы архива за 7 месяцев 2016 года.
В отчетном году были подготовлены и подписаны распорядительные документы по вопросам делопроизводства и архивного дела:
- об утверждении Плана-графика согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях-источниках комплектования муниципального архива, упорядочения и приема-передачи архивных документов в муниципальный архив на 2017 год;
- о предоставлении организаций– источников комплектования муниципального архива в муниципальный архив в срок до 30 декабря 2017 года паспорт архива организации на 1 декабря 2017 года.
- об утверждении плана работы муниципального архива Красноармейского района Чувашской Республики на 2017 год.
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Чувашской Республики.
В области обеспечения сохранности документов основные усилия были сосредоточены на совершенствовании организации хранения и создании оптимальных условий для обеспечения сохранности документов, улучшении их физического состояния, сбалансированности основных и вспомогательных учётных документов. В архивохранилище соблюдаются нормативные требования режима хранения документов: температурно-влажностного режима хранения обеспечивается, имеется охранная сигнализация, на окна архивохранилища установлены стальные двустворчатые ставни, в искусственном освещении используются люминесцентные лампы, санитарно-гигиенический режим соблюдается: ежемесячно проводятся санитарные дни, в сухие летние дни – проветривание помещения.
В 2017 г. проведён комплекс работ по обеспечению нормативных режимов хранения архивных документов, проверке наличия и состояния архивных документов, улучшению их физического состояния; организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, созданию нормативного комплекта описей.
Все изменения в составе и объеме фондов в течение 2017 г. отмечались своевременно в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Все принятые в течение года документы от организаций и предприятий, поступившие в архив, поставлены на государственный учет. Внесены необходимые изменения в учетные документы фондов по результатам переработки описей, учета новых поступлений.
За отчетный период внесены изменения в комплекс учетных документов по 7 фондам, в составе и объеме которых произошли изменения. По итогам выверки учетных документов составлены карточки 4 новых фондов, оформлены дела фондов с № 219 по № 212.
В 2017 г. закартонированы документы 11 фондов 790 ед. хр. , в закартонированном виде из организаций поступило 79 ед. хр.
Велась подшивка 15 утвержденных и согласованных описей в рабочие и страховые экземпляры, листы-заверители; оформлялись итоговые записи к описям.
В продолжение работы по обеспечению сохранности и использования документов организаций, ликвидированных по причине несостоятельности, обработаны и приняты документы по личному составу ООО «Управляющая компания Траки» в количестве 4 ед. хр., Красноармейский филиал Чувашского республиканское производственного объединения ремонта и пошива одежды «Чувашшвейбыт» - 13 ед. хр., КСУВУ «Убеевская специальная общеобразовательная школа закрытого типа» Минобразования Чувашии - 421 ед. хр., ОАО «Бытовик» Красноармейского района Чувашской Республики - 57 ед. хр.
Продолжилась работа по улучшению физического состояния документов: улучшение физического состояния документов на бумажной основе проводилось путем выполнения простейших видов реставрации документов и подшивки дел. Улучшено физическое состояние дел Красноармейского филиала Чувашского республиканское производственного объединения ремонта и пошива одежды «Чувашшвейбыт» - 13 ед. хр., ОАО «Бытовик» Красноармейского района Чувашской Республики - 57 ед. хр.
По состоянию на 01 января 2018 г. составлен паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
На 01.01. 2018 г. в архиве по списку фондов числится 222 фондов (№№ 1-222), в том числе:
- номеров, числящихся в наличии – 200 фонда (из них 178 п/х, 1 л/пр, 21 л/с), 36602 ед. хр., из них п/х – 27386, л/пр. – 9, л/с – 9207 ед. хр.;
- номеров фондов, переданных и объединенных (документы которых использовались и номер занимать нельзя) 22 (11, 18, 24, 43, 40, 61,65, 72, 85, 86, 90, 94, 95, 118, 119, 121, 122, 124, 125, 134, 146, 203);
- утраченных фондов нет;
- свободных номеров нет.
2. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
В области комплектования Архивного фонда основная работа архива была направлена на улучшение ведомственного хранения документов, обеспечение их сохранности, качественное пополнение Архивного фонда документами предприятий района.
В 2017 году продолжилась работа по комплектованию муниципального архива Красноармейского района. На постоянное хранение в архив приняты 439 ед. хр. из них постоянного хранения 439 ед. хр. на традиционных носителях 7 учреждений и предприятий - источников комплектования районного архива:
-
|
Бюджетное учреждение Чувашской Республики «Красноармейская центральная районная больница» Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики
|
2008-2012
|
-
|
Отдел социального развития и архивного дела администрации Красноармейского района Чувашской Республики
|
2006-2009
|
-
|
Отдел образования администрация Красноармейского района Чувашской Республики
|
2013-2014
|
-
|
Собрание депутатов и администрация Красноармейского района
Чувашской республики
|
2011-2013
|
-
|
Отдел сельского хозяйства и экологии администрации Красноармейского района Чувашской Республики
|
2006-2012
|
-
|
Финансовый отдел администрации Красноармейского района Чувашской Республики
|
2006-2010
2011-2014
|
-
|
Бюджетное учреждение Чувашской Республики «Красноармейская районная станция по борьбе с болезнями животных» Государственной ветеринарной службы Чувашской Республики
|
2009-2013
|
Документы постоянного хранения поступили по утвержденным ЭПК Минкультуры Чувашской Республики описям. Качество принимаемых в районный архив документов удовлетворительное.
В рамках выполнения работы по представлению на утверждение описей постоянного хранения и согласование описей дел временного срока хранения, повышения процента упорядоченности документов в организациях-источниках комплектования и ликвидации задолженности по описанию документов в течение года, архивом оказывалась помощь по проведению экспертизы ценности документов, их упорядочению, отбору на постоянное хранение, составлению описей дел постоянного хранения и по личному составу.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2017 г. проведена паспортизация архивов учреждений и организаций – источников комплектования архива Красноармейского района Чувашской Республики,на основе которой составлены сведения о состоянии хранения, объеме и составе документов в них.
В списке источников комплектования 51 организация. Паспортизация проведена в 49 организации: 44 госучреждениях и 5 не госструктурах (1 – райпо, 4 – сельхозпредприятий). 2 организации не прошли паспортизацию. т. к. были включены в список организаций-источников комплектования в 2015 г.
Из 49 организаций имеются согласованные номенклатуры дел в 48 организациях, в том числе в 5 негосударственных структурах.
Согласованные инструкции по делопроизводству имеются в 46 организациях, в том числе 3 – в негосударственных структурах.
Штатные единицы имеются в 4 организациях, в негосударственных структурах штатных архивных работников не имеется.
Полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение (утвердили описи на ЭПК архивного учреждения) 8 организаций.
В ходе паспортизации выявлено, что в организациях хранится всего 1841 ед. постоянного хранения, в том числе в негосударственных организациях 87 ед. хр. управленческой документации, в том числе внесено в описи, утвержденные ЭПК Минкультуры Чувашии, 912 ед. хр. за 1935-2016 гг., что составляет 49,53%.
В 45 госучреждениях хранится всего 1754 ед. постоянного хранения, из них внесены в описи, утвержденные ЭПК Минкультуры Чувашии 904 ед. хр. управленческой документации, что составляет 51,53%.
В негосударственных структурах хранится всего дел пост. хр. 87 ед. за 1995-2014 гг., относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Чувашской Республики, из них внесены в описи, утвержденные ЭПК Минкультуры Чувашии, 8 ед. хр., что составляет 9,19%.
В организациях хранится сверх срока 844 ед. хр., но с Красноармейским районным судом имеется договор на хранение 710 ед. хранения управленческой документации.
По личному составу в учреждениях и организациях хранится всего 10365 ед. хр., из них в государственных учреждениях 7406 ед. хр., негосударственных организациях – 2959 ед. хр. Всего документы по личному составу внесены в описи, согласованные ЭПК Минкультуры Чувашии 10199 ед. хр., из них в государственных учреждениях 7280 ед. хр. - в негосударственных структурах 2919 ед. хр.
