Управление по делам архивовОФИЦИАЛЬНЫЙ САЙТ
Орфографическая ошибка в тексте

Послать сообщение об ошибке автору?
Ваш браузер останется на той же странице.

Комментарий для автора (необязательно):

Спасибо! Ваше сообщение будет направленно администратору сайта, для его дальнейшей проверки и при необходимости, внесения изменений в материалы сайта.

Публикации » Комплектование Государственного архива социально-правовой документации ЧР

10 сентября 2002 г.

Период 90-х г.г, XX века был весьма значительным по характеру и масштабу преобразований в политической и экономической жизни страны. Создание в условиях перехода к рыночной экономике новых хозяйственных структур, ликвидация, реорганизация предприятий и организаций потребовало от архивистов совершенно иных методов работы. С принятием специального распоряжения Правительством Российской Федерации от 23 апреля 1992 года №781-р об обеспечении сохранности документов по личному составу и изданием Роскомархивом соответствующего приказа от 28 апреля 1992 г, №121 в числе первых в Российской Федерации Постановлением Совета Министров Чувашской Республики от 2 ноября 1992 года № 372 в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования был образован Чувашский республиканский центр документации по личному составу в единой системе учреждений государственной архивной службы республики в непосредственном подчинении Государственного комитета Чувашской республики по делам архивов. В ноябре 2000 года центр был переименован в Государственный архив социально-правовой документации Чувашской Республики. Большую помощь в работе с ликвидируемыми организациями оказали распорядительно-нормативные документы органов исполнительной власти Чувашской Республики, в принятии которых должную настойчивость проявил Государственный комитет по делам архивов Чувашской Республики. Распоряжением Совета Министров Чувашской Республики от 26.06.92 № 374-р рекомендовалось главам районных и городских администраций рассмотреть вопросы создания архивов для централизованного хранения и использования документов по личному составу. Комитет по делам архивов, в свою очередь, в 1993 г. направил письма главам всех районных и городских администраций с просьбой изыскать возможности создания вышеуказанных архивов. Данный вопрос решался очень трудно. В 1992-1993 гг. в 4-х районных и в одном городском архивах были введены дополнительные штатные единицы архивистов для работы с документацией по личному составу. К сожалению, большинство районов не смогло положительно решить этот вопрос. Положительным моментом в нашей работе является то, что своевременно было принято Постановление Совета Министров Чувашской Республики от 21 сентября 1993г. № 313 "О порядке регистрации, ликвидации и реорганизации предприятий в Чувашской Республике", в котором предусматривается ликвидационная карта и без отметки в ней нашего архива о приеме документов решение, о ликвидации организации не принимается, В соответствии с Распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.03.94 № 358-р об улучшении организации хранения документов по личному составу совместно с Госкомимуществом Чувашской Республики подготовлено распоряжение о закреплении в уставах вновь создаваемых предприятий и контрактах найма руководителей, положение об ответственности за сохранность документов, в том числе и по личному составу. Налажены деловые контакты с заинтересованными государственными учреждениями по работе с ликвидируемыми предприятиями. Сложилась практика информирования Территориальным агентством федерального управления по делам несостоятельности (банкротства) в Чувашской Республике о предприятиях, признанных банкротами. Чебоксарский городской комитет по управлению имуществом также сообщает о ликвидации, реорганизации предприятий муниципальной собственности. С этими организациями архив проводит работу по своевременной передаче документов на хранение. Ранее регистрацию и ликвидацию предприятий города осуществляли районные администрации, а с июля 2002 года эти функции переданы Территориальным инспекциям Министерства РФ по налогам и сборам. С ними тоже предстоит налаживать деловые контакты. Одной из главных задач архива, безусловно, является своевременный прием документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника и вышестоящих по подчиненности органов. Архив интенсивно пополняется новыми документами. Ежегодно поступает документация от 120-150 ликвидированных организаций. Архив ведет список возможных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации и физические лица, предполагающие ликвидироваться. Уточнение списков источников комплектования архива проводится по мере необходимости. Основанием для уточнения списков являются решения Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов в случае передачи организации в число источников комплектования архива, реорганизации и ликвидации. ,: Основными фондообразователями архива являются предприятия Министерств местной, лесной, деревообрабатывающей промышленности, торговли и общественного питания, бытового обслуживания, жилищно-коммунального хозяйства, агропромышленного комплекса, строительные организации, спортивные общества, банки, а также множество коммерческих структур. В составе принятых фондов: приказы, распоряжения по личному составу, лицевые счета и ведомости по заработной плате, расчетные листки, личные карточки и личные дела работников, невостребованные трудовые книжки, списки, журналы учета трудовых книжек и т.