МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
о применении международных норм в части оказания правовой помощи в сфере регистрации актов гражданского состояния государствами-членами ЕврАзЭС

I. Общие положения

1. Настоящие Методические рекомендации разработаны с целью единообразного применения министерствами юстиции, их территориальными органами и органами регистрации актов гражданского состояния (далее - органы ЗАГС) государств-членов ЕврАзЭС положений Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22 января 1993 г. в Минске (далее - Конвенция от 22.01.1993) и Протокола к ней, подписанного 28 марта 1997 г. в Москве (далее - Протокол), а также Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 7 октября 2002 г. в Кишиневе (далее - Конвенция от 07.10.2002), а также Соглашения о сотрудничестве в сфере деятельности органов ЗАГС в рамках Евразийского экономического сообщества (далее - Соглашение) при оказании международной правовой помощи в сфере регистрации актов гражданского состояния.
В настоящее время Конвенция от 22.01.1993 и Протокол к ней ратифицированы всеми государствами-членами ЕврАзЭС. Конвенция от 07.10.2002 не подписана Республикой Узбекистан и не ратифицирована Российской Федерацией.
В этой связи при оказании международной правовой помощи необходимо руководствоваться той Конвенцией, участниками которой являются как запрашиваемое, так и запрашивающее государства.
2. Согласно статье 5 Конвенции от 22.03.1993 (в редакции Протокола) и статье   5 Конвенции   от   07.10.2002   компетентные   учреждения   юстиции Договаривающихся Сторон сносятся друг с другом через свои центральные, территориальные    и    другие   органы. Государства-участники    определяют перечень своих центральных, территориальных и других органов, уполномоченных   на   осуществление   непосредственных   сношений, о чем уведомляют депозитарий.
В настоящее время правом непосредственных сношений в рамках Конвенций помимо министерств юстиции наделены территориальные органы юстиции и органы ЗАГС государств-членов ЕврАзЭС, приведённые в соответствующих перечнях (приложение № 1) ,
3. При направлении запросов, ходатайств, поручений, касающихся актов гражданского состояния, органы регистрации актов гражданского состояния, уполномоченные на осуществление непосредственных сношений, сносятся с соответствующими органами регистрации актов гражданского состояния государств-членов ЕврАзЭС.
В случае, если адрес или наименование запрашиваемого органа ЗАГС не известен, а также по другим причинам, препятствующим непосредственному сношению органов ЗАГС, истребование документов, направление поручений, ходатайств осуществляется через территориальные органы юстиции.
Территориальные органы юстиции непосредственно сносятся с соответствующими территориальными органами юстиции государств-членов ЕврАзЭС.
Направление запросов, ходатайств, поручений, касающихся актов гражданского состояния, через центральные органы юстиции (министерства юстиции) рекомендуется осуществлять в исключительных случаях.
При этом центральные органы юстиции (министерства юстиции) при выполнении положений Конвенций и Соглашения в пределах своей компетенции при необходимости сносятся друг с другом по вопросам, связанным с актами гражданского состояния.
4. В соответствии с пунктом 1 статьи 14 Конвенции от 22.01.1993 (в редакции Протокола) и  пунктом  1 статьи 13 Конвенции от 07.10.2002 Договаривающиеся Стороны обязуются пересылать друг другу по просьбе без перевода и бесплатно документы о регистрации актов гражданского состояния непосредственно  через  органы регистрации  актов  гражданского состояния Договаривающихся Сторон с уведомлением граждан о пересылке документов.
В этой связи орган ЗАГС, исполняющий запрос, ходатайство, поручение, пересылает истребуемый документ о регистрации акта гражданского состояния непосредственно в орган ЗАГС, направивший запрос, ходатайство, поручение или находящийся по месту жительства заявителя, с уведомлением гражданина и органов, через которые осуществлялось истребование.
Учитывая положения статьи 17 Конвенции от 22.01.1993 (в редакции Протокола) и статьи 17 Конвенции от 07.10.2002, а также статьи 14 Соглашения, оформлять запросы, ходатайства, поручения и документы о регистрации актов гражданского состояния рекомендуется на русском языке.
В случае, если документы оформлены на государственном языке запрашивающей (запрашиваемой) стороны, рекомендуется прилагать неофициальный перевод документов на русский язык.

