В соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики и Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, администрация Яндобинского сельского поселения Яндобинского района

п о с т а н о в л я е т:

утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Яндобинского сельского поселения Аликовского района Чувашской Республики (прилагается).

 

 

Глава Яндобинского

сельского поселения А.А. Ананьев

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации Яндобинского сельского поселения

от 01.12.2016 № 110

 

 

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству
в администрации ЯНДОБИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ АЛИКОВСКОГО РАЙОНА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкцияо ведении делопроизводства в администрации Яндобинского сельского поселения Аликовского района (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами в администрации сельского поселения.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики и Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов.

1.4. Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации сельского поселения возлагается на заместителя главы администрации.

Глава администрации обязан:

1.4.1. Рассматривать поступающие документы в день их получения и организовать контроль за их исполнением.

1.4.2. Обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.

1.5.Работники администрации сельского поселения несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить главеадминистрации сельского поселения.

 

 

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

2.2. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

2.3. Документ - это информация, зафиксированная на материальных носителях с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации Яндобинского сельского поселения, являются:

а) Государственный герб Чувашской Республики;

б) наименование органа местного самоуправления;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) вид документа;

д) место составления (издания) документа;

е) справочные данные об органе местного самоуправления;

ж) адресат;

з) дата документа;

и) регистрационный номер документа;

к) наименование документа;

л) текст документа;

м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

н) отметка о наличии приложений;

о) гриф согласования;

п) гриф утверждения;

р) виза;

с) оттиск печати;

т) отметка о заверении копии;

у) отметка об исполнителе;

ф) указания по исполнению документа;

х) отметка о контроле документа;

ц) отметка об исполнении документа;

ч) отметка о конфиденциальности.

 

III. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Оформление реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

3.1.1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2010 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2010).

3.1.2. Регистрационный номер (индекс документа)

Регистрационный номер документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются. Так, индекс «05/12-136» входящего документа включает:

- 05 – индекс структурного подразделения, к деятельности которого

относится документ;

- 12 – номер соответствующего дела по номенклатуре;

- 136 – порядковый номер документа, присвоенный ему при

регистрации.

Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.1.3. Ссылка на регистрационный номер

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.1.4. Место разработки или издания документа

Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

3.1.5. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

Администрация города Шумерля

Управление образования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

Администрация города Шумерля

Управление образования

ведущему специалисту

А.И.Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:

Генеральному директору

ОАО «АККонд»

В.Н.Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

И.П.Кудряшову

ул.Садовая, д.5, кв.12

Ленинский р-н, г.Кстово

Нижегородской обл., 326121

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщённо. Например:

Главам сельских поселений

Яндобинского

 

Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большем их количестве составляется список рассылки документа.

Слово «Копия» перед 2-4 адресатами не указывается.

3.1.6. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. (Приложение №1).

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

Аликовского района

Подпись Расшифровка подписи

16.12.2010

При необходимости документ может утверждаться правовым актом. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:

Утверждено

распоряжением главы

Яндобинского сельского поселения

от 16.12.2010 № 259-р

Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

3.1.7. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.1.8.Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок не должен превышать 5 строк машинописного текста. В конце заголовка точка не ставится.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.

3.1.9. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 листах в 5 экз. в первый адрес.

3.1.10. Подпись документа

В состав подписи входят: наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом или рукописным, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ.

3.1.11. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения должностным лицам (заместителям главы администрации), должны быть завизированы ими.

Виза состоит из должности, личной подписи, инициалов и фамилии, даты и проставляется в верхней части оборотной стороны первого листа подлинника распорядительного документа. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Глава Яндобинского сельского поселения

Личная подпись Расшифровка подписи

14.11.2013

 

Внешнее согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями организации и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа (кроме правовых актов главы).