Образуется в год всего 308 ед. постоянного хранения, в том числе в негосударственных структурах 25 ед. хр., по личному составу всего – 59 ед. хр., в том числе в негосударственных структурах - 13 ед. хр.
В отчетном году было проведено 7 тематических проверок: в отделе социального развития и архивного дела администрации района, в администрация района, в финансовом отделе администрации района, БУ ЧР «Красноармейская районная СББЖ» Госветслужбы Чувашии, в 3 администрациях сельских поселений, 1 – контрольная проверка в администрации Чадукасинского сельского поселения.
В 2017 г. согласована 9 номенклатура дел на 2017, 2018 гг., 6 - положений об ЭК организации, 6- положений об архиве организации.
За год в фонд муниципального архива поступило 4 фонда (219, 220, 221, 222 ) , из них 1 фонд дел постоянного хранения ( 221) , 3 фонда по личному составу (219, 220, 222).
3.Создание НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, ведение автоматизированного учета и НСА.
Основным направлением работы архива в области создания информационно-поисковых систем, научной информации и использования документов продолжает оставаться обеспечение информационного обслуживания пользователей, организаций и проведение информационных мероприятий с использованием документов архива.
Работа по вводу данных в ПК «Архивный фонд» начата с марта 2006 г. В настоящее время в архиве используется 3-я версия программного комплекса.
На 01.01.2015 из 199 фондов введено в БД 199 фонда, из 391 описей – 325 описей, из 36801 дела – 24842 дел, объем составляет 16,04 Мб.
За 2016 год архив не смог продолжить работа по переводу информации из описей (уровень дела) в электронный формат БД «Архивный фонд» из-за нехватки времени.
2017 году введено 214 ед. хр. по 5 фондам, внесены исторические справки в ПК «АФ».
4. Информационное обеспечение и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Накануне праздника работников архивов России в муниципальном архиве Красноармейского района были организованы лекции-экскурсии, проведенные сотрудником архива. Школьники девятых классов центральных школ познакомились с историей архива, узнали, что такое архив, как он работает, какие документы хранятся и какую значимость для общества имеет архивная служба. Посетив архивохранилище, ученики смогли воочию увидеть, как хранятся архивные дела, узнать о необходимых условиях для обеспечения максимальной сохранности бумажных носителей информации.
Районным архивом в 2017 году, была проведена интереснейшая исследовательская работа по разработке истории становления дирекции кинозрелищного предприятия района. Учащиеся с интересом ознакомились с размещенными материалами на информационном стенде: хронология, руководители учреждения, список киномехаников предприятия, объявление в районной газете о киносеансах на ярморочные дни 21-25 июня 1941 года. Школьникам было интересно, что директор Силов Григорий Тимофеевич был отличником кинематографии СССР.
Документы муниципального архива активно используются работниками организаций - источников комплектования архива, им было выдано во временное пользование 39 дела.
В течение года в архиве работало 26 исследователей, им было выдано для работы 300 дел, использовано 17 фондов.
Важное место в деятельности отдела занимает рассмотрение поступающих от граждан запросов социально-правового характера и выдача по ним архивных справок. Подавляющее большинство поступающих в отдел писем и заявлений связано с подготовкой и оформлением документов для перерасчета пенсий, подтверждения стажа работы.
В 2017 году было рассмотрено 2676 запросов социально - правового характера. По документам архива исполнено 2676 запроса, в том числе с положительным результатом – 2447.
Ответы на запросы исполнялись в соответствии с требованиями нормативных документов и в установленные сроки.
Постоянно велась работа по консультированию граждан, обратившихся в архив, в получении информации о документах.
В течение года работники архива принимали участие на всех мероприятиях, проводимых специалистами Минкультуры Чувашии и государственных архивов Чувашской Республики.
5. Развитие и укрепление материально-технической базы архив.
В 2017 году был установлен и введён в эксплуатацию 1 стеллаж с протяженностью архивных полок 20 пог. м., установлено 3 информационных стенда.