II. Направление запросов о правовой помощи

1. Органы ЗАГС в рамках международной  правовой  помощи  в сфере регистрации актов гражданского состояния, вправе направлять:
- запросы (приложение № 2) об истребовании документов (свидетельств, справок, копий записей актов гражданского состояния (далее - также актовые записи)) о регистрации актов гражданского состояния с приложением:
а) заполненных и подписанных правомочным заявителем обращений-анкет по истребованию документа (приложение № 3);
б) обращений органов опеки и попечительства, воспитательных и других учреждений,  в  которых  находятся дети,  оставшиеся  без  попечения родителей;
в) обращений уполномоченных органов;
- поручения (приложение № 4) о внесении  изменений, дополнений, исправлений   в  записи  актов  гражданского  состояния,   о  восстановлении   и аннулировании записей актов гражданского состояния с приложением материалов;
- ходатайства (приложение № 5) об исполнении решений компетентных органов (судов,  органов  юстиции,  органов опеки  и   попечительства и др.), касающихся актов гражданского состояния, с приложением соответствующих решений, иных материалов.
2. Запросы, ходатайства, поручения, исходя из требований  статей 7Конвенций, должны быть подписаны соответствующим руководителем, скреплены гербовой печатью запрашивающего органа, а также содержать полную информацию, имеющую значение для их исполнения.
В запросе, ходатайстве, поручении, касающемся актов гражданского состояния, направляемом на территорию иностранного государства, указываются:
- наименование и полный почтовый адрес компетентного органа ЗАГС, которому адресовано поручение;
- наименование и местонахождение (почтовый адрес) органа ЗАГС, от которого исходит поручение;
- ссылка на статьи 5 Конвенций (при необходимости - также на другие статьи);
- наименование истребуемого документа с указанием известных реквизитов, а также данных лица, в отношении которого он должен быть составлен, либо просьба о совершении определенных действий, необходимых для исполнения ходатайства, поручения;
- основания и причины истребования сведений (документов), исполнения поручений, ходатайств;
- другая информация, необходимая для исполнения запроса, ходатайства, поручения.
3. Правом на обращение (в виде анкет) за истребованием документов о регистрации актов гражданского состояния обладает лицо, правомочное в соответствии с национальным законодательством государств-членов ЕврАзЭС на получение повторных свидетельств о регистрации актов гражданского состояния:
- лицо, в отношении которого составлена запись о регистрации акта гражданского состояния. В Республике Беларусь также опекуны и попечители таких лиц;
- родственник умершего или другое заинтересованное лицо в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта   гражданского состояния, умерло. В Республике Казахстан свидетельство о смерти (справка) выдается только лицам, входящим в круг наследников;
- родители (лица, их заменяющие) или представитель органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло совершеннолетия;
- иное   лицо   в   случае   представления   нотариально   удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства о регистрации акта гражданского состояния.
Повторное свидетельство о рождении не выдается родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав или ограничены в родительских правах.
Повторное свидетельство о заключении брака не выдается лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным.
По просьбе указанных лиц им выдается документ (справка), подтверждающий факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.
