П Л А Н
работы муниципального архива Красноармейского района
Чувашской Республики на 2017 год
В соответствии с планом социально-экономического развития Красноармейского района и с учетом рекомендаций сектора архивов Минкультуры Чувашии (письмо Росархива от 07.09.2014 № 4/1922-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2017 г. и их отчетности за 2016 г.») в 2017 году муниципальный архив Красноармейского района будет работать по выполнению приоритетных задач:
- создание условий для постоянного хранения Архивных документов;
- увеличение объема Архивного фонда Чувашской Республики как важной составной части государственных информационных ресурсов;
- удовлетворение потребностей в реализации прав граждан, органов местного самоуправления и общественных организаций в ретроспективной информации;
- продолжение работ по повышению пожарной безопасности архива, его технической оснащенности, соблюдения охранного режима;
- продолжение работы по обеспечению сохранности и использования документов организаций, ликвидируемых по причине несостоятельности;
- представление услуг, связанных с социальной защитой граждан: выдача гражданам архивных справок и копий документов;
- участие в подготовке и проведении мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами истории района;
- проведение плановой цикличной проверки наличия и состояния документов;
- работа над повышением уровня внедрения ИКТ в деятельность муниципального архива;
- продолжить работу по реализации Соглашения с отделом ПФР в Красноармейском районе (без образования юридического лица) Чувашской Республики по обмену информацией (документами);
- внедрения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №526
- активизация работы по введению данных в программный комплекс «Архивный фонд».
По укреплению материально-технической базы муниципального архива:
- приобрести резак для бумаги (сабельный) – 1 шт.;
- приобрести дополнительные архивные короба;
- приобретение канцелярских товаров;
- заменить входную дверь.
1. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда Чувашской Республики
Обеспечить нормативные условия хранения документов:
- сохранность архивных фондов будет обеспечиваться за счет поддерживания архивохранилищах санитарно-гигиенического, температурно-влажностного, светового режимов хранения. На 2017 год запланировано 12 санитарных дня, в ходе которых будет проводиться обеспыливание коробок и стеллажей (вести Журнал соблюдения температурно-влажностного режима в хранилище)
- организовать выверку комплекса учетных документов 5 фондов, провести выборочную проверку наличия и состояния дел - 1200 ед. хр., и своевременное ее оформление.
- в целях обеспечения сохранности запланировано картонирование 825 ед. хр.
- проводить розыск необнаруженных дел в ходе сплошной проверки наличия и состояния архивного фонда в 2014-2016 гг.;
- продолжить работу по улучшению физического состояния документов: улучшение физического состояния документов на бумажной основе будет проводиться путем выполнения простейших видов реставрации документов и подшивки дел. Планируется улучшить физическое состояние 100 ед. хр. на бумажной основе по фонду: ОАО «Агрофирма «Герой».
В целях совершенствования учета документов Архивного фонда муниципального архива:
- своевременно и достоверно вносить текущие изменения в учетные документы в связи с изменением в составе и объеме фондов в результате новых поступлений, правильно решать вопросы фондирования;
- После приема дел постоянного хранения будут внесены изменения в учетные документы по: 13 фондам организаций - источников комплектования муниципального архива, также предстоит оформить прием и учетную документацию 2 новых фондов после описания ликвидированных организаций, составлять карточки фондов на новые поступления;
- осуществлять прием на хранение в архив документов ликвидированных структур, в т. ч. в результате банкротства, при соблюдении нормативных требований научной систематизации документов и наличии к ним качественного учетно-справочного аппарата;
В соответствии с письмом Росархива от 25.11.2011 № 4/2290-Н планируется продолжить работу по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» 3 версия). В 2017 г. будет введено 394 ед. хр. по фондам № 214 ООО «Агрофирма «Таябинка» по описям № 1-2, № 213 МУ «Централизованная бухгалтерия» по описям № 1 - 3 .
2. Формирование Архивного фонда Чувашской Республики.
Организационно-методическое руководство архивами организаций
и организацией документов в делопроизводстве организаций
В 2017 г. будет продолжена работа по комплектованию муниципального архива управленской документацией и документами по личному составу. Планируется принять на постоянное хранение в соответствии с утвержденным планом - графиком из 13 организаций-источников комплектования 825 дел управленческой документации
Планируется продолжить работу по приему документов по личному составу от ликвидированных организаций.
