07 декабря 2016 г. в актовом зале муниципального бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Ядринская районная детская школа искусств им. А.В.Асламаса» Ядринского района Чувашской Республики (г. Ядрин, ул. Молодежная, дом № 20) состоялся семинар для специалистов, ответственных за делопроизводство и архив администраций городского и сельских поселений Ядринского района.

Открыла семинар-совещание заведующая райархивом М.В. Ильина. Она ознакомила с деятельностью районного архива и о взаимодействии с организациями-источниками комплектования райархива по вопросам организации делопроизводства и хранения документов, а также их подготовке к передаче на постоянное хранение. Подробно остановилась на итогах проведения паспортизации ведомственных архивов — источников комплектования Ядринского районного архива по состоянию на 01 декабря 2016 г., обратила внимание на характерные ошибки допускаемые при заполнении паспортов архивов организаций. Основная задача паспортизации, как составной части государственного учета архивных документов - это определение количества и состава документов в архивах организаций и отражение этих сведений в учетных документах, а также изучение условий их хранения. Состав и порядок ведения государственного учета, формы паспорта организации, сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования, а также порядок их предоставления установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (1997 г.). Паспорта составляются организациями ежегодно по состоянию на 01 декабря отчетного года и предоставляются в  муниципальный архив.

В ходе мероприятия участники ознакомились с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 и зарегистрированными в Министерстве юстиции Российской Федерации от 07 сентября 2015 г. рег. №38830.

Перед участникам семинара выступила старший инспектор по архивному делу Н.Г. Селивестрова. Она осветила вопросы организации проверки наличия и физического состояния документов, требования к оформлению учетных документов.

В заключении, главный специалист-эксперт райадминистрации М.В.Ильина подвела итоги семинара, проанализировав состояние работы архивов организаций: обеспеченность нормативно-методическими документами, регулирующих работу по обеспечению сохранности документов, а также работу организаций по научно-технической обработке документов.