Обращение-анкета по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния должна заполняться гражданами в двух экземплярах на каждый документ отдельно и обязательно подписываться ими. Заполнение анкеты желательно осуществлять с использованием компьютерной или машинописной техники, при отсутствии такой возможности - разборчивым почерком. Адрес места жительства и нахождения органа ЗАГС следует указывать полностью, включая индекс. При наличии сведений необходимо заполнять все графы как можно более точной информацией, в особенности наименование органа ЗАГС на территории иностранного государства, при отсутствии данных необходимо указать причину, а в графе «дополнительные сведения» привести альтернативную информацию (например, адрес места жительства родителей на момент регистрации рождения ребенка, если орган ЗАГС, в котором произведена регистрация рождения, не известен). Обязательно следует указать право заявителя на истребование документа. На одном из экземпляров, в правом верхнем углу бланка анкеты, указывается: «подлежит возврату». Предполагается, что второй экземпляр анкеты с пометкой будет использоваться при пересылке документа для определения адресата и вместе с истребованным документом будет возвращен в орган, истребовавший документ.
По усмотрению заявителя анкета может быть дополнена ксерокопиями иных документов, наличие которых позволит облегчить и ускорить поиск необходимой актовой записи.
Сведения о регистрации актов гражданского состояния (в виде копий актовых записей, справок, извещений) с территорий государств-членов ЕврАзЭС могут истребоваться на основании обращений суда (судьи), органов прокуратуры, дознания и следствия, внутренних дел, безопасности, нотариата, адвокатуры, Уполномоченного по правам человека (Омбудсмена), Уполномоченного по правам ребенка (в Кыргызской Республике - Акыйкатчы) и других органов, имеющих право на получение таких сведений в соответствии с национальным законодательством стран-членов ЕврАзЭС.
4. Поручением органа ЗАГС осуществляется направление документов, касающихся внесения изменений, дополнений, исправлений в записи актов гражданского состояния, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния.
При необходимости внесения изменений в актовую запись, составленную на территории государств-членов ЕврАзЭС в связи с усыновлением, установлением отцовства, заключением/расторжением брака, переменой фамилии, имени, отчества и в других случаях, направлению подлежат поручение органа ЗАГС и копия актовой записи (иной документ), являющаяся основанием для внесения соответствующих изменений, дополнений, исправлений.
При внесении изменений, дополнений, исправлений в записи актов гражданского состояния в случаях, когда национальным законодательством предусмотрено составление заключения органа ЗАГС, направлению подлежат все оригиналы собранных материалов, включая заявление гражданина о внесении изменений, дополнений, исправлений в актовую запись и о выдаче нового свидетельства, истребованная копия актовой записи, в которую предполагается вносить изменения или исправления, заключение органа ЗАГС, ксерокопия квитанции об уплате государственной пошлины или иного платежа, при необходимости - копии иных актовых записей, другие документы.
В целях исключения потери документов при пересылке целесообразно ксерокопии материалов, удостоверенные печатью и подписью руководителя органа ЗАГС, оставлять в этом органе ЗАГС.
В случае, если национальным законодательством не предусмотрено формирование материалов о внесении изменений, дополнений, исправлений в записи актов гражданского состояния, направлению подлежит соответствующее решение компетентного органа (суда, органа юстиции, органа ЗАГС, органа опеки и попечительства и др.) с приложением ходатайства органа ЗАГС об исполнении. Такое решение должно содержать номер, дату составления и вид актовой записи, в которую вносятся изменения; наименование и местонахождение органа ЗАГС, составившего соответствующую запись акта гражданского состояния; содержание и основания вносимых изменений; необходимость выдачи нового свидетельства и другое.
5. Решения компетентных органов, касающиеся записей актов гражданского состояния, препровождаются ходатайством органа ЗАГС (либо поручением в случае представления ходатайства заинтересованным лицом).
При направлении решения органов опеки и попечительства об изменении фамилии, имени и (или) отчества ребенку орган ЗАГС формирует материалы, к которым прилагается ходатайство (поручение), адресованное в компетентный орган иностранного государства, удостоверенное подписью руководителя и скрепленное печатью органа ЗАГС (либо подписью заинтересованного лица).

