2019.12.05 №75 "«Об утверждении номенклатуры дел администрации Балабаш-Баишевского сельского поселения Батыревского района Чувашской Республики»

Балабаш-Баишевское сельское поселение

Батыревского района

Чувашской Республики

УТВЕРЖДАЮ

Глава Балабаш-Баишевского сельского поселения Батыревского района Чувашской Республики

В.К.Никитин

____ ___________2019 г.

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

(томов,

частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Собрание депутатов сельского поселения и его постоянные комиссии

Собрание депутатов

01-01

Устав сельского поселения и изменения к нему

постоянно

ст. 12

01-02

Протоколы заседаний Собрания депутатов и документы к ним (решения, доклады, справки, сведения, информации)

постоянно

ст. 18а

Нумерация протоколов в пределах созыва

01-03

Протоколы публичных слушаний и документы к ним (решения, информации, выступления и др.)

постоянно

ст. 18л

01.04.19

Регламент работы Собрания депутатов

постоянно

ст. 27а

.01-05

Годовой, квартальные, месячные планы работы Собрания депутатов

постоянно

ст. 285а

квартальные, месячные планы работы – 5 лет

.01-06

Годовой, квартальные, месячные отчеты о деятельности Собрания депутатов

постоянно

ст. 464б

.01-07

Учетные карточки депутатов

постоянно

ст. 656а

.01-08

Список депутатов

постоянно

ст. 685а

1

2

3

4

5

.01-09

Обращения, письма и предложения организаций и граждан к депутатам и документы по их рассмотрению

постоянно

ст. 183 а

Каждый депутат заводит отдельное дело

Обращения личного характера – 5 лет ЭПК, оперативного характера – 5 лет

.01-10

Журнал регистрации решений Собрания депутатов

постоянно

ст. 258а

.01-11

Журнал регистрации поступающей документации

5 лет

ст. 258г

.01-12

Журнал регистрации отправляемой документации

5 лет

ст. 258г

.01-13

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет

ст.258е

Постоянные комиссии

.01-15

Протоколы заседаний постоянных комиссий (по бюджету и экономике; законодательству и правопорядку; по социальным вопросам) и документы к ним (планы, отчеты, справки, информации и др.)

постоянно

ст. 18в

Формируется отдельно на каждую комиссию

02. Глава сельского поселения

02-01

Постановления администрации сельского поселения и документы к ним

постоянно

ст.1а

02-02

Распоряжения администрации сельского поселения по основной деятельности и документы к ним

постоянно

ст. 1а

.02-03

Регистрационное дело муниципального образования (сведения, копии устава, свидетельства о государственной регистрации, информации)

постоянно

ст. 11

.02-04

Свидетельства о включении муниципального образования в государственный реестр

постоянно

ст. 10

1

2

3

4

5

.02-05

Журнал регистрации постановлений администрации сельского поселения

постоянно

ст. 258а

переходящее

02-06

Журнал регистрации распоряжений администрации сельского поселения по основной деятельности

постоянно

ст. 258а

переходящее

03. Администрация сельского поселения

03-01. Общее руководство. Контроль

03-01-01

Указы Президента Чувашской Республики, постановления Государственного Совета и Кабинета Министров Чувашской Республики, решения районного Собрания депутатов муниципального района, присланные для руководства и сведения

ДМН

ст. 1б

Решения Собрания депутатов

района (города),относящиеся к деятельности-постоянно

03-01-02

Постановления, распоряжения администрации муниципального района, относящиеся к основной деятельности

постоянно

ст. 1б

Присланные для руководства и сведения – ДМН

03-01-03

Указания, решения, акты, предписания, письма правоохранительных, судебных и других надзорных органов, присланные для работы

ДМН

ст. 1б

03-01-04

Регламент работы администрации

муниципального образования

постоянно

ст. 27 а

03-01-05

Соглашение между администрациями муниципального района и сельского (городского) поселения о передаче части муниципальных полномочий по вопросам формирования и исполнения, учета исполнения бюджета и администрирования поступлений в бюджет, ведения муниципальной долговой книги

постоянно

ст. 492

03-01-06

Протоколы собраний (сходов) граждан и документы к ним (решения, информации, выступления и др.)

постоянно

ст. 18к

1

2

3

4

5

03-01-07

Проект бюджета сельского поселения

постоянно

ст. 315

.03-01-08

Бюджет сельского поселения

постоянно

ст. 314б

.03-01-09

Прогноз социально-экономического развития сельского поселения

постоянно

ст. 270а

.03-01-10

Планы работы сельского поселения и отчеты о выполнении планов работы

постоянно

ст. 285а

.03-01-11

Штатное расписание и смета доходов и расходов администрации сельского поселения

постоянно

ст. 71а

.03-01-12

Документы об изменении бюджета (справки-уведомления об изменении бюджетных ассигнований, расчеты, таблицы и др.)

