Весь мир сейчас пользуется электронными базами данных. Это позволяет более оперативно работать с данными, выполнять поиски и запросы.

Отдел ЗАГС администрации Аликовского района не отстает в этом от мировых тенденций. Но прежде чем начать пользоваться электронной базой, ее надо создать – то есть выполнить кропотливую, точную и очень трудоемкую работу: занести имеющиеся на бумажных носителях записи актов гражданского состояния в электронный архив.

Объем работы очень велик – в архиве отдела ЗАГС хранятся записи за период с 1900 года.

Работа по формированию баз на цифровых носителях была начата с 2003 года, и на данный момент обработано уже почти 115 тысяч записей актов гражданского состояния – это с учетом и тех данных, которые были перенесены с бумажных носителей, и тех, которые создавались непосредственно при регистрации актов гражданского состояния в последние годы.

Записи вносятся в электронный архив, начиная от более поздних. Таким образом, сейчас по Аликовскому району есть полная база данных с 1933 года по настоящее время. За январь месяц занесено 5943 записи в электронный архив. В основном сейчас во всех отделах ЗАГС Чувашской Республики обрабатывается информация за 1940-1918-е годы, но наш отдел ушел далеко вперед. На данный момент в электронный архив внесено около трети от всего объема записей актов гражданского состояния.

По мере «углубления в историю» работа сотрудников, выполняющих оцифровку данных, становится сложнее. Обусловлено это целым рядом причин: изменениями наименования нашей республики, административно-территориальных единиц, разночтениями в названиях населенных пунктов, наличием орфографических ошибок и ошибок в нумерации.