III. Исполнение запросов о правовой помощи

1. Согласно статьям 6 Конвенций Договаривающиеся Стороны оказывают   друг   другу   правовую помощь   путем   выполнения   действий, предусмотренных законодательством запрашиваемой Договаривающейся Стороны.
Запросы, ходатайства, поручения об оказании международной правовой помощи, поступившие с территории иностранных государств, рекомендуется исполнять (рассматривать) органам ЗАГС в течение 10 рабочих дней, в любом случае не более месяца.
При возникновении обстоятельств, препятствующих исполнению запроса, ходатайства, поручения, орган ЗАГС письменно уведомляет об этом запрашивающее учреждение с указанием причин неисполнения и способов их устранения.
2. Исполнение запросов осуществляется путем оформления и пересылки повторных свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния, справок (извещений) об отсутствии записи акта гражданского состояния, копий записей актов гражданского состояния.
Поручения и ходатайства исполняются путем осуществления действий, указанных в поручении/ходатайстве, и направленных на его реализацию (например, внесение изменений в запись акта гражданского состояния, восстановление записи акта гражданского состояния и др.), а также оформления и направления новых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния (пункты 5 статей 8 Конвенций).
При пересылке документов непосредственно органами ЗАГС (как и другими органами) обязательно уведомление граждан, если истребование осуществлялось на основании обращений граждан, и органов, через которые поступил запрос, ходатайство, поручение.
К направляемым документам необходимо прикладывать второй экземпляр анкеты либо ксерокопию запроса, ходатайства, поручения.
При пересылке документов по запросам, ходатайствам, поручениям, поступившим с территории государств-членов ЕврАзЭС государственная пошлина и иные платежи за выдачу документов о регистрации актов гражданского состояния не взимаются.
3. На основании статьи 51 Конвенции от 22.01.1993 и статьи 54 Конвенции от 07.10.2002 на территориях государств-членов ЕврАзЭС взаимно признаются и исполняются решения учреждений юстиции.
Признание представляет собой согласие с содержанием решения, поступившего с поручением или ходатайством органа ЗАГС, которое влечет за собой исполнение данного решения без каких-либо оговорок и дополнительных процедур.
Для признания необходимо наличие следующих условий:
- надлежащее оформление решения, заверение печатью и подписью руководителя компетентного учреждения;
- приложение необходимых материалов (если требуется);
- вступление решения суда в законную силу.
По ходатайству (поручению) органа ЗАГС запрашивающего государства государствам-членам ЕврАзЭС рекомендуется признавать и исполнять решения компетентных органов (судов, органов юстиции, органов опеки и попечительства и др.), касающиеся записей актов гражданского состояния:
- о внесении изменений, дополнений, исправлений в актовую запись;
- об установлении факта регистрации акта гражданского состояния;
- о расторжении брака или признании его недействительным;
- о восстановлении и аннулировании записи акта гражданского состояния;
- об усыновлении;
- об установлении отцовства (материнства);
- о лишении родительских прав и другие.
В соответствии с пунктами 1 статей 8 Конвенций при исполнении поручения об оказании правовой помощи запрашиваемое учреждение применяет законодательство своей страны. По просьбе запрашивающего учреждения оно может применить и процессуальные нормы запрашивающей Договаривающейся Стороны, если только они не противоречат законодательству запрашиваемой Договаривающейся Стороны.
В этой связи, если законодательством запрашиваемого государства-члена ЕврАзЭС не предусмотрены отдельные виды решений, в ходатайстве органа ЗАГС запрашивающего государства должна содержаться просьба о признании и исполнении направляемого решения в соответствии с законодательством запрашивающего иностранного государства.

IV. Действительность документов

1. В соответствии со статьей 13 Конвенции от 22.01.1993 и статьей 12 Конвенции от 07.10.2002 документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением либо специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения.
При поступлении с территории государства-члена ЕврАзЭС запроса с просьбой о проставлении на истребуемом документе апостиля на основании соответствующего заявления гражданина (указания в анкете), уполномоченный орган ЗАГС проставляет апостиль либо направляет в компетентный орган.
В случае, если национальным законодательством запрашиваемого государства-члена ЕврАзЭС за проставление апостиля на выдаваемых документах предусмотрена государственная пошлина (иной платеж), запрашивающий орган ЗАГС уточняет ее размер и реквизиты платежного документа и сообщает их заявителю до направления запроса. В этом случае запрос направляется с приложением соответствующего платежного документа.
При поступлении запроса без платежного документа об уплате государственной пошлины (иного платежа) орган ЗАГС запрашиваемого государства письменно направляет заявителю сведения о размере государственной пошлины (иного платежа) и реквизиты платежного документа.
Апостиль проставляется органом ЗАГС либо иным компетентным органом запрашиваемого государства-члена ЕврАзЭС после получения от заявителя платежного документа с отметкой банка о его исполнении.
В случае, если заявитель в течение трех месяцев со дня направления ему соответствующих реквизитов не предоставил органу ЗАГС запрашиваемого государства платежного документа, истребуемый документ оформляется и высылается без проставления апостиля.