5 лет ЭПК

ст. 319

.03-01-13

Годовой отчет об исполнении бюджета сельского поселения

постоянно

ст. 114б

03-01-14

Статистические сведения о численности и составе сельского населения по полу и возрасту; о поголовье скота, численности птицы и жилищном фонде в личных хозяйствах и др.( ф. № 1-ЛПХ, 14, 1-жилфонд и др.)

постоянно

ст. 467б

.03-01-15

Переписка с администрацией муниципального района, правоохранительными, судебными и другими надзорными органами, учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию сельского поселения

постоянно

ст. 86

По оперативно-хозяйственным вопросам – 5 л.

.03-01-16

Обращения (письма, предложения, заявления и жалобы) граждан по социально-бытовым вопросам и документы по их рассмотрению

5 лет ЭПК

ст. 183б

.03-01-17

Приемо-сдаточные акты при смене главы администрации сельского поселения

постоянно

ст. 79 а

Формируется по мере необходимости

1

2

3

4

5

.03-01-18

Списки населенных пунктов, учреждений, предприятий, расположенных на территории сельского поселения

Постоянно

ст.45а

.03-01-19

Похозяйственные книги

Постоянно

ст.136

.03-01-20

Копии выписки из ЕГРН и свидетельств о государственной регистрации права на собственность и документы к ним

Постоянно

ст.185

.03-01-21

Журнал оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Постоянно

ст.775

.03-01-22

Журнал регистрации поступающих документов, в том числе по электронной почте

5 лет

ст. 258г

03-01-23

Журнал регистрации отправляемых документов, в том числе по электронной почте

5 лет

ст. 258г

03-01-24

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет

ст.258е

03-01-25

Журнал учета приема граждан

3 года

ст. 259а

03-01-26

Журнал учета выданных справок о составе семьи, личном подсобном хозяйстве, выделении земельных участков и др.

5 лет

ст.695д

03-01-27

Номенклатура дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

постоянно

ст. 200а, 248а

Комиссии сельского поселения

03-01-28

Протоколы заседаний постоянных комиссий, советов и документы к ним (планы, отчеты, справки, информации и др.)

постоянно

ст. 5в

Формируется отдельно на каждую комиссию, совет

1

2

3

4

5

03-02. Социальная поддержка населения

03-02-01

Документы по реализации республиканской программы «Забота» (планы мероприятий по работе с семьями, информации о выполнении, списки одиноких престарелых, инвалидов)

постоянно

ст. 894а

03-02-02

Документы по реализации Республиканской целевой программы «Семья» (планы мероприятий; информации о выполнении; сведения о количестве детей и многодетных семей; списки семей, имеющих одного, двух, трех и более детей)

постоянно

ст. 894а

03-02-03

Заявления граждан, в том числе

молодых семей, нуждающихся в получении жилья и улучшении жилищных условий

5 лет

ст. 925

После предоставления жилой площади

03-02-04

Документы граждан, нуждающихся в получении жилья и улучшении жилищных условий (ксерокопии личных документов, заявления и др.)

5 лет

ст.930

После предоставления жилой площади

На каждого заявителя заводится отдельное дело

03-02-05

Журнал (книга) регистрации заявлений граждан, в том числе от молодых семей, нуждающихся в получении и улучшении жилищных условий

5 лет

ст. 927

После предоставления жилой площади

03-02-06

Журнал (книга) регистрации договоров передачи жилья в собственность (по приватизации жилья)

Постоянно

ст.933

Хранится в организации

03-03. Работа с кадрами

.03-03-01

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц

Постоянно (1)

ст. 77 а

(1) Индивидуальные работников – 75 лет

.03-03-02

Должностные регламенты муниципальных служащих

постоянно (1)

ст. 80 а

(1) Индивидуальные работников – 75 лет

1

2

3

4

5

.03-03-03

Распоряжения главы администрации сельского поселения по личному составу

75 лет

ст. 19б

.03-03-04

Распоряжения главы администрации сельского поселения об отпусках, командировках

5 лет

ст. 19 в

.03-03-05

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, формирования кадрового резерва; заключению с муниципальными служащими, достигшими пенсионного возраста и документы к ним (заявления, списки, справки, характеристики и др.)

постоянно

ст. 670

.03-03-06

Протоколы заседания комиссии по установлению трудового стажа для выплаты (определения) надбавки за выслугу лет

15 лет ЭПК

ст. 696

При отсутствии распорядительного документа – 50 лет

.03-03-07

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

постоянно

ст. 678

.03-03-08

Личные дела муниципальных служащих (специалистов) сельских поселений

75 лет ЭПК

ст. 656 б

.03-03-09

Личные карточки специалистов сельских поселений (формы № Т-2-ГС (МС)

75 лет ЭПК

ст. 658

.03-03-10

Трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК

ст. 657

.03-03-11

Трудовые книжки работников администрации сельского поселения

до востребования ст. 664

Невостребованные – не менее 75 лет

.03-03-12

Документы по аттестации специалистов сельского поселения (протоколы заседаний комиссий, сведения, списки, характеристики, представления и др.)

