На постоянном и долговременном хранении в архиве находятся 24779 дел, из них- 2152 постоянного хранения, 170 дел личного происхождения и 12457 – по личному составу.    

По обеспечению сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики

В отчетном периоде продолжен комплекс мер, направленный на усиление безопасности хранения историко-документального наследия района и его доступности.

В 2016 году приобретены картонные короба в количестве 50 шт., в которые закартонировано 222 ед. хранения. Продолжена практика приема архивных документов на хранение от организаций и муниципальных архивов в закартонированном виде, общее количество принято закартонированных дел 762 ед. хр. Всего по архиву 7456 ед. хр. и процент закартонированных дел в архиве составляет 30 %.

С учетом нормативной цикличности организована проверка наличия и физического состояния на бумажной основе в 12 архивных фондах. Улучшение физического состояния архивных документов осуществлялось как за счет мелкого ремонта, так и подшивки дел. Подшито работниками архива с проведением мелкого ремонта 195 ед. хр.

С установкой в ноябре 2016 года версии 5.0 программного комплекса «Архивный фонд» начали ввод сведений о новых и повторных поступлениях архивных фондов, изменениях в их составе, В учетную базу данных на уровне фонда внесли 190 архивных фондов.

Продолжен комплекс работ по учету документов: обновление списка фондов; также замена карточек фондов на новые листы фондов.

По формированию Архивного фонда Чувашской Республики, организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве За 2016 год подготовлены и сданы для утверждения ЭПК Минкультуры Чувашии описи дел постоянного хранения и личного состава:

В 2016 году всего утверждено 796 ед.хр., в том числе 249 ед. хр. по личному составу.

     Приняты на хранение в Козловский районный архив дела с организаций:

- Прокуратура Козловского района 144ед. хр. постоянного хранения;

- Собрание депутатов и администрация Козловского района 179 ед. хр. постоянного хранения и 16 ед. хр. по личному составу;

- Собрание депутатов и администрация Янгильдинского сельского поселения Козловского района 45 ед. хр. постоянного хранения;

          - Собрание депутатов и администрация Аттиковского сельского поселения Козловского района 39 ед. хр. постоянного хранения;

           - Собрание депутатов и администрация Карачевского сельского поселения Козловского района 44 ед. хр. постоянного хранения;

           - БУ ЧР «Козловский комплексный центр социального обслуживания населения»-26 ед. хр. постоянного хранения;

         - КУ «Центр занятости населения» Козловского района – 38 ед. постоянного хранения;

- Объединенный фонд «Информационно-культурные центры» Козловского района ЧР25 ед. хр. постоянного хранения и 206 ед. хр. по личному составу:

За 2016 год всего принято в архив –762 ед. хр., в том числе 222 ед. по личному составу.

Архивом организовано и проведено тематических проверок в 4 архивах организаций – источников комплектования.

26 октября 2016 года на базе районного архива провели семинар - совещание с кадровыми работниками и со специалистами по делопроизводству организаций - источников комплектования районного архива. В ходе семинара-совещания состоялось презентация на тему «Методика применения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (составленный Мишуткиной М.И.)

Продолжена работа архива по информационному обеспечению граждан. За отчетный период сотрудниками архива принято 1 672 обращений граждан, в том числе 1181 по социально правовым, 213 тематическими запросами, 253 за консультацией, 25 посещение читального зала. Исполнено 1155 социально правовых и 213 тематических запросов, положительным результатом исполнено 1132 запросов - 82%. На исполнении осталось 26 запросов на этот год.

В списке источников комплектования МБУ «Козловский районный архив» по состоянию на 1 января 2017 года числится 46 организаций. Из 46 организаций паспортизацию с учетом на 1 января 2013 года прошли 32 организаций.