Гриф согласования включает в себя слово "Согласовано" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс:

 

Согласовано

Генеральный директор

ЗАО «Фирма «Акконд-агро»»

Личная подпись Инициалы, фамилия

15.11.2013

 

Согласовано

Письмо администрации

Яндобинского сельского поселения

от 30.12.2013 № 199

 

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", которая располагается в левом нижнем углу.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами администрации района;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с органами государственной власти Чувашской Республики, интересы которых затрагиваются в документе;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями.

3.1.12. Печать

Оттиск печати подтверждает подлинность подписи должностного лица, подтверждение юридической силы документа.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении № 2.

Оттиск печати на документах проставляется в свободном месте между наименованием должности и подписью лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, отмеченное «МП». Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

3.1.13. Заверение копий документов

При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, например:

Верно

Зам. главы администрации

Яндобинского сельского поселения подпись

Дата

Кроме того, верность копии документа удостоверяется проставлением печати.

3.1.14.Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:

Ф.И.О

62-57-14

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются инициалы и фамилия, номер телефона основного исполнителя.

3.1.15. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу оформляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

Необходимость его оформления определяет исполнитель (разработчик) документа на основании соответствующего Перечня сведений конфиденциального характера.

Гриф ограничения доступа может представлять собой гриф секретности, обозначаемый словами: Секретно, Сов.секретно, Особой важности, или пометку ДСП (для служебного пользования). Ниже этих слов под чертой указывается номер экземпляра.

Например: ДСП или ДСП

экз.№ 2 экз. единственный

3.1.16.Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или главы сельского поселения, в котором исполнен документ.

3.1.17.Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в администрацию содержит порядковый номер и дату (при необходимости – время) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.

3.1.18.Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.

 

3.2.Правила оформления бланков документов

3.2.1. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Таблицы, планы, ведомости, графики и т.п. разрешается оформлять на листах бумаги формата А3 (297х 420 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.

3.2.2. В администрации сельского поселения применяются следующие бланки:

- бланк письма администрации сельского поселения (приложение № 3);

- бланк постановления, распоряжения администрации (приложения № 4, № 5);

3.2.3. Бланки администрации сельского поселения подлежат учету.

3.2.4. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие правила:

• применять текстовый редактор - WordforWindows версии от 6.0 и выше;

• шрифт - TimesNewRomanCyr, размер – 14 для набора основного текста и допускается на 1-2 пункта меньше – для дополнительного ( приложения, таблицы, примечания, подписи под рисунками );

• поля: левое - 3,5 см, правое - 1,5 см, верхнее и нижнее - 2 см;

• межстрочное расстояние – 1- 1,5 межстрочных интервала;

• реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

3.2.5. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа в интервале 10-15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.

3.2.6. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом, и документы, предназначенные для размножения, оформляются только чернилами или пастой темного цвета.

 

 

 

IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Табель документов

Табель документов – это перечень документов, разрабатываемых в администрации сельского поселения.

Табель документов утверждается главой администрации.

4.2.Программа

Программа – содержание и план предстоящей деятельности, включающий приоритетные направления развития сельского поселения, устанавливающий конкретные задачи и сроки.

Паспорт Программы, как правило, состоит из следующих разделов:

• Наименование Программы;

• Основание для разработки;

• Заказчик Программы;

• Основные разработчики Программы;

• Цели и задачи Программы;

• Сроки реализации Программы;

• Основные мероприятия Программы (План)

• Объемы и источники финансирования;

• Ожидаемые результаты реализации Программы;

• Система контроля за выполнением Программы.

Программы социально-экономического развития сельского поселения рассматриваются и утверждаются Собранием депутатов Яндобинского сельского поселения.

4.3.Постановления и распоряжения главы администрации

Постановление - это правовой акт, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельностисельского поселения, носящий общеобязательный (публичный) характер, как правило, длительного действия.

Распоряжение – это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

Постановления и распоряжения главы администрации готовятся и оформляются в соответствии с Положением о порядке подготовки и издания правовых актов главы администрации Яндобинского сельского поселения.

