27 февраля 2006 г.
ФГУП “Чебоксарское производственное объединение им. В.И.Чапаева” — одно из крупнейших предприятий республики Чувашия. Основными видами деятельности являются производство пиротехнических изделий, резинотехнической продукции и бытовой техники.
В 2005 году предприятие столкнулось с острой необходимостью в автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов. В результате сравнительного анализа предлагаемых на рынке программных продуктов данного направления по соотношению “цена-качество” была выбрана система ЕВФРАТ-Документооборот компании Cognitive Technologies.
При выборе специалисты ФГУП “Чебоксарское производственное объединение им. В.И.Чапаева” особо отметили то, что в комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот входит встроенная СУБД НИКА, и это освобождает от необходимости дополнительного приобретения лицензированных СУБД (MS SQL, Oracle), имеющих достаточно высокую стоимость. Кроме того, количество оплаченных лицензий ограничивает не количество установленных рабочих мест, а количество одновременно работающих с системой пользователей. Это позволяет организовать эффективный автоматизированный комплекс делопроизводства при сравнительно невысоких денежных затратах.
Внедрение программного продукта производилось собственными силами — сотрудниками отдела делопроизводства, без привлечения разработчика. Предварительно специалисты провели изучение и тестирование системы ЕВФРАТ-Документооборот на основе демо-версии. Демонстрационная версия является полнофункциональной (она имеет ограничение только по количеству запусков и времени использования системы), что позволило во время изучения оперировать реальными документами, моделировать процессы редактирования регистрационных и отчетных форм ввода и вывода данных. Это дало возможность уже на этапе тестирования системы сделать выводы о соответствии программного продукта требованиям и особенностям документооборота на предприятии.
В ходе внедрения программы в соответствии с особенностями делопроизводства на предприятии были составлены новые формы вывода данных на базе предлагаемых разработчиком журналов и отчетов и модифицированы регистрационные формы. Освоение опций “Дизайнер форм” и “Дизайнер журналов и отчетов” проводилось, в основном, самостоятельно, несмотря на отсутствие специальных навыков.
Простота освоения и интуитивно-понятный интерфейс системы позволили провести обучение рядовых сотрудников работе на клиентских станциях собственными силами. В зависимости от сложности задач и уровня владения навыками работы на ПК это занимало от нескольких часов до 1 рабочего дня.
В соответствии с требованиями к сохранности данных системы ЕВФРАТ-Документооборот была организована архивация базы данных. Архивация проводилась поэтапно: еженедельно на специально выделенный жесткий диск и ежемесячно на оптический носитель (компакт-диск). В ходе эксплуатации технического комплекса, на котором установлена система, в результате технических неисправностей аппаратного обеспечения возникла необходимость в восстановлении данных, что и было успешно выполнено с архивного компакт-диска.
Автоматизация документооборота на предприятии позволила организовать контроль за исполнением большого объема документов, в десятки раз превышающего возможности ручного контроля. Благодаря жесткому, а главное, практически сплошному контролю появилась возможность выявлять наиболее слабые участки процесса принятия решений.
По словам генерального директора ФГУП “Чебоксарское производственное объединение им. В.И.Чапаева” М. С. Резникова: “Наличие четких задач систематизации документооборота и нашей заинтересованности позволило изучить и внедрить систему ЕВФРАТ-Документооборот чуть более чем за 2 месяца. После полугода функционирования система ЕВФРАТ-Документооборот заслуживает самой высокой оценки, так как были решены главные задачи — упорядочен документооборот и полностью устранены дублирование и игнорирование резолюций руководства по исполнению документов”.
Указанный технический комплекс по состоянию на февраль 2006 года успешно справляется с обработкой и хранением данных (входящей и исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений по основной деятельности предприятия, приказов по личному составу и др.) в масштабе предприятия.
В 2006 году предприятие планирует приступить к внедрению модуля “Архивариус”. В настоящее время проводится изучение демо-версии “Архивариуса”. Ее установка также не потребовала организационно-технических затрат и была произведена самостоятельно на той же серверной станции, что и система ЕВФРАТ-Документооборот. Кроме этого, с расширением локальной сети рассматривается возможность подключения к работе в системе других структурных подразделений предприятия.