д. В составе фондов ликвидированных коммерческих структур, кроме документов по личному составу, приняты учредительные документы, протоколы собраний, приказы по основной деятельности. При приеме документов на хранение особое внимание обращается на полноту состава принимаемых документов. Ведь отсутствие только одного ' дела с приказами или лицевыми счетами может обернуться невосполнимой утратой информации для многих людей. В таких случаях составляется справка о недостающих документах, где указывается причина отсутствия документов. Архивом проводится большая работа по оказанию ликвидирующимся организациям методической, практической и консультационной помощи по вопросам упорядочения документов и передачи дел на централизованное хранение. Только в 2001 году по вопросам ликвидации в архив обратилось 550 организаций, отметку в ликвидационной карте получили 484 юридических лиц, из них передали документы на хранение в архив -11, правопреемникам - 125, остальные 348 организаций финансово-хозяйственной деятельностью не занимались, что подтверждается актом проверки Инспекции по налогам и сборам и решением Арбитражного суда. Неудовлетворительное оформление и плохая сохранность документов по личному составу в организациях (особенно не являющихся источником комплектования) вызывает необходимость приема документов, в которых имеются какие-либо сведения о трудовых отношениях: писем о приеме и увольнении работников в порядке перевода, договоров о приеме на работу, соглашений о расторжении трудового договора, договоров подряда и актов на выполнение работ по договору подряда, протоколов собраний, где фиксируются вопросы о назначении и освобождении с должности. Низкое качество работы с документами особенно характерно для предприятий малого и среднего бизнеса, созданных за последние годы, где для работы в качестве" делопроизводителей и кадровых работников привлекаются люди, некомпетентные и неподготовленные для этой сферы деятельности. Иногда сами руководители не имеют представления о ведении документов по личному составу. Введение в действие с 1 июля 2002 г. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях должно способствовать улучшению хранения, комплектования и использования документов. Также обращает на себя внимание необоснованно упрощенный вид документов - это расчетные листки в компьютерном исполнении, в которых трудно разобрать даты и месяцы, виды начислений и которые часто прикрепляются на обложки дел канцелярским клеем. Но уже сегодня они теряют цвет и текст угасает. Данные о зарплате за 1990-1997 гг. исчезают и мы не сможем документально подтвердить трудовой стаж и заработную плату. В целях улучшения работы с документами по личному составу, обеспечения их сохранности для социальной и правовой защиты граждан, архивом подготовлен и согласован на ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов "Перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности новых экономических структур и подлежащих передаче в случае их ликвидации на централизованное хранение". В 1995 году был составлен и распространен в коммерческих структурах "Сборник нормативных документов по организации работы с документами по личному составу", справочное пособие по ведению кадрового делопроизводства "Документирование трудовых отношений". В помощь ведомственным архивам составлена "Памятка о порядке передачи документов на хранение в архив". В настоящее время готовится ко второму изданию дополненное и переработанное справочное пособие по ведению кадрового делопроизводства и методические рекомендации "Научно-справочный аппарат к документам по личному составу " Цель методических рекомендаций - оказать помощь работникам кадровых служб в вопросах оформления документации, обратить внимание руководителей предприятий, учреждений, организаций на необходимость серьезного отношения к вопросу обеспечения сохранности документов по личному составу. Пока на практике не будут приниматься меры воздействия к руководителям за не обеспечение сохранности документов, утеря документов будет продолжаться, В целях сбора необходимой информации об объемах и состоянии документов по личному составу, хранящихся в организациях и на предприятиях республики, архивом проводились комплексные обследования. За 1994-1997 гг. изучено состояние хранения документов в 987 организациях. На основе полученных данных в архиве ведется картотека о местах хранения документов по личному составу и вносятся все изменения по составу, объемам документов, условиям их хранения, f передаче дел в архив и т.