4.4. Поручения

Поручения главы администрации и его заместителей оформляются на стандартных листах бумаги А4 в виде задания исполнителям и срока его исполнения для решения оперативных вопросов.

Поручения не согласовываются, а в реквизите «Подпись» указывается наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия.

Поручение может быть отменено автором или вышестоящим лицом.

4.5.Положение, инструкция, правила

4.5.1. Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение: права, обязанности, организацию работы администрации сельского поселения.

4.5.2. Инструкция

Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных, нормативных правовых актов.

4.5.3. Правила

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.5.4. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые руководителем, или акты, утверждаемые отдельным правовым документом.

Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания правового акта.

4.5.5. Тексты проектов положения, инструкции, правил излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?".

Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" содержит основания разработки, основное назначение правового акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

4.5.6. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.

4.6. Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, закрепляющий статус работника, его должностные обязанности и виды работы, объем его полномочий.

Должностная инструкция оформляется на стандартных листах формата А4. В заголовке инструкции указывается полное наименование должности в дательном падеже «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту).

Должностная инструкция должностному лицу подписывается и визируется заместителем главы администрации, утверждается главой администрации.

Должностные инструкции специалистам и техническим служащим подписываются главой администрации.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: Общие положения, Должностные обязанности, Должностные полномочия, Ответственность, Служебные взаимоотношения, Квалификационные требования.

4.7. Протокол

4.7.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях, собраниях, совещаниях, конференциях (приложение № 8).

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на заместителя главы администрации.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после заседания.

4.7.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело администрации.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

4.7.3. Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения), полными (содержат, кроме вопросов и решений, краткую запись выступления докладчиков и участников).

4.7.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список.

Повестка дня: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Решили.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).

Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.

Далее указывается принятое по этому вопросу решение.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Решение протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Решение прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые решения по соответствующим вопросам.

4.7.5. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем.

При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний администрации, протоколы заседания комиссий, протокол экспертных советов и др.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.

4.7.6. Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются соответствующей печатью.

4.8. Акт

4.8.1. Акт -документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события (приложение № 9).

Акты составляются по результатам ревизий, приема-передачи дел, инвентаризации и т. д.

4.8.2. Текст акта состоит из двухчастей: вводной и констатирующей.

Вводная часть: Заголовок акта (название или краткое содержание актируемого факта или события). Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: указываются председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), их должности, инициалы и фамилии. Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, место его нахождения, адресаты, которым они направлены.

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствующие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.

4.8.3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

4.9.Справка

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий служебного характера, и удостоверяющий какой-либо юридический факт, выдаваемый заинтересованным организациям и гражданам.

Обязательными реквизитами всех видов справок являются наименование организации, заголовок, текст, подпись, дата. Подписывает справку должностное лицо, несущее ответственность за представленные сведения. В необходимых случаях справка заверяется печатью.

4.10.Отчет

Отчет – это документ, содержащий информацию о выполненных мероприятиях, действиях, поручениях.

Отчеты могут быть плановыми и оперативными.

Плановые отчеты разрабатываются на основе нормативных документов, оформляются, как правило, на стандартных бланках и представляются за определенный период времени.

Оперативные отчеты разрабатываются по запросу вышестоящих структур или других организаций, могут оформляться в произвольной форме, которая наиболее полно отражает поставленный вопрос и представляются к указанному сроку за указанный период.

4.11. Служебная записка

4.11.1. Служебная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

4.11.2. Служебные записки могут быть внутренними и внешними. Внутренняя служебная записка, адресуемая главе администрации сельского поселения, оформляется на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту. Если служебная записка направляется за пределы организации, то она печатается на бланке для письма, подписывается руководителем, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

Текст служебной записки обычно состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

4.12. Объяснительная (пояснительная) записка

Объяснительная (пояснительная) записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Объяснительная (пояснительная) записка оформляется на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением реквизитов аналогично служебной записке и подписывается составителем.

4.13. Служебное письмо

4.13.1. Письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов.

