С 1 января  т.г.  действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П. Настоящее Положение распространяется на юридических и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Первое, что нужно предпринять для правильного ведения кассовых операций юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, – установить максимально допустимую сумму наличности, которая может храниться в кассе. Это так называемый лимит остатка кассы или просто лимит кассы. Если у компании есть обособленные подразделения (филиалы, представительства и пр.), то лимит кассы по каждому подразделению нужно установить отдельный. При этом правила определения лимита одинаковы для головного офиса и таких обособленных подразделений. Наличные деньги сверх установленного лимита (свободная наличность) компания обязана хранить на своих банковских счетах. Накопление в кассе «налички» сверх установленного лимита недопустимо.

Платежный агент, банковский платежный агент при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении указанной деятельности.

Кассовые операции ведутся у юридического лица, индивидуального предпринимателя кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих работников. Кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами. При ведении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо приходного кассового ордера. Оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются главным бухгалтером, бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя. Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Согласно письму  Банка России от 04.05.2012г. № 29-1-1-6/3255 «О применении требований Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П» о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должны соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим операции по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдачи наличных денег независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением.

Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению. Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств – распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.