В целях контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности в организациях-источниках комплектования на 2017 г. запланировано проведение 16 обследований: 14 комплексных и 4 контрольных.
Планируется утвердить описи дел постоянного хранения на 825 ед. хр.: отдел сельского хозяйства, отдел строительства и жилищно-коммунального хозяйства, финансовый отдел, отдел экономики имущественных и земельных отношений администрации Красноармейского района, Красноармейский районный суд, муниципальное бюджетное учреждение «Централизованная бухгалтерия сельских поселений», бюджетное учреждение Чувашской Республики «Красноармейская районная станция по борьбе с болезнями животных», МБОУ дополнительного образования детей «Детский дом творчества», СХПК «Нива», МУП жилищно-коммунального хозяйства, СХПК «Гигант», БУ «Красноармейская ЦРБ», КУ Чувашской Республики «Центр занятости населения Красноармейского района» Государственной службы занятости населения Чувашской Республики, Красноармейская территориальная избирательная комиссия.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации будет проведена паспортизация архивов организаций - источников комплектования муниципального архива по состоянию на 01 декабря 2017г. В течение года будут вноситься изменения и дополнения в списки организаций - источников комплектования муниципального архива. Будет продолжена работа по выявлению и обследованию новых организаций для включения в список источников комплектования муниципального архива.
Во исполнение постановлений Правительства Российской Федерации от 15.06. 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 г. № 164 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики» в течение года будет продолжена работа по согласованию инструкций по делопроизводству документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
В 2017 г. будет оказана организационно-методическая помощь организациям по вопросам составления инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архиве и экспертной комиссии, и по вопросам упорядочения управленческой и научно-технической документации и документов по личному составу.
Продолжить работу по организации внедрения «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.
Обработать документы ликвидированных организаций и предприятий: муниципальное бюджетное учреждение культуры «Центр развития культуры и библиотечного обслуживания» девяти сельского поселения Красноармейского района; Совет ветеранов войны, труда, Вооруженных сил и правоохранительных органов Красноармейского района; сектор по физической культуре и спорту, по делам молодежи администрации Красноармейского района Чувашской Республики, Муниципальное предприятие «Бытовик». Составить описи, утвердить в ЭПК Минкультуры Чувашии.
Вносить изменения и дополнения в список организаций-источников комплектования муниципального архива.
Вести наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования муниципального архива.
Подготовить и провести 2 семинара-совещания с ответственными лицами за делопроизводство и ведомственный архив организаций, предприятий – источников комплектования муниципального архива (I и IV кварталы) по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве, по научно-технической обработке документов и составлению описей.
3. Создание информационно-поисковых систем,
научной информации и использование документов
В 2017 г. планируется подготовить выставку в рамкахГода Матери и Отца, объявленного в Чувашии в 2017 год.
По документам муниципального архива планируется подготовить 1 статью, 1 подборку информации, 7 экскурсий.
В соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением коллегии Минкультуры Чувашии от 14 апреля 2006 г. № 9 «О работе государственных и муниципальных архивов по исполнению социально-правовых, тематических и генеалогических запросов граждан» своевременно и качественно будут исполняться тематические и социально-правовые запросы. Продолжится работа с Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в Цивильском районе Чувашской Республики - Чувашии (межрайонное) по исполнению запросов в электронном виде
Помогать краеведам в выявлении документов в процессе подготовки документальных публикаций, студентам – в выполнении курсовых, дипломных работ по истории учреждений, организаций, предприятий района, по вопросам социально-экономического, культурного развития района.
Активно участвовать в информационном обеспечении мероприятий, связанных с празднованием юбилейных дат.
Участвовать в организационных, культурно-массовых мероприятиях, проводимых сектором архивов Минкультуры Чувашии, администрацией района, общественными организациями, краеведами.
4. Научно-техническая информация.
Повышение квалификации кадров.
Соблюдать Административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг по выдаче справок социально-правового характера, копий, выписок из документов и предоставлению документов для исследователей в муниципальном архиве.
Изучать и внедрять в практику работы отраслевых нормативно-методических документов, в т.ч. государственных архивов республики.
Участвовать на семинарах, совещаниях, проводимых сектором архивов Минкультуры Чувашии, заниматься самообразованием.