Служебные письма подразделяются на: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма - извещения, письма-приглашения и др.

4.13.2. Служебное письмо печатается на стандартном бланке для письма администрации сельского поселения.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.13.3. В служебных письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем для принятия соответствующих мер»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым»);

- от третьего лица единственного числа («Администрация не возражает»).

4.13.4. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

4.13.5. Служебные письма подписываются:

- направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Президента Чувашской Республики, Председателя Правительства Российской Федерациии Кабинета Министров ЧР, органов власти, управления и других предприятий и организаций, а также гражданам - главой администрации;

4.13.6.Датой письма является дата его подписания.

4.13.7. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

4.13.8. Второй экземпляр служебного письма остается в администрации сельского поселения, содержит визу лица, составившего документ, и визы должностных лиц, с которыми документ согласовывался.

4.14.Телеграмма

4.14.1. Телеграмма –документ, передаваемый адресату по телеграфу. Используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

4.14.2. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами).

Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами.

Телеграммы подписывают глава администрации и его заместитель.

4.14.3. В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.

4.14.4.Телеграммы за подписью главы администрации и его заместителя передаются для отправки в администрацию сельского поселения в двух экземплярах.

4.15.Телефонограмма

4.15.1. Телефонограмма – это документ, текст которого передается адресату по телефону (приложение № 10).

4.15.2. В телефонограмме должны указываться названия вида документа, наименование организации, дата, номер, адресат организации- получателя, текст (не превышающий 50 слов), должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму.

После приема-передачи телефонограммы указываются должности, фамилии и номера служебных телефонов лиц, передавших и принявших ее, а также время приема-передачи.

4.15.3. Телефонограммы, адресованные главе администрации, принимаются заместителем главы администрации, регистрируются в журнале регистрации телефонограмм, незамедлительно докладываются главе и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

 

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

5.1.2.Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.2.Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.2.1. Документы, поступающие в администрацию сельского поселения на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются заместителем главы администрации сельского поселения. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные главе сельского поселения, заместителю главы администрации, а также без указания конкретного лица предварительно рассматриваются, затем направляются главе или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, требующие обязательного рассмотрения главой сельского поселения;

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Рассмотренные главой сельского поселения документы возвращаются заместителю главы администрации, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.2.2. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение главе сельского поселения.

 

5.3. Обработка и передача отправляемых документов

5.3.1. Документы, отправляемые администрацией района передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется заместителем главы администрации сельского поселения.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.

5.3.2. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

5.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие технические и программные средства.

5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.4.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной главой сельского поселения, который хранится в течение года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

- факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы проходят первичную обработку в соответствии с пунктом 5.2 настоящей Инструкции.

5.5. Учет количества документов

5.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются и представляются главе сельского поселения.

5.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

5.6.Работа исполнителей с документами

5.6.1. Глава сельского поселения обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

5.6.2. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

5.6.3. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.7. Рассмотрение обращенийграждан и организация приема граждан

Работа с обращениями граждан и организация приема граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» и Инструкцией по работе с обращениями граждан в администрации Яндобинского сельского поселения, утвержденной постановлением администрации сельского поселения .

5.8.Работа с обращениями и запросами депутатов

5.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в соответствии с действующим законодательством о статусе депутата.

5.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее все необходимые реквизиты.

При обращении депутата в администрацию сельского поселения должностные лица должны предоставить депутату всю необходимую информацию по его запросу.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, представляются депутату в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

5.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

5.8.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.8.5. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5. 9. Машинописные и копировально-множительные работы.

5.9.1. Печатание документов администрации производится непосредственно в администрации сельского поселения с соблюдением установленных правил печатания.

5.9.2. Копировально-множительные работы (размножение документов) в администрации осуществляются в администрации сельского поселения.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы, определяются главой сельского поселения. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

5.9.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Размножение бланков документов не разрешается.

5.9.4. Изготовление копий документов секретного характера производится в строгом соответствии с инструкциями по работе с секретными документами.