д. Наличие этой картотеки позволяет получить информацию о местах хранения и составе документов по личному составу в любом ведомственном архиве, находящемся на территории нашей республики. В архиве ведется картотека о местах хранения документов по личному составу ликвидированных организаций республики за 1992-2002 гг. Картотека состоит из трех частей: 1) организации, документы которых переданы в архив; 2) организации, которые передали документы правопреемнику, что подтверждается актом; 3) организации, которые не вели финансово-хозяйственную деятельность, что подтверждается справкой налоговой инспекции. Имея эти картотеки, мы можем проконсультировать любого человека, обратившегося в архив, о местах хранения документов по личному составу различных организаций. В 2001 году был издан краткий справочник по фондам архива, в котором представлены сведения о документах архивных фондов ликвидированных организаций, принятых в 1993 -2000 гг. В 2002 году . планируется выпустить справочник по фондам муниципальных архивов Чувашской Республики. В целом создание Государственного архива социально- правовой документации в Чувашии явилось своевременной эффективной мерой для предотвращения утраты документов по личному составу, необходимых для подтверждения прав граждан на социальное обеспечение старости защиты в суде при трудовых конфликтах, получения льготной пенсии и т.д. За 10 лет деятельности архива проведена колоссальная работа по комплектованию архива социально-правовой документацией ликвидирующихся организаций в Чувашской Республике, в интересах защиты конституционных прав граждан. На 1 июля 2002 года в архив принято 66 664 ед. хранения от 957 юридических лиц. Выдано гражданам 10130 архивных справок о подтверждении трудового стажа, оплаты труда, работы по совместительству. Количество положительных ответов на запросы граждан составляет 95% от общего числа обратившихся. Остальные 5% граждан остаются ни с чем только потому, что не все организации сдают документы в архив или сдают их не в полном объеме. В этом году с 17 по 21 июня наш опыт работы изучался представителями Федеральной архивной службы России зам. .директора РГАЭ Кураповой Е.Р, и гл. специалистом Росархива Гусевым В Л., которые дали положительную оценку работе по исполнению запросов социально-правового характера. Говоря о достижениях архива, нельзя не отметить и трудности в его работе. Главная наша проблема состоит в отсутствии своего помещения. Наш архив располагается в здании Центрального государственного архива. Сложно решается вопрос подбора помещений для архива. Предложенные здания требовали большой реконструкции и ремонта, поэтому приходилось от них отказываться. Загруженность архивохранилища и недостаточное количество стеллажных площадей не позволяет проводить прием документов в полном объеме в соответствии с приказом Росархива № 85 от 12,11.2001 "Об утверждении Положения о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства,. " Так например, на 1 июля 2002 года в Чувашской Республике введено конкурсное производство в 227 организациях, а вопрос передачи документов по личному составу остается открытым. Оставляет желать лучшего материально-техническое оснащение архива. В наличии имеется два компьютера, что является недостаточным для плодотворной работы архива. Отсутствует множительно-копировальная техника. Вопросы подбора и расстановки кадров архив решает совместно с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов. В настоящее время в архиве работают 10 человек: 5 сотрудников с высшим образованием (в том числе - 1 специальным), 2 - учатся заочно в высших учебных заведениях, 3 - имеют среднее специальное образование 5 сотрудников работают со дня образования архива. В настоящее время в архиве находится свыше 15 тысяч личных дел. В перспективе необходимо приступить к работе по отбору документов по личному составу на постоянное хранение, которые могут послужить базой социально-демографических, исторических и др. исследований. Интересным могут быть для историков через 50 лет и документы коммерческих структур, по которым можно проследить становление рыночных отношений в Чувашии в конце 20 века. Внимание к нынешнему переходному периоду велико, поэтому от нас, архивистов, зависит, насколько мы сумеем сформировать весь комплекс документов по личному составу для обеспечения оптимальной полноты социальной информации и реализации конституционных прав граждан.

Мой МирВКонтактеОдноклассники
Система управления контентом
428017, Чувашская Республика, г.Чебоксары, ул.Урукова, 2а
Телефон: 7 (8352) 42-01-
Факс: 7 (8352) 42-08-
TopList Сводная статистика портала Яндекс.Метрика