Одним  из  основных  направлений  в  работе  сектора по делам архивов является  обеспечение  сохранности  документов. В своей  работе сектор руководствуется республиканской Программой «Культура Красночетайского района: 2011-2020 гг.», решениями коллегий Минкультуры Чувашии, планом развития архивного дела в районе.

Организация и регулирование архивного дела в муниципальном образовании

Работа архива направлена на реализацию приоритетных задач, поставленных в основных направлениях развития архивного дела, и, в первую очередь, на обеспечение сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики, прием на хранение документов по личному составу от ликвидированных организаций, исполнение социально-правовых запросов граждан, связанных с их пенсионным обеспечением в результате изменения пенсионного законодательства.

Отрадно отметить, что в 2013 году архиву предоставлено дополнительно 2 помещения площадью 36,5 кв.м. для хранения архивных документов и дополнительно установлено 159,6 погонных метров металлических полок. По состоянию на 31 декабря 2013 года протяженность стеллажных полок составляет 427,6 погонных метров, в том числе металлических - 367,6 пог.м., деревянных - 60 пог.м. Степень загруженности архивохранилищ на 01.01.2014 составляет 61%.

По состоянию на 1 января 2014 г. в муниципальном архиве хранится 19141 единица хранения документов.

Обеспечение сохранности и учет документов архивного фонда Чувашской Республики

Проводилась работа по улучшению физического состояния документов на бумажной основе:

- подшивка – 50 ед. хранения;

- картонирование - 576 ед. хр.;

- ремонт и простейшая реставрация – 117 ед. хр. на 250 листах;

- проверка наличия и состояния дел – 200 ед. хр.;

- выверка комплекта учетных документов – 7 фондов.

Выдано из хранилища организациям на временное пользование 63 дела, исследователям для поиска необходимой информации - более 200 дел.

Внесены текущие изменения в учетные документы в связи с изменением в составе и объеме фондов в результате поступлений новых документов, уточнены их фондовая принадлежность. Составлена карточка 1 нового фондав соответствии с регламентом.

Проводились мероприятия по внедрению автоматизированной программы "Архивный фонд", в результате проделанной работы в БД внесено 314 ед. хр.

Формирование Архивного фонда Чувашской Республики

В 2013 году особое внимание уделялось ликвидации задолженностей учреждений и организаций по передаче документов на постоянное хранение в муниципальный архив и по приему документов от ликвидированных организаций и предприятий, в том числе по личному составу.

За отчетный период выполнены плановые показатели по приему документов на постоянное хранение. На муниципальное хранение принято 857 ед. хр., в том числе 222 управленческих документа, 635 документов по личному составу от организацийи предприятий.

В целях контроля за организацией делопроизводства и обеспечением сохранности документов в организациях-источниках комплектования специалистами архива проведены 5 комплексных проверок. По результатам проверок были составлены акты и предписания об устранении выявленных недостатков, даны рекомендации по улучшению делопроизводства и архивного дела.

Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов

Накопленные информационные ресурсы Архивного фонда Чувашской Республики используются в практических и научных целях.

В День работников архивов 10 марта для учащихся 2 класса Красночетайской средней школы организована экскурсия в архивохранилища муниципального архива и организована выставка «Самый старый документ».  

В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. № 155–р в части приема в электронном виде заявок (запросов) на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий) между Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в Красночетайском районе Чувашской Республики и администрацией Красночетайского района заключено соглашение от 30 июня 2011 г. № 39 по обмену информацией (документами) социально-правового характера в электронном виде.

На 31 декабря 2013 года по программе VipNetClient от Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Красночетайском районе Чувашской Республики поступило 60 запросов.

Одной из приоритетных задач архива по-прежнему является удовлетворение социально-правовых и имущественных запросов граждан. За отчетный период поступило 1108 запросов, исполнено 1140 справок социально-правового характера, из них с положительным результатом – 971 справка. Читальный зал архива посетило 5 исследователей, которым было выдано более 200 дел. Изготовлено 282 листа копий архивных документов.

Елена Тверскова, заведующий сектором по делам архивов отдела культуры, спорта и архивного дела