 

VI. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, за исключением документов, перечисленных в Перечне документов, не подлежащих регистрации (Приложение № 11).

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

6.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

6.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится:

 

В администрации сельского поселения

Входящая документация в адрес главы администрации. Создаваемая документация: письма за подписью главы администрации. Входящая документация (распорядительные документы) органов власти и управления, организаций и др. Письма и заявления граждан, обращения и запросы депутатов и ответы на них. Внутренняя документация (распоряжения по кадровым вопросам (личному составу) за подписью главы администрации

 

6.6. Документы регистрируются в установленных формах учета.

6.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом должностного лица. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга.

6.8. Обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, регистрируются под прежними номерами с дробью. В этом случае главе администрации повторное обращение передается вместе с имеющейся перепиской, ответами и справкой.

 

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ

7.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

7.3. Контроль за фактическим исполнением документов возлагается на заместителя главы администрации.

7.4. Обязательному контролю подлежат:

- все документы Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, а также документы органов власти, управления и других организаций;

- постановления и распоряжения главы администрации;

- протоколы заседаний, совещаний и др.;

- письма и обращения от юридических лиц и граждан;

- обращения и запросы депутатов;

- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях в печати и других средствах массовой информации.

7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других органов власти, управления, организаций, обращений депутатов и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с действующим законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

- письменное обращение - в течение 30 дней со дня регистрации; в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней;

- по обращениям и запросам депутатов безотлагательно, но не более 30 дней;

- все остальные - в срок не более 30 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Чувашской Республики, Государственного Совета ЧР, Кабинета Министров ЧР допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только автор документа.

Продление срока исполнения документа возможно только с согласия должностного лица, подписавшего резолюцию.

7.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с главой сельского поселения все контролируемые документы.

7.8. Если поручение, содержащееся в документе дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки и в равной мере несут ответственность за своевременное выполнение поручения.

7.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за 7 дней до истечения срока.

7.10. Снятие документа с контроля осуществляет должностное лицо, подписавшее поручение.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;

дата;

подпись исполнителя.

7.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

7.11.1. На документах, по которым поставленные вопросы решены в определенном порядке и письменного ответа не требуется, исполнитель на первой странице делает отметки, когда и как решен вопрос.

7.11.2. Исполненный документ со всеми относящимися к нему материалами (приложениями, резолюциями и т. д. ) передается заместителю главы администрации сельского поселения, и подшивается дело с надписью на первой странице документа «В дело № ...».

 

 

VIII.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив администрации района (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации сельского поселения с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

8.1.3. Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.4. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно в администрации сельского поселения, второй - используется в работе, третий – хранится в архиве администрации сельского поселения, четвертый - представляется в районный архив.

8.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы представительного и исполнительного органов местного самоуправления. В номенклатуру дел вначале включаются дела представительного органа, затем исполнительно-распорядительного органа.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в администрации сельского поселения цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 01-05, где 01 обозначает администрацию сельского поселения , 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); краткое содержание документов дела, даты или период, к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название:

Переписка с муниципальными предприятиями

по вопросам………..

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

Переписка с организациями, предприятиями и

учреждениями по вопросам …………..

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

Переписка с Администрацией Президента

Чувашской Республики по вопросам …………

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты):

«Годовой отчет об исполнении сметы расходов за 2013 год"

Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела и т.д.

8.1.7. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.6. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение № 14).

8.2.Формирование и оформление дел.

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.2. Законченные делопроизводством документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в администрации сельского поселения, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

8.2.4. Документы внутри дела систематизируются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются подлинники и копии актов главы сельского поселения, решений Собрания депутатов, копии принятых федеральных законов, республиканских законов, актов Правительства Российской Федерации, актов Президента Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Нормативные правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. №609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.

8.2.5. Все дела подлежат оформлению. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в администрации сельского поселения.

8.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 15), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение № 16), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 17), подшивку или переплет дела.

