В последние годы  архивы страны, в том числе и  города Алатыря, столкнулись с проблемой  значительно возросшего количества документов по личному составу, поступающих на архивное хранение. Такой большой приток поступающей документации по личному составу связан с процессом ликвидации учреждений и предприятий разных форм собственности. Так,  в течение 2008 года в Алатырский городской архив поступило свыше трех тысяч дел, и подавляющее большинство из них – приказы по личному составу и документация по заработной плате. Это документы таких ликвидированных и реорганизованных предприятий, как Алатырский механический завод – филиал ОАО «РЖД», Алатырское производственное объединение «Культбыттовары», ГУП «Алатырьгаз», домоуправление №5, МУП «Алатырьбыттехника» и другие. В феврале 2009 года в городской архив поступили на хранение документы  муниципального унитарного предприятия «Водоканал».

Принятые  документы по личному составу не просто хранятся в архиве, они постоянно находятся в работе, поскольку на их основе выдаются архивные справки о стаже и заработной плате граждан. В течение 2008 года поступило 1230 запросов, из них 1207  исполнено с положительным результатом. Преобладающее число архивных справок выдается гражданам города и района о стаже работы, о заработной плате на том или ином предприятии, об учебе. Большое количество справок выдается по земельным и жилищным вопросам, о переименовании улиц, о строительстве и регистрации гаражей. Любое физическое или юридическое лицо может обратиться в архив по интересующему его вопросу и, написав заявление, получить архивную справку в течение 30-ти дней с момента подачи заявления.

            В связи с этим  необходимо напомнить руководителям предприятий, а также конкурсным управляющим о том, как важно своевременно обеспечить передачу документов на архивное хранение. К сожалению, встречаются случаи безвозвратной утери документации по личному составу. Так,  утеряны приказы  Алатырской конторы «Общепит», все документы по личному составу Автотранспортного предприятия №5 и фирмы «Аист». Поэтому  лицам, ответственным за передачу документов в архив, необходимо отнестись к этому вопросу с вниманием и уважением к правам граждан.