V. Оказание правовой помощи
физическим и юридическим лицам

1. В соответствии со статьями 1 Конвенций граждане каждой из Договаривающихся Сторон, а также лица, проживающие на ее территории, пользуются на территориях всех других Договаривающихся Сторон в отношении своих личных и имущественных прав такой же правовой защитой, как и собственные граждане данной Договаривающейся Стороны.
Граждане каждой из Договаривающихся Сторон, а также другие лица, проживающие на ее территории, имеют право свободно и беспрепятственно обращаться в уполномоченные органы других Договаривающихся Сторон, выступать в них, подавать ходатайства на тех же условиях, что и граждане данной Договаривающейся Стороны.
В этой связи обращения, поступившие непосредственно от лиц, являющихся гражданами государств-членов ЕврАзЭС или проживающих на их территории, обязательны для рассмотрения так же, как и обращения граждан данного государства, в том числе, если такие обращения поступили с территории другого государства-члена ЕврАзЭС.
-  В случае поступления документов о регистрации актов гражданского состояния без сведений об инициаторе запроса, необходимо принимать меры к установлению конечного адресата. В частности, если документ поступил без ссылки на исходящий номер - проверить ранее направлявшиеся запросы по содержанию (Ф.И.О. лица, какой документ истребовался); при наличии ссылки на номер, не принадлежащий получившему органу,  - проверить принадлежность номера учреждению юстиции, его территориальным органам; при отсутствии этих сведений - уточнить адресат в органе, направившем документ. Возврат документов возможен лишь в крайних случаях.
-  Заинтересованным лицам, органам и организациям, обратившимся в органы ЗАГС, необходимо разъяснять порядок истребования документов с территории государств-членов ЕврАзЭС, в том числе условия проставления апостиля; информировать в соответствии с законом о правах   граждан   и полномочиях   органов   государственной   власти   и   местного  самоуправления, иных организаций на получение документов об актах гражданского состояния, о порядке внесения изменений, дополнений,   исправлений в записи актов гражданского состояния; сообщать об имеющихся договорных отношениях с конкретным государством, о практике истребования, предполагаемых сроках исполнения запросов; порядке заполнения заявлений, обращений в виде анкет с выдачей бланков.

Соглашение о сотрудничестве в сфере деятельности органов ЗАГС в рамках Евразийского экономического сообщества планируется к подписанию на десятом заседании Совета министров юстиции при Интеграционном Комитете ЕврАзЭС в 2008 году.
Завершение   выполнения   внутригосударственных   процедур   по   ратификации   Протокола   к   Конвенции от  22.03.1993  в соответствии  с  решением Совета министров юстиции   при   ИК   ЕврАзЭС  от  28.02.2007 № ПД-72и-07(205) Республикой Узбекистан планируется до конца 2007 года».
После подписания Соглашения о сотрудничестве в сфере деятельности органов ЗАГС в рамках Евразийского экономического сообщества также необходимо руководствоваться нормами Соглашения.
После подписания Соглашения непосредственное сношение в рамках оказания правовой помощи будет возможно между всеми органами ЗАГС государств-членов ЕврАзЭС, в том числе не включёнными в приведенные перечни.
Согласно статье 9 Соглашения направлению будет подлежать только поручение органа ЗАГС и заключение либо копия актовой записи (иной документ, являющийся основанием для внесения соответствующих изменений, дополнений, исправлений, восстановления, аннулирования актовых записей).
Согласно пунктам 2 статей 1 Конвенций к учреждениям юстиции относятся суды, прокуратура, органы внутренних дел, органы безопасности, иные учреждения других государств, к компетенции которых относятся гражданские, семейные и уголовные дела.