8.2.7. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:

- наименование органа местного самоуправления;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже – Администрация Яндобинского сельского поселения Аликовского района Чувашской Республики;

- индексом дела является цифровое обозначение дела по номенклатуре дел ;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел администрации сельского поселения, согласованной с ЭК и утвержденной главой сельского поселения;

- даты дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной методической комиссией (далее – ЭПМК) архивной службы Чувашии.

8.2.8. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле.

8.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

8.2.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования.

Работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

8.3.2. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение 3 лет, а затем сдаются в архив.

8.3.3. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица получившего дело, дата возвращения дела. Предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела.

8.3.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

IX.ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ

Документы органа местного самоуправления являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке, подлежат обязательной передаче на хранение в районный архив.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в администрации сельского поселения образован архив.

9.1. В архив администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации, как правило, не подлежат. Они по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

9.4. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

9.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создана постоянно действующая экспертная комиссия администрации сельского поселения.

9.6. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определена положением, утвержденным главой сельского поселения и согласованным с ЭПМК архивной службы Чувашской Республики.

9.7. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в администрации сельского поселения непосредственно лицом, ответственным за ведение делопроизводства совместно с ЭК.

9.8. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

- отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в администрации сельского поселения;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации сельского поселения.

9.10. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.11. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.12. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- личные дела уволенных;

Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

9.13.Описи дел составляются по установленной форме (приложение № 18).

9.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах подробно вносятся в опись (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния.

9.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.16. Опись дел администрации подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК администрации сельского поселения и утверждается главой сельского поселения.

9.17. Отбор документов и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК администрации сельского поселения акты на уничтожение документов утверждаются главой сельского поселения только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК архивной службы Чувашской Республики. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения главой сельского поселения в соответствии с установленным порядком (приложение № 19).

X. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

10.1. В архив администрации сельского поселения передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в администрации сельского поселения и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.3. При передаче дел администрации сельского поселения в архив администрации заместитель главы администрации сельского поселения проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками администрации сельского поселения .

XI.СОХРАННОСТЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

11.1.Делопроизводство с документами, содержащими государственную тайну (секретное делопроизводство), ведется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1.

11.2. Передача документов «ДСП» осуществляется:

- внутри администрации – с разрешения главы сельского поселения под роспись;

- в другие организации – по их письменному запросу, с положительной резолюцией руководства, курьером.

 

 

 

 

Глава Яндобинского сельского поселения А.А. Ананьев

Приложение № 1

к п. 3.1.6.

 

Примерный перечень документов,
подлежащих утверждению

 

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания: экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности администрации и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту и т.д.);

Положения (о премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

 

Приложение № 2

к п.3.1.12

 

 

Примерный перечень документов,

на которых ставится гербовая печать

 

1. Акты

2. Архивная справка

3. Гарантийные письма

4. Доверенности (на ведение дел в судах общей юрисдикции, арбитраже, правоохранительных органах и иных органах власти и управления, на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)

5. Договоры

6. Задания

7. Заключения

8. Заявки

9. Исполнительные листы

10. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений госбанка

11. Командировочные удостоверения

12. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей.

13. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

14. Платежные требования

15. поручения (бюджетные, банковские, платежные и т.д.)

16. Представления и ходатайства

17. Расчетные чеки

18. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в Госбанк)

19. Сметы расходов на содержание аппарата управления

20. соглашения

21. Титульные списки

22. Трудовые книжки

23. Удостоверения

24. Чековые книжки

25. Штатные расписания и изменения к ним

Приложение № 4

к п.3.2.2.

 

ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ЭЛЕК РАЙОНĚ		ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА АЛИКОВСКИЙ РАЙОН
ЮНТАПА ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН АДМИНИСТРАЦИЙĚ     ЙЫШĂНУ   «__» _____ 2015 № ___ Юнтапа сали		АДМИНИСТРАЦИЯ ЯНДОБИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ   ПОСТАНОВЛЕНИЕ   «__» _______ 2015 № ___ Село Яндоба

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Образец бланка проекта постановления)

Приложение № 5

к п. 3.2.2.

