Должностные лица местного самоуправления включены в систему информационного обмена при формировании баз данных завещаний и доверенностей единой информационной системы нотариата. Обязанность должностных лиц местного самоуправления сообщать сведения об удостоверенных и отмененных завещаниях и доверенностях установлена в части 3 статьи 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 (в ред. Федерального закона от 21 декабря 2013 года № 379-ФЗ, Федерального закона от 29 декабря 2014 года № 457-ФЗ).
Сведения об удостоверении или отмене доверенности должны быть направлены органом, в котором работает должностное лицо, удостоверившее доверенность, в нотариальную палату соответствующего субъекта Российской Федерации в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, в течение 5 рабочих дней со дня совершения нотариального действия.
Единая информационная система нотариата - автоматизированная информационная система, принадлежащая на праве собственности Федеральной нотариальной палате и предназначенная для комплексной автоматизации процессов сбора, обработки сведений о нотариальной деятельности и обеспечения всех видов информационного взаимодействия (обмена). Оператором единой информационной системы нотариата является Федеральная нотариальная палата.
Порядок направления в нотариальную палату субъекта Российской Федерации сведений об удостоверении или отмене завещания или доверенности органом, в котором работает должностное лицо местного самоуправления, удостоверившее завещание или доверенность, утвержден приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29 июня 2015 года № 156.
Должностные лица местного самоуправления представляют в нотариальную палату субъекта Российской Федерации сведения об удостоверении или отмене завещания или доверенности в установленной форме электронного документа (с 2015 года), подписанного квалифицированной электронной подписью отправителя, в соответствии с требованиями, установленными Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 17 июня 2014 года № 129.
Обязанность администраций поселения получить квалифицированную электронную подпись установлена постановлением Правительства Российской Федерации от 09 февраля 2012 года № 111.
Сведения могут быть представлены на электронных носителях (дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти и т.п.) в виде файла (файлов) утвержденного формата сведений с сопроводительными документами на бумажном носителе.
Полномочия представителя должностного лица местного самоуправления должны быть подтверждены копией приказа или доверенности о наделении такого лица соответствующими полномочиями.
Сведения могут быть направлены в нотариальную палату субъекта Российской Федерации:
• при помощи программно-технических средств гарантированной доставки, обеспечивающих защиту содержащихся в сведениях персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
• с 1 января 2016 года с использованием портала, размещенного в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу, опубликованному на официальном сайте оператора единой информационной системы нотариата (www.notariat.ru).
Во исполнение приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 29 июня 2015 г. № 158 «Об утверждении Порядка направления и формы запроса нотариуса в федеральные органы государственной власти для проверки подлинности документов, удостоверяющих личность гражданина, его представителя или представителя юридического лица» Фондом «Центр инноваций и информационных технологий» Федеральной нотариальной палаты разработан программный продукт, позволяющий подготовить xml-файл для направления в нотариальную палату сведений об удостоверении или отмене завещания или доверенности органами местного самоуправления в электронном виде.
На сайте Фонда "Центр инноваций и информационных технологий" (www.fciit.ru) опубликованы:
• Инструкция для органов местного самоуправления по направлению в нотариальную палату субъекта РФ сведений об удостоверении или отмене завещания или доверенности;
• Программа для подготовки xml-файлов для органов местного самоуправления.
На сайте Удостоверяющего центра Министерства информационной политики и массовых коммуникаций Чувашской Республики (www.cap.ru/certsrv) в разделе "Поддержка" размещены Методические рекомендации (пошаговая инструкция) для глав администраций поселений по вопросу направления в Нотариальную палату Чувашской Республики сведений для внесения в единую информационную систему нотариата в соответствии с частью 3 статьи 37 Основа законодательства Российской Федерации о нотариате.