15 лет ЭПК

ст. 696

1

2

3

4

5

.03-03-13

Документы о представлении к награждению государственными наградами (представления, ходатайства, автобиографии, характеристики выписки из решений, постановлений)

75 лет ЭПК

ст.735б

03-03-14

Графики предоставления отпусков

1 год

ст. 693

03-03-15

Заявления о предоставлении ежегод

ных, учебных отпусков, приеме, переводе, увольнении работников

5 лет

ст. 665

не вошедшие в состав личных дел

.03-03-16

Журнал регистрации распоряжений главы сельского поселения по личному составу

75 лет

ст. 258б

.03-03-17

Журнал (книга) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

ст. 695в

.03-03-18

Журнал (книга) учета выдачи командировочных удостоверений

5 лет

ст. 695к

.03-03-19

Журнал (книга) регистрации трудовых договоров

75 лет

ст. 695б

03-04. Нотариальные действия

03-04-01

Завещания

Постоянно

ст. 438

.03-04-02

Доверенности

5 лет

ст. 412

со дня истечения срока действия

.03-04-03

Реестр для регистрации нотариальных действий

постоянно

ст. 459а

.03-04-04

Алфавитная книга учета завещаний

постоянно

ст. 459а

.03-04-05

Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий (платежные поручения, корешки почтовых переводов и др.)

5 лет

ст.362

При условии проведения проверки (ревизии)

1

2

3

4

5

03-05. Военно-учетный стол

03-05-06

Списки ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

постоянно

ст. 685б

03-06. Земельные отношения

03-06-01

Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики, главы муниципального образования, письма, указания республиканских органов исполнительной власти по вопросам землепользования

ДМН

ст. 1б

.03-06-02

Документы по закреплению границ муниципального образования - сельского поселения (постановления, описание границ, выписки, схемы, справки)

постоянно

ст. 44

.03-06-03

Правила землепользования и застройки сельского поселения

постоянно

ст. 27а

.03-06-04

Список землепользователей

постоянно

ст. 135

.03-06-05

Личные дела землепользователей с документами (вторые экземпляры государственных актов на землю, копии свидетельств о праве собственности на землю и жилой дом)

постоянно

ст. 798

.03-06-06

Заявления граждан о выделении земельных участков и отказе от них и документы по их рассмотрению

постоянно

ст. 183а

.03-06-07

Документы по оформлению договоров аренды на земли сельскохозяйственного назначения (протоколы заседаний конкурсной комиссии, договоры аренды с гражданами, договоры аренды с организациями)

постоянно

ст. 796а

ст. 791

На каждого арендатора заводится одно дело (опись в деле имеется) и подшиваются все документы (заявление, договор, протоколы, извещения, публикации)

1

2

3

4

5

.03-06-08

Договоры купли-продажи земельных участков, находившихся в муниципальной собственности и документы к ним

постоянно

ст. 797

03-06-09

Сведения, отчеты о работе администрации сельского поселения по использованию земель сельскохозяйственного назначения

постоянно

ст. 798

03-06-10

Журнал регистрации заявлений граждан по вопросам землепользования (выделения и отказе от земельных участков)

5 лет

ст. 258е

.03-06-11

Журнал регистрации договоров аренды земельных участков

постоянно

ст. 792

.03-06-12

Журнал регистрации договоров купли-продажи земельных участков

постоянно

ст. 459в

04. Органы территориального общественного самоуправления

04-01

Документы о работе женсовета, Совета профилактики, Совета ветеранов, Совета инвалидов, добровольных народных дружин и др. (устав или положение, протоколы заседаний, планы, отчеты и др.)

постоянно

ст. 39

Формируется отдельно на каждый территориальный орган общественного самоуправления

05. Гражданская оборона

.05-01

Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики, главы муниципального образования, письма, указания республиканских органов исполнительной власти по вопросам гражданской обороны

5 лет ЭПК

ст.861

.05-02

План основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности на водных объектах

5 лет ЭПК

ст.862

1

2

3

4

5

.05-03

План организации работ по гражданской обороне

5 лет ЭПК

ст.862

.05-04

План действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера

5 лет ЭПК

ст.862

.05-05

Переписка по вопросам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера

5 лет

ст.874

.05-06

Документы комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности

5 лет ЭПК

ст.876

.05-07

Материалы по эвакуации населения

1 год (1)

ст.882

(1) После замены новыми

Специалист администрации

сельского поселения

____ ___________2019 г.

Максимова И.П.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

администрации Балабаш-Баишевского

сельского поселения Батыревского района Чувашской Республики

от ____ ____________2019 г. №___

СОГЛАСОВАНО

Заведующий МБУ «Батыревский райархив»

Батыревского района Чувашской Республики

от ____ ___________2019 г. № ____

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного

Временного

(5 лет, 3 года)