 

 

 

 

ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ ЭЛĚК РАЙОНĚ		ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА АЛИКОВСКИЙ РАЙОН
ЮНТАПА ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН АДМИНИСТРАЦИЙĚ     ХУШУ     «__» _______ 2013 № ___ Юнтапа сали		АДМИНИСТРАЦИЯ ЯНДОБИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ   РАСПОРЯЖЕНИЕ     «__» ______ 2013 № ___ Село Яндоба

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Образец бланка проекта распоряжения)

Приложение № 7

к п.4.7.8.

 

Форма должностной инструкции

 

Чувашская Республика Администрация Яндобинского сельского поселения Аликовского района     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ № ________ наименование должности работника (в дательном падеже)

УТВЕРЖДАЮ Глава Яндобинского сельского поселения Аликовского района ______________А.А. Ананьев «____» ____________ 2015 г.

 

 

 

Структура текста

 

Общие положения

Должностные обязанности

Должностные полномочия

Ответственность

Служебные взаимоотношения

Квалификационные требования

 

 

 

Глава Яндобинского

сельского поселения подпись расшифровка подписи

 

 

 

 

С инструкцией ознакомлен: подпись расшифровка подписи

 

 

Приложение № 8

к п. 4.8.1.

Форма протокола

Чувашская Республика Администрация Яндобинского сельского поселения Аликовского района

ПРОТОКОЛ

совещания___________________________

_________________№__________________

(дата)

 

Председатель - (или председательствующий)

Секретарь -

Присутствовали: кол-во присутствующих (список прилагается)

Приглашённые: должности, фамилии, инициалы

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

9700. О . . .

Доклад главы сельского поселения ………………..

 

9706. СЛУШАЛИ:

Ефимов В.М. - изложение содержания доклада

 

ВЫСТУПИЛИ:

Ф.И.О., должность - содержание выступления

Ф.И.О., должность - содержание выступления

 

Решили:

1. Утвердить . . .

2. Представить . . .

 

 

 

Председатель подпись расшифровка подписи

 

Секретарь подпись расшифровка подписи

Приложение № 9

к п. 4.9.1.

Образец акта

 

Чувашская Республика Администрация Яндобинского сельского поселения Аликовского района   ААКТ от________№ ________

УТВЕРЖДАЮ Глава Яндобинского сельского поселения Аликовского района _____________А.А. Ананьев от «___»____________2013 г.

 

О ревизии кассы.

Основание: поручение главы сельского поселения от «__»______2013г.

Составлен комиссией:

Председатель - Ф.И.О.- заместитель главы администрации сельского поселения

Члены комиссии:

1.Ф.И.О - специалист 1 разряда администрации сельского поселения

2.Ф.И.О. - специалист 1 разряда администрации сельского поселения

 

Присутствовали: Ф.И.О – инспектор администрации сельского поселения

 

(ТЕКСТ )

 

Составлен в 3-х экз.:

1-й экз. - в дело 01-11;

2-й экз. - главе сельского поселения;

3-й экз. - главному бухгалтеру.

 

Приложение:

Объяснительная записка Хвостовой С.В. на 1л. в 1 экз.

 

Председатель подпись Ф.И.О.

Члены комиссии подпись Ф.И.О

подпись Ф.И.О

 

 

С актом ознакомлена подпись Ф.И.О.

(дата)

Приложение № 10

к п. 4.16.1.

 

Форма телефонограммы

Администрация

Яндобинского сельского поселения

Аликовского района

 

ТЕЛЕФОНОГРАММА

от ________________

 

Адресат_____________________

____________________________

 

___________час._______мин.

 

Текст телефонограммы (до 50 слов)

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму подпись Расшифровка подписи

 

 

 

Передал ______________ Принял________________

№ телефона № телефона

Приложение № 11

к п. 6.2.

