С 1918 года, с момента образования службы ЗАГС города Алатыря, в архиве накоплено более 550 актовых книг. Ежедневно работники отдела создают документы, имеющие историческое, социальное, культурное значение, составляющие важную часть архивного фонда России. А потому и труд по сохранению документального наследия прошлого –  задача государственной важности. Сведениями из отдела ЗАГС пользуются органы следствия и дознания, прокуратуры, суды, органы Федеральной миграционной службы. Отдел активно участвует в организации электронного взаимодействия с другими ведомствами и организациями: с налоговой службой,  органами социальной защиты населения, Пенсионным фондом, Фондом обязательного медицинского страхования,  органами статистики. В последнее время растет интерес частных лиц к родословным корням. На протяжении почти целого века отделом была накоплена большая информация и была поставлена задача, как сделать ее максимально доступной для работы. Решение этого вопроса – хранение записей актов гражданского состояния не только в бумажном, но и в электронном виде, которое имеет ряд преимуществ:

- сокращение сроков предоставления услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и отработки межведомственных запросов за счет расширения объема сведений информационного ресурса и обеспечения оперативного доступа сотрудников к требуемой информации;

- расширение возможностей поиска, аналитической работы и составления подборок сведений об актовых записях для представления в электронном виде в органы исполнительной власти и органы ЗАГС других регионов;

В конце сентября была завершена долгая и кропотливая работа, и весь архив бумажных записей актов гражданского состояния за период с 1918 г. по 2014 г. полностью переведен в электронный вид. По состоянию на 30 сентября т.г. в отделе ЗАГС находятся на хранении более 162000 записей актов гражданского состояния.

Среди важных задач отдела ЗАГС – выдача повторных документов, подтверждающих факт регистрации акта гражданского состояния, если, конечно, соответствующая запись имеется в архиве учреждения. Повторные документы выдаются на основании письменного заявления гражданина, оформленного на специальном бланке. Важно помнить: все записи актов гражданского состояния относятся к категории конфиденциальной информации, следовательно, заявитель должен документально доказать свое право на доступ к ней.