Основная деятельность сектора по делам архивов в 2011 году была направлена на  исполнение  Федерального закона от 22.10.2004 № 125 –ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Чувашской Республики от 30.03.2006 № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»  и иных нормативных правовых актов органов государственной власти и органов местного самоуправления, касающихся архивного дела района, внедрение «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и  библиотеках, организациях Российской академии наук».

            Плановые показатели на 2011 год  сектором по делам архивов  выполнены.

По состоянию на 01.01.2012  в архиве хранятся 254 фонда   объемом  34389 ед.хр. управленческой документации и по личному составу за 1927-2010 гг.

В 2011 году на хранение в муниципальный архив района поступило  481 ед.хр. управленческой документации при плане 300 ед.хр., 511 ед. хр. по личному составу. Документы приняты по утвержденным описям.

В течение года в  16 организациях района проведена экспертиза ценности документов, ЭПК  Минкультуры Чувашии утверждены описи этих организаций на  578 дел постоянного хранения при плане 400 дел, согласованы 493 дела  по личному составу, 8 дел долговременного хранения.

Сектор по делам архивов работает и с ликвидируемыми негосударственными организациями. В отчетном году  приняты документы ЗАО «Урмарская швейная фабрика» за 1994-2010 гг.  в количестве 29 дел управленческой документации и 149 дел по личному составу; ООО «Швейсервис» за 2007-2010 гг. 6 дел по личному составу; СХПК «Шептаховский» Урмарского района за 1935-2003 гг. в количестве 295 дел по личному составу.

Приняты документы и от ликвидированных муниципальных организаций: МУП «Строитель»  за 2003-2010 гг. в количестве  15 дел по личному составу; МУП «Управляющая компания ЖКХ Урмарского района ЧР» за 1997-2008 гг. в количестве 21 дела по личному составу. Документы  приняты по утвержденным описям и при наличии соответствующего научно-справочного  аппарата.

Продолжена практика заключения договоров о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела с территориальными органами федеральных органов  исполнительной власти и негосударственными организациями. Всего заключено 3 договора (Прокуратура Урмарского района, Урмарский районный суд, ОАО «Племенная птицефабрика «Урмарская»).

В целях улучшения состояния делопроизводства и архивного дела  в  культурных учреждениях района 29.11.2011 проведено совещание со специалистами культурных учреждений района по вопросам составления и  внедрения  инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

Оказана методическая и практическая помощь организациям в разработке 23 номенклатур дел, 5 положений об архиве и 5 положений об экспертной комиссии. Всего дано 55 консультаций.

Учитывая происшедшие изменения (реорганизация, преобразование и ликвидация организаций района) составлен новый список организаций-источников комплектования муниципального архива Урмарского района на 01.01.2012. Список утвержден постановлением главы администрации Урмарского района от 30.12.2011 №  856. В новом списке числится всего 42 организации.

По итогам проведенной паспортизации в организациях-источниках комплектования на 01.12.2011 хранится 4664 управленческой документации, из них 299 в негосударственных организациях. Сверх срока хранится 155 ед. хранения.           

В 2011 году продолжена работа по автоматизации учета архивных документов по ПК «Архивный фонд» версия-4. В течение года  в БД «Архивный фонд» всего введено   300 единиц  хранения. По состоянию на 01.01.2012 в БД «Архивный фонд»  введены  сведения всего 5,80Mb: 254 фонда, 447 описей, 9412 ед. хр.

Во исполнение постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 декабря 2008 г. № 403 «О порядке разграничения собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и Чувашской Республикой на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах» и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики от 13 июля 2009 г. № 222-р  в 2011 г. и в связи с планируемой передачей документов на хранение в БУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» была проведена переработка  описей дел  фонда № 218 «Урмарский районный комитет профсоюза рабочих и служащих сельского хозяйства и заготовок Чувашской АССР» -107 дел за 1963-1974 гг. и фонда № 165 «Урмарский районный комитет профсоюза работников госучреждений»-128 дел за 1934-1976 гг.

             Одной из важнейших функций архива является деятельность по социальной защите граждан. В связи с постоянно изменяющимся федеральным и региональным законодательством в сфере защиты социальных прав граждан  число запросов социально-правового характера не уменьшается. В 2011 году в сектор по делам архивов  поступило 30 тематических и 1338 социально-правовых запросов. Исполнено всего 30 тематических и 1276 социально-правовых запросов, из них  1228- с положительным результатом.

Продолжено информационное обслуживание пользователей. В течение года в архиве занималось 47 пользователей. Им выдано  285 дел.

По запросам юридических и физических лиц изготовлено 350 листов копий архивных документов.