 

Перечень документов, не подлежащих регистрации

 

1. Письма, присланные в копии для сведения.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.

3. Сводки и информации, присланные для сведения

4. Учебные планы, программы, их копии.

5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.

6. Прейскуранты.

7. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

8. Формы статистической отчетности*.

9. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты*.

10. Бухгалтерские документы*.

11. Графики, наряды, заявки, разнарядки.*

12. Пригласительные билеты и поздравительные открытки.

 

 

 

Приложение № 13

к п. 8.1.3.

 

Чувашская Республика Администрация Яндобинского сельского поселения Аликовского района       НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ от______________ №_________ на ________год

УТВЕРЖДАЮ Глава Яндобинского сельского поселения Яндобинского района «_____»______________ 2015г. _____________ А.А. Ананьев

 

 

 

Индекс дел	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, час- тей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 

 

 

 

Заместитель главы администрации Яндобинского сельского поселения Яндобинского района

подпись

расшифровка подписи

 

дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации Яндобинского сельского поселения Аликовского района от_____________ № ________

 

 

Приложение № 14 к п. 8.1.13

 

 

Итоговая запись о категориях дел, заведенных в _________ году в администрации Яндобинского сельского поселения Аликовского района

 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой “ЭПК”
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

 

Заместитель главы администрации Яндобинского сельского поселения Яндобинского района

подпись

расшифровка подписи

 

дата

 

Итоговые сведения переданы в районный архив

 

 

Приложение № 15

к.п. 8.2.6

 

 

Ф. №_____________ 

Оп. №_____________

Д. №_________________

 

 

 

Чувашская Республика

 

Администрация Яндобинского сельского поселения Аликовского района____________________________________________

(Наименование структурного подразделения администрации района)

 

 

 

 

ДЕЛО №_______ ТОМ №_______ 

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 

(заголовок дела)

_____________________________________________________________________________ 

(даты)

 

На _______ листах

 

Ф. №___________

Оп. №___________

Д. №___________

 

Приложение № 16

к п. 8.2.6

 

Лист-заверитель дела №_____

 

В деле подшито и пронумеровано ____________________________листов

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _________пропущенные номера___________

+ листов внутренней описи ________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 

 

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель Подпись Расшифровка подписи

 

 

 

дата

Приложение № 17

к п. 8.2.6.

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №

 

№ пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

Итого _______________________________________________документов

(цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи _________________________________

(цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

Приложение № 18

к п. 9.13.

ОПИСЬ ДЕЛ

 

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

Яндобинского сельского поселения Аликовского района__________А.А. Ананьев

«_____»____________ 2015 г.

 

Фонд № _______________

Опись №_______________

дел постоянного хранения

за _____________ год

 

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)*	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7

 

В данный раздел описи внесено ____________________________дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № __________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

Наименование должности лица, составителя описи

подпись

Инициалы, фамилия

 

дата

 

 

*Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Приложение № 19

к п. 9.17.

 

Чувашская Республика Администрация Яндобинского сельского поселения Аликовского района     АКТ ___________ №__________   О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Глава Яндобинского сельского поселения Аликовского района ________________А.А. Ананьев «_____»_____________2015 г.

 

На основании ___________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _____________

(название фонда)

№№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дела	Дата дела или край- ние даты дел	Номера описей (номен- клатур) за год (годы)	Индекс дела (то-ма, части) по номен-клатуре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого ______________________________ дел за _____________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК архивной службой Чувашии (протокол от _______________ № __________)

 

Наименование должности лиц, проводивших экспертизу ценности документов

подписи

Инициалы, фамилия

Дата

Продолжение приложения № 19

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации Яндобинского сельского поселения Аликовского района ________________ № ________

 

 

Документы в количестве________________________________________дел

(цифрами и прописью)

весом__________________кг сданы в ________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________№_____

 

 

Наименование должности

работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в

учетные документы Подпись Расшифровка подписи